"Assistenz der Fachbereichsleitung mit sachbearbeitenden Aufgaben" (m/w/d)
„Assistenz der Fachbereichsleitung mit sachbearbeitenden Aufgaben“ (m/w/d)
im Fachbereich Rechnungsprüfung
Im Fachbereich Rechnungsprüfung (FB 14) ist in der Geschäftsstelle (FB 14/001) zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle in der Funktion der „Assistenz der Fachbereichsleitung mit sachbearbeitenden Aufgaben“ in Teilzeit und auf Dauer zu besetzen.
Die Eingruppierung von Beschäftigten erfolgt in Abhängigkeit von der vorliegenden Qualifikation maximal bis zur Entgeltgruppe 8 TVöD.
Bei Fragen zum Aufgabengebiet bzw. Stellenprofil informieren Sie sich gerne bei der angegebenen Kontaktperson.
Ihre Aufgabenschwerpunkte
- allgemeine und fachbereichsspezifische Vorzimmer- und Assistenztätigkeiten für die Fachbereichsleitung
- Aktualisierung und inhaltliche Pflege der Übersicht der Haushaltsmittelverwendung (bspw. mit Blick auf Fortbildungen und Materialbestellungen)
- Erstellung von Buchungsbelegen und Zahlungsüberwachung
- Multiplikator*in für verschiedene PC-Programme (insbesondere Microsoft-Word), einschließlich der Betreuung der Anwender*innen bei auftretenden Problemen, soweit nicht Aufgabe der im Fachbereich zuständigen IT-Koordination
- Vorbereitung und Übernahme von Einzeltätigkeiten im Rahmen der Rechnungsprüfungsausschusssitzungen, wie z.B. die Pflege einer Datenbank zur Beschlussumsetzung und die Übernahme der Protokollführung
- Entwurfsformulierung von Briefen und Sachverhaltsdarstellungen bei Anfragen von Bürger*innen, anderen Dienststellenleitungen sowie dem Verwaltungsvorstand
- Prüfung von Auszahlungen (VISA-Prüfungen) sowie einfache Vergabeprüfungen nach den Vorgaben des § 75a Gemeindeordnung (GO NRW) und den internen Dienstanweisungen der Stadt Aachen
Das bringen Sie mit
- Laufbahnbefähigung für die Laufbahngruppe 1, Ämtergruppe des zweiten Einstiegsamtes des allgemeinen Verwaltungsdienstes oder eine abgeschlossene Ausbildung zum*zur Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder einen erfolgreich absolvierten Verwaltungslehrgang I oder eine abgeschlossene Ausbildung zum*zur Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement im kommunalen öffentlichen Dienst NRW (m/w/d)
- alternativ eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem für die Tätigkeit einschlägigen kaufmännischen Ausbildungsberuf, vorzugsweise als Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) oder Bürogehilf*in (m/w/d), sowie idealerweise eine der Ausbildung entsprechende mehrjährige Berufserfahrung
- freundliches und selbstsicheres Auftreten
- Sie sind teamfähig und kommunikativ
- Sie besitzen ein hohes Maß an Eigeninitiative und Organisationsfähigkeit
Wünschenswert
- mehrjährige Berufserfahrung in einer Kommunalverwaltung
- tiefergehende Kenntnisse und Erfahrungen über die Arbeits- und Funktionsweise einer Kommunalverwaltung
Das bieten wir
- Arbeiten bei einer der drei größten Arbeitgeber*innen der Region mit rund 6.600 Mitarbeitenden
- Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
- respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
- Fort- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung
- Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- flexible Arbeitszeitmodelle (wie bspw. Mobile Arbeit)
- Jobticket für den ÖPNV sowie eine gute Anbindung an den ÖPNV und Regionalverkehr
- Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge
- ein umfassendes Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement
- einen sicheren Arbeitsplatz mit unbefristetem Arbeitsvertrag
- einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche
- Möglichkeit eines Fahrradleasings für Beschäftigte, Beamte und Beamtinnen
Die Stelle ist zunächst mit einem Stellenumfang von 90% zu besetzen. Eine Aufstockung auf eine Vollzeitstelle wird derzeit geprüft und kann zu einem späteren Zeitpunkt gegebenenfalls in Aussicht gestellt werden.
Die Besetzung der Stelle in Teilzeit ist grundsätzlich möglich. Wir bieten flexible Arbeitszeiten und -formen, wie mobiles Arbeiten. Diese orientieren sich an dienstlichen Belangen sowie den verschiedenen Lebensmodellen.
Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl und einem sich anschließenden Auswahlverfahren.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Ihren vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inklusive eines Anschreibens mit Bewerbungsmotivation, eines Lebenslaufes, Zeugnissen und Prüfungs-/Beschäftigungsnachweisen. Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl und einem sich anschließenden Auswahlverfahren.