Sekretär/-in (w/m/d) der Geschäftsführung der Agentur für Arbeit Ansbach-Weißenburg (Arbeitsort: Ansbach)

Aufgaben und Anforderungen

Arbeitsumfeld

Engagement für Menschen und Gesellschaft: dafür steht die Bundesagentur für Arbeit (BA). Wir beraten. Wir sichern. Wir entwickeln und unterstützen. Rund 113.000 Mitarbeitende leisten dazu täglich ihren Beitrag, um gemeinsam das Leben unserer Kundinnen und Kunden ein Stück besser zu machen.

Unterstützen Sie unsere Geschäftsführung der Agentur für Arbeit und werden somit Teil der größten Dienstleisterin für den deutschen Arbeitsmarkt.

Weitere Informationen finden Sie hier: https://www.arbeitsagentur.de/bakarriere/direkteinstieg-quereinstieg

Aufgaben und Tätigkeiten

Als Sekretär/-in (w/m/d) der Geschäftsführung der Agentur für Arbeit unterstützen Sie unmittelbar die Geschäftsführung der Agentur für Arbeit in dem Sie folgende Aufgaben übernehmen:

• Organisieren und informieren: Sie übernehmen das Informationsmanagement und leiten in diesem Zusammenhang Anfragen an die richtigen Ansprechpartner weiter. Außerdem sind Sie für die Ablage verantwortlich und haben die Wiedervorlagen im Blick.
• Gewissenhaft Unterstützen: Sie prüfen zuverlässig den Post Ein- und Ausgang. Zusätzlich bearbeiten Sie in Absprache mit der Geschäftsführung Korrespondenzen und sonstiges Schriftgut. Sie kümmern sich unter anderem um das Terminmanagement, den Geschäftsführungskalender und die Belegungsplanung der Besprechungsräume.
• Koordinieren und begleiten: Sie bringen sich in agenturinterne Veranstaltungsprojekte ein, koordinieren Termine und Arbeitsaufträge und unterstützen den Ablauf administrativ.
• Freundlich und offen: Sie empfangen und betreuen die Gäste der Geschäftsführung vor Ort. Zudem unterstützen Sie auch interne Termine und Veranstaltungen aktiv.

Voraussetzungen

• Fundiert ausgebildet: Sie haben eine abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung – zum Beispiel im kaufmännischen Bereich oder in der Verwaltung.
• Alternativ: Sie haben einen mittleren Bildungsabschluss und Berufserfahrung in einem vergleichbaren administrativen oder organisatorischen Tätigkeitsfeld.
• Sorgfältig und strukturiert: Sie arbeiten gewissenhaft, behalten auch bei vielen Aufgaben den Überblick und legen Wert auf verlässliche Abläufe.
• Kommunikativ und teamorientiert: Sie unterstützen Ihre Kolleginnen und Kollegen zuverlässig, stimmen sich ab und tragen zu einem positiven Miteinander bei.
• Engagiert aus Überzeugung: Sie sind positiv gegenüber allen Menschen eingestellt, stehen für Chancengleichheit und Vielfalt ein und haben eine hohe Akzeptanz des Systems der sozialen Sicherung in Deutschland.
• Digital affin: Der Umgang mit IT-Anwendungen ist Ihnen vertraut, und Sie arbeiten sich schnell in neue Systeme und digitale Prozesse ein.

Wir bieten

• Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich in der KW 27 statt. 
• Vergütung fair und transparent: Ihr Gehalt entspricht mindestens der Tätigkeitsebene VI, Entwicklungsstufe 1 des Tarifvertrags der Bundesagentur für Arbeit (www.arbeitsagentur.de/batarifvertrag, derzeit rund 2.997 € mtl. brutto, plus Zulage).
• Umfassend versorgt: Wir unterstützen Sie mit betrieblicher Altersvorsorge, einem Zuschuss zum Jobticket und vermögenswirksamen Leistungen.
• Zeit für Erholung: Sie haben Anspruch auf 30 Urlaubstage pro Jahr sowie zusätzlich frei am 24.12. und 31.12.
• Entwicklung ohne Grenzen: Die Karrierewege und Weiterbildungsmöglichkeiten an den über 750 Standorten der Bundesagentur für Arbeit sind umfangreich und vielfältig – lassen Sie uns Ihre Entwicklung zusammen gestalten!
• Willkommen mit Plan: Mit unserem strukturierten Onboarding-Programm heißen wir Sie willkommen und machen Sie fit für Ihren neuen Aufgabenbereich.
• Flexibilität, die zu Ihrem Leben passt: Ob mobiles Arbeiten, Gleitzeit, Teilzeit oder Job-Sharing – wir bieten je nach Bereich unterschiedliche, moderne Arbeitsmodelle – lassen Sie uns darüber sprechen!
• Familienfreundlich in jeder Lebensphase: Ihr sorgenfreies Arbeiten auch in herausfordernden Lebensabschnitten liegt uns am Herzen – wir unterstützen sie bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf, zum Beispiel bei Betreuungsaufgaben oder beim Wiedereinstieg.
• Arbeit, die Sinn macht: Ihr Arbeitsplatz bei uns ist sicher und sinnstiftend, denn Sie tragen dazu bei, den sozialen Frieden in Deutschland zu sichern.
• Gleichstellung leben: Nach dem Bundesgleichstellungsgesetz fördern wir aktiv und auf allen Ebenen die Gleichstellung von Frauen und Männern.
• Wertschätzung von Vielfalt: Wir leben kulturelle Offenheit und legen höchsten Wert auf Gleichbehandlung. Wir freuen uns besonders über die Bewerbung von schwerbehinderten und diesen gleichgestellten Menschen. Wir glauben fest daran, dass jeder Mensch seine Fähigkeiten einbringen kann. Mit unserer Inklusionsvereinbarung setzen wir uns aktiv für Inklusion und Diversität ein: Bei uns ist jeder 10. Beschäftigte ein Mensch mit Schwerbehinderung. Dadurch verfügen wir über umfangreiche Erfahrungen, z.B. im achtsamen Umgang miteinander durch die enge Zusammenarbeit mit unseren Schwerbehindertenvertretungen oder durch unsere technischen Berater*innen, die die individuell notwendige Arbeitsplatzausstattung prüfen und Sie bei der behinderungsspezifischen Ausstattung Ihres Arbeitsplatzes unterstützen.

Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet zu besetzen.

Eine Teilzeitbeschäftigung ist möglich.

Bewerben Sie sich jetzt online über unser Bewerbungsportal. Dort können Sie nach einer Registrierung Ihr Bewerbungsprofil erstellen. Bei Unklarheiten hilft unser Erklärvideo weiter: https://www.arbeitsagentur.de/ba-karriere/bewerbungsportal-erklaervideo.

Bei technischen Problemen rufen Sie bitte unsere gebührenfreie Hotline an: 0800-4 5555-01.

Wir freuen uns auf Sie und Ihre Bewerbung!