Sachbearbeitung (m/w/d) im Sekretariat der Amtsleitung

Stellenausschreibung

Im Amt für Stadtentwicklung und Umwelt der Stadtverwaltung Arnstadt, ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Vollzeitstelle

„Sachbearbeitung (m/w/d) im Sekretariat der Amtsleitung“

mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 39 Stunden befristet zur Vertretung während Mutterschutz und Elternzeit zu besetzen.

Die wirtschaftsstarke und familienfreundliche Bachstadt Arnstadt ist ein wachsendes und aufstrebendes Mittelzentrum mit ca. 29.000 Einwohnern. Als ältester Ort Thüringens verfügt die ehemalige Residenzstadt neben einer Reihe bedeutsamer Baudenkmäler auch über eine historische Innenstadt. Vor den Toren der Stadt befindet sich das größte Industrie- und Gewerbegebiet Thüringens. Aufgrund der Nähe zur Landeshauptstadt Erfurt und den Städten Weimar und Gotha sowie zum Thüringer Wald ist Arnstadt auch idealer touristischer Ausgangspunkt.

Gesucht wird eine engagierte und teamfähige Persönlichkeit, die schwerpunktmäßig folgende Aufgaben zu erfüllen hat:

• Erledigung von Assistenzaufgaben für den Amtsbereich, wie:
  • die Erstbearbeitung von Bürgeranliegen in mündlicher, telefonischer oder schriftlicher Form;
  • die Entgegennahme und Vermittlung von Telefongesprächen;
  • die Durchführung von Schreibarbeiten wie die Formulierung von Antwortschreiben, Protokollführung und das Anfertigen von Abschriften o.ä.;
  • die Abwicklung von elektronischer und postalischer Korrespondenz des Amtsleiters sowie der Stellvertretung nach Stichwortangaben sowie selbstständige Formulierung von Schreiben und Protokollführung bei Besprechungen und Beratungen;
  • das Führen der Urlaubskartei für das Amt 61, Führen und Überwachen der Anwesenheitsliste;
  • die Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen;
  • das Bearbeiten der Postein- und -ausgänge;
  • die Vorbereitung und Erstellung von Präsentationen für verschiedene Ausschüsse im Auftrag der Amtsleitung;
  • Recherchetätigkeiten, Beschaffung und Auswertung von Informationen;
  • die Entgegennahme von Presseanfragen, zielgerechte Steuerung, Erstellen von Entwürfen zur Freigabe der Pressemitteilungen und Evaluation;
  • die Terminverwaltung und -vorbereitung (Koordinierung von Terminanfragen, Führung eines Terminkalenders für die Amtsleitung und Einholen von Sachinformationen zu Besprechungsinhalten);
• Erstellung von Kostenbescheiden für Archivarbeiten;
• Mitwirkung bei der digitalen Vorbereitung des Bau-, Vergabe – und Umweltausschusses und Protokollführung;
• gegenseitige Vertretung der Sachbearbeitung im Sekretariat für das Bauamt.  

Das wünschen wir uns:

• eine abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, geprüfter Verwaltungsangestellter (FL I) oder
• die Laufbahnbefähigung für den mittleren nichttechnischen Dienst in Kommunalverwaltungen oder
• eine Berufsausbildung als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder einem gleichwertigen Berufsabschluss;
• idealerweise einschlägige Berufserfahrung im Sekretariats- oder Empfangsbereich;
• eine hohes Maß an Vertrauenswürdigkeit, Gewissenhaftigkeit und Organisationsfähigkeit sowie Belastbarkeit und Loyalität;
• ganzheitliches Denken sowie eine verantwortungsbewusste, selbständige und gut strukturierte Arbeitsweise;
• sehr gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift;
• ein kompetentes Verhalten gegenüber internen und externen Ansprechpartnern;
• sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit;
• korrektes und freundliches Auftreten;
• fundierte EDV-Kenntnisse und sicherer Umgang mit Office-Programmen.  

Wir bieten Ihnen:

• flexible Arbeitszeiten, Vereinbarkeit von Familie und Beruf;
• Zusatzleistungen im öffentlichen Dienst (Jahressonderzahlung, leistungsorientierte Vergütung, zusätzliche Altersvorsorge über die ZVK);
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten;
• eine interessante und verantwortungsvolle Tätigkeit.

Das Arbeitsverhältnis einschließlich Entgelt richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst und den persönlichen Voraussetzungen. Die Stelle ist derzeit der Entgeltgruppe 6 TVöD-VKA zugeordnet.

Die aussagefähigen schriftlichen Bewerbungen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Referenzen sowie Ausbildungs- und Tätigkeitsnachweise u. ä.) sind unter Angabe des Kennwortes "SB Sekretariat Amt 61" bis zum 21. Juni 2026 an die Stadt Arnstadt, Abt. Personalwesen, Markt 1 in 99310 Arnstadt zu richten oder per E-Mail als PDF an bewerbung@stadtverwaltung.arnstadt.de. Bitte beachten Sie, dass Ihre Daten beim Versand einer E-Mail unverschlüsselt übertragen werden.

Schwerbehinderte Bewerber/-innen finden bei gleicher Eignung bevorzugte Berücksichtigung.

Mit Einreichen der Bewerbung erteilen Sie der Stadtverwaltung Arnstadt ausdrücklich die Zustimmung, Ihre an uns übermittelten personenbezogenen Daten durch hierfür befugte Personen zum Zweck des Stellenbesetzungsverfahrens gemäß EU-DSGVO zu erfassen und zu nutzen. Des Weiteren werden aus den Bewerbungsunterlagen das Bewerbungsschreiben, der Lebenslauf, die Zeugnisse, Zertifikate, Nachweis über eine Schwerbehinderung etc. erfasst. Die Stadtverwaltung Arnstadt versichert, dass nur der interne Personenkreis, der unmittelbar in das Stellenbesetzungsverfahren einbezogen ist, Kenntnis dieser Daten erhält. Eine darüber hinausgehende Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt nicht.

Diese Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Der Widerruf führt zum Ausschluss aus dem laufenden Verfahren. Ihre Datenschutzrechte ergeben sich aus der EU-DSGVO und dem Thüringer Datenschutzgesetz.

Nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens werden die Bewerbungen nicht berücksichtigter Bewerber/-innen ordnungsgemäß vernichtet.

Bei Wunsch um Rücksendung der Bewerbungsunterlagen bitten wir, einen adressierten und ausreichend frankierten Umschlag beizufügen. Im Zusammenhang mit der Bewerbung evtl. entstehende Kosten können nicht erstattet werden.

Frank Spilling

Bürgermeister