Mitarbeiterin/Mitarbeiter (m/w/d) für das Sekretariat der Amtsleitung

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für unser Amt für Kinder und Jugend

eine Mitarbeiterin/einen Mitarbeiter (m/w/d) für das Sekretariat der Amtsleitung

Die Stelle ist in Teilzeit mit einem Stundenumfang von 19,5 Stunden zu besetzen.

Das Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen:

• Sekretariatstätigkeiten für die Amtsleitung,

• administrative Büroarbeiten für das gesamte Amt für Kinder und Jugend,

• Führung des Sekretariatstelefons,

• vertrauliche Behandlung von Personal- und Sozialangelegenheiten,

• Ablage- und Aktenführung sowie Archivierung,

• Terminvereinbarungen mit externen und internen Kooperationspartnern, Mitarbeitenden sowie Bürgerinnen und Bürgern,

• Zuarbeit für die Amtsleitung, z. B. Verfassen von Rundmails, Erstellen von Zusammenfassungen und Recherchen,

• Entgegennahme sensibler Meldungen zu möglichen Kindeswohlgefährdungen, Ersteinschätzung der Dringlichkeit sowie dokumentationssichere Weiterleitung an die zuständige Sachbearbeitung,

• zentraler Telefondienst, Entgegennahme und Weiterleitung eingehender Telefonate sowie Dokumentation,

• zentrale Bearbeitung des Postein- und -ausganges für alle Abteilungen des Amtes für Kinder und Jugend,

• Zuordnung und Bearbeitung digitaler Posteingänge,

• Funktion als zentrale Anlaufstelle für alle Beschäftigten des Amtes in organisatorischen und administrativen Angele­genheiten,

• Bearbeitung allgemeiner Verwaltungsaufgaben,

• Unterstützung und Vertretung der persönlichen Assistenz des Beigeordneten (Dezernat III).

Eine Ergänzung der Aufgaben behalten wir uns vor.

Anforderungsprofil:

• abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Angestelltenlehrgang I oder vergleichbare kaufmännisch-verwaltende Berufe im Bürobereich,
• fundierte Kenntnisse in allgemeinen Verwaltungsabläufen, insbesondere im kommunalen Bereich,
• sicherer Umgang mit Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) sowie Beherrschung des E-Mail- und Kalendermanage­ments für Führungskräfte,
• Anwenderkenntnisse in den fachbezogenen Programmen, insbesondere More!rubin und PROSOZ, oder die Bereitschaft, sich diese kurzfristig anzueignen,
• sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift (fehlerfreie Rechtschreibung, stilsichere Formulierun­gen, Protokollerstellung),
• ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Serviceorientierung im Umgang mit Bürgerinnen und Bürgern, Koopera­tionspartnern und Mitarbeitenden,
• sicheres und professionelles Auftreten im Umgang mit Bürgerinnen und Bürgern in konfliktbehafteten Situationen,
• hohe Fähigkeit zur Empathie, insbesondere im Kontext von Kinder- und Jugendhilfe,
• Fähigkeit zur selbstständigen Priorisierung und Koordination einer Vielzahl parallellaufender Aufgaben sowie Belastbar­keit in arbeitsintensiven Phasen.

Wir bieten Ihnen:

• einen abwechslungsreichen Arbeitsplatz,
• eigenverantwortliches Arbeiten,
• Möglichkeit zur Inanspruchnahme von Telearbeit und flexible Arbeitszeiten im Gleitzeitrahmen,
• Vereinbarkeit von Beruf und Familie,
• Standortsicherheit im Stadtgebiet Bad Kreuznach,
• eine große Bandbreite an fachlichen und persönlichen Fort- und Weiterbildungen,
• betriebliche Altersvorsorge (ZVK) für Beschäftigte,
• Möglichkeit der Nutzung des vergünstigten Deutschlandtickets,
• verlässliche Regelungen für den öffentlichen Dienst,
• Mitarbeiterangebote mit Sonderkonditionen namhafter Hersteller und Marken,
• Angebote im Bereich des Gesundheitsmanagements.

Auf das Arbeitsverhältnis finden die Regelungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD) Anwendung. Die Eingruppierung erfolgt abhängig von der Berufsausbildung maximal nach Entgeltgruppe 6 TVöD. Wir weisen darauf hin, dass nur ein Beschäftigungsverhältnis nach den Bestimmungen des TVöD abgeschlossen werden kann.

Schwerbehinderte Bewerber/‑innen werden bei gleicher Qualifikation und Eignung bevorzugt eingestellt (Nachweis über die Schwerbehinderung erforderlich).

Bitte richten Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe der Kennziffer 76-26 bis spätestens 01.06.2026 gerne per Mail (ausschließlich PDF-Format) an bewerbung@bad-kreuznach.de oder schriftlich an die Stadtverwaltung Bad Kreuznach, Abteilung Personalwesen, Postfach 5 63, 55529 Bad Kreuznach.

Wir bitten um die Zusendung von Kopien, da die Bewerbungsunterlagen nicht zurückgesandt werden. Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden die Unterlagen nach den Bestimmungen des Daten­schutzes vernichtet. Wir versenden keine Eingangsbestätigungen. Selbstverständlich können die Bewer­bungsunterlagen bei Nichtberücksichtigung zurückgesandt werden, wenn ein frankierter Rückumschlag beigefügt ist. Auch ist es möglich, die Bewerbungsunterlagen persönlich innerhalb einer Frist von drei Monaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens abzuholen.