Verwaltungsbeschäftigte/r (w/m/d) in der Abt. 4.2 Drittmittelmanagement

Verwaltungsbeschäftigte/r (w/m/d) in der Abt. 4.2 Drittmittelmanagement

Anbieter: Abteilung 4.2 - Drittmittelmanagement
Job-ID: V000011513
Einsatzort: Aachen
Befristung: Befristet
Stellenbewertung: bis zu EG 11, je nach persönlichen Voraussetzungen
Startdatum: 2027-01-01
Arbeitszeit: Vollzeit
Veröffentlicht: 2026-09-21
Bewerbungsfrist: 2026-10-16
Stellentyp: Personal in Technik und Verwaltung

Unser Profil

Die Abteilung 4.2 – Drittmittelmanagement ist Teil des Dezernats 4.0 – Forschung.

Von der Ideenskizze zum Management eines Großprojekts unterstützt die Abteilung Drittmittelmanagement bei der Suche nach dem richtigen Fördermittelgeber, bei der Antragstellung, der Vertragsgestaltung, -prüfungen und -verhandlungen mit Drittmittelgebern sowie Bewilligungsangelegenheiten im Rahmen öffentlich geförderter Forschungsprojekte und bei der Projektbewirtschaftung. Die Teams der Abteilung stehen für die großen Drittmittelgeber der RWTH: DFG & Stiftungen, Europäische Union, Bund, Land NRW sowie der wirtschaftliche Bereich. In organisatorisch und administrativ besonders anspruchsvollen Förderprogrammen bietet die Abteilung eine vertiefte Unterstützung der Antragstellung und der Projektbewirtschaftung. Hierzu gehören koordinierte Projekte wie die DFG-Sonderforschungsbereiche und -Graduiertenkollegs, EU-Projekte, die an der RWTH koordiniert werden, sowie EFRE-Projekte des Landes NRW.

Für die Sachgebiete „Europäische Union" und „Wirtschaft" suchen wir je eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter im Bereich "Administrative Abwicklung und Verträge". Bitte geben Sie in Ihrer Bewerbung an, für welches Sachgebiet Sie sich primär interessieren.

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeit, sind äußerst zuverlässig und belastbar und haben
• ein abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor oder vergleichbar), bevorzugt mit betriebswirtschaftlichem oder juristischem Schwerpunkt, oder eine vergleichbare Qualifikation
• sehr gute deutsche und sehr gute englische Sprachkenntnisse
• eine ausgeprägte Team- und Kooperationsfähigkeit mit unterschiedlichen Zielgruppen hochschulintern und –extern
• sehr gute EDV-Kenntnisse, vor allem in den Office Anwendungen, idealerweise auch in SAP
• ein hohes Maß an Sorgfalt, Engagement und Eigeninitiative
• eine eigenständige, strukturierte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise und eine schnelle Auffassungsgabe
• eine ausgeprägte Dienstleistungs- und Serviceorientierung und sicheres Auftreten

Ihre Aufgaben

• Mitwirkung bei der Gestaltung von forschungsbezogenen Verträgen bis zur Unterschriftsreife (z.B. Geheimhaltungsvereinbarungen, Weiterleitungsverträge, Kooperationsvereinbarungen, Zuwendungsvereinbarungen). Dazu zählt insbesondere die Prüfung der Verträge (im EU-Bereich in englischer Sprache), die Ausgestaltung der Verträge gemäß rechtlicher Vorgaben der RWTH Aachen und die aktive Teilnahme an Vertragsverhandlungen mit nationalen und insbes. im EU-Bereich internationalen Projektpartnern zur Vertragsabstimmung.
• Beratung der wissenschaftlichen Einrichtungen bei der Anbahnung und Abwicklung von Forschungsprojekten im Rahmen der Drittmittel-Projektförderung. Dies umfasst z.B. Fragen zur Finanzplanung, zu den jeweiligen Ausschreibungsregularien, zur Verwendungsmöglichkeit der Mittel und zur Abrechnungsfähigkeit von Ausgaben.
• Laufende Projektbewirtschaftung in vorrangig digitaler Arbeitsweise, insbesondere Kontenmanagement, Budgetierung, Fristenüberwachung und Prüfung von Finanzberichten (u. a. mit SAP und d.3), unterstützt durch ein internes Qualitätsmanagement.
• Planung und Organisation und Mirwirkung an Informationsveranstaltungen und Workshops zu Forschungsförderung und Drittmittelmanagement

Unser Angebot

Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis.
Die Stelle ist zum 01.01.2027 zu besetzen und befristet zunächst auf 2 Jahre.
Die Befristung richtet sich nach § 14 Abs. 2 bzw. Abs. 3 Teilzeitbefristungsgesetz (TzBfG). Diese Stelle kann daher nicht mit Personen besetzt werden, die schon einmal in einem Arbeitsverhältnis zur RWTH Aachen University gestanden haben. Ausnahmen gibt es für Personen, die das 52. Lebensjahr vollendet haben und beschäftigungslos sind.
Es handelt sich um eine Vollzeitstelle.
Die Eingruppierung richtet sich nach dem TV-L.
Die Stelle ist bewertet mit bis zu EG 11, je nach persönlichen Voraussetzungen.

Über uns

Die RWTH ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert.
Die RWTH bietet im Rahmen eines Universitären Gesundheitsmanagements eine Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten (z. B. Hochschulsport) an. Für Tarifbeschäftigte und Beamtinnen und Beamte besteht ein umfangreiches Weiterbildungsangebot und die Möglichkeit, ein Jobticket zu erwerben.
Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.
Darüber hinaus steht allen Beschäftigten der RWTH Aachen die Online-Plattform „Corporate Benefits“ mit vielfältigen Preisnachlässen auf Produkte und Dienstleistungen diverser Anbieter*innen zur Verfügung.
Wir wollen an der RWTH Aachen University besonders die Karrieren von Frauen fördern und freuen uns daher über Bewerberinnen.
Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern sie in der Organisationseinheit unterrepräsentiert sind und sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
Im Sinne der Gleichbehandlung bitten wir Sie, auf ein Bewerbungsfoto zu verzichten.
Unter https://www.rwth-aachen.de/bewerbung/dsgvo-information finden Sie Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten nach den Artikeln 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO).

Kontakt & Bewerbung

Kontaktperson für Rückfragen zur Bewerbung

Gero Bornefeld
Abteilung 4.2 - Drittmittelmanagement
Im Süsterfeld 2
52072 Aachen
Tel.: 0241/8094661
E-Mail: gero.bornefeld@zhv.rwth-aachen.de