Assistenzkraft (w/m/d) im Sachgebiet Weiterbildung

Assistenzkraft (w/m/d) unbefristet SG I.1-2 - Weiterbildung

Über uns
Die Hessische Lehrkräfteakademie ist eine dem Hessischen Ministerium für Kultus, Bildung und Chancen (HMKB) nachgeordnete Behörde und als solche für die Ausbildung, Fortbildung und Weiterbildung von Lehrkräften zuständig. Zudem wirkt die Hessische Lehrkräfteakademie auf eine Qualitätsentwicklung der Schulen hin und berät und unterstützt das HMKB bei Maßnahmen zur Weiterentwicklung des Schulwesens, insbesondere im Bereich der Digitalisierung und Medienbildung.

Das Sachgebiet „Weiterbildung“ bietet verschiedene Kurse zur Erlangung einer Erweiterungsprüfung oder einer Zusatzprüfung primär für im Dienst des Landes Hessen befindliche Lehrerinnen und Lehrer an. Daneben können Zertifikate erworben und Sondermaßnahmen im Auftrag des Hessischen Ministeriums für Kultus, Bildung und Chancen (HMKB) angeboten werden. Zur Durchführung der Kurse sind verschiedene Verwaltungsaufgaben begleitend auszuführen.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt ist die unbefristete volle Stelle (40 Wochenstunden) einer Assistenzkraft im Sachgebiet I. 1-2 „Weiterbildung“ in Gießen zu besetzen.

Ihre Aufgaben
• Unterstützung der Koordinatorinnen und Koordinatoren des Sachgebietes bei der Bearbeitung der eingehenden Unterlagen und Vorgänge der Interessentinnen und Interessenten, Teilnehmerinnen und Teilnehmer einzelner Kurse

• Aktenanlage, Aktenführung und Archivierung von Einzelvorgängen und ganzer Kurse

• Anlage von Personen im Planungssystem Personal und Budget (PPB)

• Anlage und Pflege der Kursordner in der elektronischen Ordnerstruktur nach standardisierter Vorgabe in Word und Excel

• Telefonische Beantwortung allgemeiner Anfragen der Weiterbildung und Verteilung der ein- und ausgehenden Post

• Terminierung der Veranstaltungen und Buchung der Tagungsräume auf Anweisung

• Erstellen und Verschriftlichen von Prüfungsplänen für die Endprüfung der Kurse in Excel

• Erstellen, Überwachen und Anpassen von Datenbanken im sachgebietseigenen elektronischen Datensystem

• Unterschriftsreife Vorbereitung der Zeugnisschriften von Kursteilnehmerinnen und Kursteilnehmern nach Mustervorlagen und elektronischen Datenvorgaben auf Papier und im elektronischen Datensystem

• Diverse allgemeine Aufgaben im Sekretariat zur Unterstützung der Leitung bei Querschnittaufgaben des Sachgebiets (Anfertigung von vorgegebenen Listen, Schriftstücken etc.)

Unsere Anforderungen
Für die Besetzung der Stelle werden zwingend vorausgesetzt:

• abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/Verwaltungsfachangestellter, Fachangestellte/Fachangestellter für Bürokommunikation, Bürokauffrau/Bürokaufmann oder vergleichbare Qualifikation (z. B. Rechtsanwaltsfachangestellte/Rechtsanwaltsfachangestellter, Justizfachangestellte/Justizfachangestellter; als vergleichbare Qualifikation kann auch eine entsprechende mindestens 3-jährige Berufstätigkeit angesehen werden)

Erwünschte berufliche Qualifikationen:

• Erfahrung in der Büroorganisation und in unterstützenden Sekretariatstätigkeiten • sicherer Umgang mit Office-Programmen: Outlook, Word, Excel

• Kenntnisse in SAP

wünschenswerte Kompetenzen:

• gewandte und präzise schriftliche sowie mündliche Ausdrucksfähigkeit, insbesondere eine sichere Rechtschreibung

• sehr hohe Kommunikationsfähigkeiten im Umgang mit Lehrkräften, Referierenden, Tagungsstätten, Universitätsangestellten und aufwendigen Einzelkunden

• äußerst präzise Arbeitsweise und ein sehr hohes Maß an Zuverlässigkeit

• sehr hohes Maß an Teamfähigkeit

• Bereitschaft, neue elektronische Erfassungssysteme zu erlernen

• Genderbewusstsein sowie interkulturelles Bewusstsein

• Bereitschaft und Interesse an Fortbildung

Unsere Angebote
• eine unbefristete Vollzeitstelle im Umfang von 40 Wochenstunden

• Eingruppierung nach Entgeltgruppe E6 TV-H

• gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf • flexible Arbeitszeiten

• die Möglichkeit, gemäß der Dienstvereinbarung, Aufgaben auch im Rahmen des mobilen Arbeitens zu erfüllen

• zusätzliche betriebliche Altersvorsorge für Tarifbeschäftigte

• ein landesweit gültiges Jobticket für freie Fahrt im ÖPNV - nicht nur für den Arbeitsweg

• individuelle Fortbildungsmöglichkeiten

Allgemeine Hinweise
Die Besetzung der Stelle erfolgt nach Auswahl.
Der Dienstort ist Gießen. Es gelten die Arbeits- und Urlaubszeiten des öffentlichen Dienstes.

Es handelt sich um eine Vollzeitstelle. Vollzeitstellen sind unter Berücksichtigung der dienstlichen Belange grundsätzlich teilbar.
Bewerberinnen und Bewerber mit Behinderung gem. § 2 Abs. 2 und 3 Sozialgesetzbuch - Neuntes Buch - (SGB IX) in der jeweils geltenden Fassung werden im Rahmen der geltenden Bestimmungen bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bewerben Sie sich bitte über das Karriereportal Hessen unter Stellensuche Land Hessen - Stellendetail unter Angabe des Referenzcodes. Die üblichen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Schulabschlusszeugnisse, Ausbildungszeugnisse, Qualifikationsnachweise sowie aktuelle Arbeitszeugnisse) laden Sie bitte innerhalb des Bewerbungsvorganges im Portal hoch. Wir bitten Sie, ausschließlich das elektronische Bewerbungsverfahren zu nutzen und von Bewerbungen auf dem Postweg oder per E-Mail abzusehen. Sollten dennoch Bewerbungen auf dem Postweg bei uns eingehen, werden diese nach Abschluss des Verfahrens aus Gründen des Verwaltungsaufwandes und der damit verbundenen Kosten nicht zurückgeschickt.

Hinweis: Bewerbungen, die nicht über das Bewerbungsportal bei uns eingehen, sondern per Post oder E-Mail an uns gerichtet sind, werden von uns auf elektronischem Wege gespeichert und bearbeitet. Sofern Sie hiermit nicht einverstanden sind, ist es erforderlich, mittels einer persönlich unterschriebenen Erklärung dieser Speicherung zu widersprechen.

Bei Fragen und für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Frau Anke van der Meulen (E-Mail: Anke.vanderMeulen@kultus.hessen.de, Tel.: 0641/4609010441).