Sachbearbeitung (m/w/d) für Verwaltungsaufgaben im Integrationskursbereich

In der Volkshochschule Aachen ist im Programmbereich „Sprachen“ ab dem 01.10.2026 die Stelle der Sachbearbeitung (m/w/d) für Verwaltungsaufgaben im Integrationskursbereich in Teilzeit mit einer durchschnittlichen regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit von 35 Stunden befristet im Rahmen einer elternzeitbedingten Abwesenheit bis zum 17.01.2028 zu besetzen.

Obgleich die Funktion befristet zu besetzen ist, wird je nach Qualifikation ein Dauerarbeitsverhältnis abgeschlossen. Der weitere Einsatz würde bedarfsorientiert erfolgen.

Die Stelle ist nach Entgeltgruppe 8 TVöD bzw. A 8 LBesO A NRW ausgewiesen.

Die Volkshochschule Aachen ist das kommunale Weiterbildungszentrum der Stadt Aachen. Als eigenbetriebsähnliche Einrichtung bietet sie ein Programm im Umfang von etwa 2.000 Veranstaltungen mit 74.000 Unterrichtsstunden und etwa 37.000 Teilnehmer*innen pro Jahr an. Sie ist zertifiziert nach LQW (Lernerorientierte Qualitätstestierung in der Weiterbildung).

Der Programmbereich „Sprachen“ (Deutsch als Fremd- und Zweitsprache sowie 20 weitere Fremdsprachen) umfasst aktuell 800 Kurse mit 37.000 Unterrichtsstunden und 10.000 Belegungen und etwa 2.000 Prüfungen pro Jahr (einschließlich der Einbürgerungstests). Im Auftrag des Bundesamtes
für Migration und Flüchtlinge (BAMF) werden Integrationskurse mit und ohne Alphabetisierung sowie Berufssprachkurse durchgeführt.

Bei Fragen zum Aufgabengebiet bzw. Stellenprofil informieren Sie sich gerne bei der angegebenen Kontaktperson.

Ihre Aufgabenschwerpunkte

• Organisatorische Abwicklung von drittmittelfinanzierten Kursen, unter anderem Integrationskursen des Bundesamts für Migration und Flüchtlinge (BAMF), Maßnahmen und Projekten innerhalb des Teilbereiches „Deutsch als Fremd- und Zweitsprache“
• Organisatorische Vorbereitung, Durchführungsbegleitung und Finanzcontrolling während der laufenden Maßnahmen
• Enge Absprache im Team bezüglich der Planung und Durchführung der Kurse
• EDV-gestützte Erstellung von Fachbereichsstatistiken
• Mitarbeit bei der Organisation und Durchführung von Prüfungen
• Programmbetreuung im Volkshochschul-Verwaltungsprogramm Kufer SQL (Datenbank) sowie in MS Word und Excel
• Kontakte zu und Betreuung von Interessent*innen, Teilnehmer*innen und Kursleiter*innen im Programmbereich

Das bringen Sie mit

• die Laufbahnbefähigung für die Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt für den allgemeinen Verwaltungsdienst oder eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder einen abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Kauffrau*Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement im kommunalen öffentlichen Dienst NRW.
• oder eine abgeschlossene dreijährige Ausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf mit eine der Ausbildung entsprechende Berufserfahrung im Umfang von mindestens zwei Jahren, idealerweise als Justizfachangestellte*r (m/w/d), Notarfachangestellte*r (m/w/d) oder Sozialversicherungsfachangestellte*r (m/w/d). In Abhängigkeit von der vorhandenen Qualifikation wird die Bereitschaft zur Teilnahme an einer internen beruflichen Qualifizierung (Basis- und ggf. Aufbaulehrgang bzw. Verwaltungslehrgang I) erwartet.
• oder eine abgeschlossene dreijährige Ausbildung in einem anerkannten kaufmännischen Ausbildungsberuf mit einer der Ausbildung entsprechenden Berufserfahrung von mindestens zwei Jahren, idealerweise im Bereich Büromanagement/ Bürokommunikation. In Abhängigkeit von der vorhandenen Qualifikation wird die Bereitschaft zur Teilnahme an einer internen beruflichen Qualifizierung (Basis- und ggf. Aufbaulehrgang bzw. Verwaltungslehrgang I) erwartet.
• Bereitschaft zur Einarbeitung in das Verwaltungsprogramm Kufer SQL sowie in die Schnittstelle zum BAMF
• Fähigkeit, komplexe Sachverhalte zu erfassen, sie zu bewerten und selbstständig umzusetzen.
• Hohes Maß an Durchsetzungs- und Konfliktfähigkeit
• Hohe kommunikative und interkulturelle Kompetenz
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit
• Teamfähigkeit

Wünschenswert

• Fremdsprachenkenntnisse, insbesondere die einer Herkunftssprache der Zugewanderten
• Praktische Erfahrung in der Abwicklung von BAMF-geförderten Deutschkursen

Das bieten wir

• Arbeiten bei einer der drei größten Arbeitgeber*innen der Region mit rund 6.600 Mitarbeitenden
• Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
• respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
• Fort- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung
• Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• flexible Arbeitszeitmodelle (wie bspw. Mobile Arbeit)
• Jobticket für den ÖPNV
• Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge
• ein umfassendes Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement
• einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche

Die Besetzung der Stelle erfolgt in Teilzeit. Wir bieten flexible Arbeitszeiten und -formen, wie mobiles Arbeiten. Diese orientieren sich an dienstlichen Belangen sowie den verschiedenen Lebensmodellen.

Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl und einem sich anschließenden Auswahlverfahren.

Die Eingruppierung von Beschäftigten erfolgt in Abhängigkeit von der vorliegenden Qualifikation maximal bis zur EG 8 TVöD.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Ihren vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inklusive eines Anschreibens mit Bewerbungsmotivation, eines Lebenslaufes, Zeugnissen und Prüfungs-/Beschäftigungsnachweisen.

Bitte bewerben Sie sich ausschließlich über das Karriereportal der Stadt Aachen:
Sachbearbeitung (m/w/d) für Verwaltungsaufgaben im Integrationskursbereich - Das Karriereportal der Stadt Aachen