Sachbearbeiter (m/w/d) im Vorzimmer der Verwaltungsleitung
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Sachbearbeiter (m/w/d) im Vorzimmer der Verwaltungsleitung
Es handelt sich um eine unbefristete Vollzeitstelle, die entsprechend der beruflichen Qualifikation und Erfahrung bis zur Entgeltgruppe 8 TVöD-VKA bzw. nach entsprechender dauerhaften Übertragung der Tätigkeiten bis zur Entgeltgruppe 9a TVöD-VKA vergütet wird.
Zu Ihren Aufgaben gehören:
- eigenständige Organisation und Koordination des Termin- und Tagesablaufs der Dezernenten einschließlich Priorisierung von Terminanfragen und Koordination kurzfristiger Änderungen
- Koordination und Überwachung des Informations- und Geschäftsgangs einschließlich Wiedervorlagen und erforderlicher Rückmeldungen
- Bearbeitung und Koordination von Korrespondenz, Bürgeranliegen und sonstigen Anfragen
- Organisation repräsentativer Angelegenheiten, Empfänge, Ehrungen und offizieller Termine
- besondere organisatorische und koordinierende Aufgaben der Verwaltungsleitung
- Mitwirkung an der Weiterentwicklung und Digitalisierung der Arbeitsabläufe im Vorzimmer
Die Übertragung weiterer Aufgabenbereiche sowie organisatorische Änderungen bleiben ausdrücklich vorbehalten.
Wir erwarten von Ihnen:
- eine abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten bzw. den erfolgreichen Abschluss des Angestelltenlehrgangs I oder eine abgeschlossene kaufmännische bzw. vergleichbare Berufsausbildung mit einschlägiger Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Sekretariat oder Koordination
- Erfahrungen in einer öffentlichen Verwaltung sowie Kenntnisse der örtlichen Strukturen und kommunalen Gegebenheiten sind von Vorteil
- ausgeprägtes Organisations- und Koordinationsvermögen
- eine selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
- gutes Urteilsvermögen und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
- Kommunikationsstärke sowie ein freundliches, verbindliches und souveränes Auftreten
- sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
- ein hohes Maß an Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion
- Belastbarkeit und Flexibilität
- einen sicheren Umgang mit den gängigen Büro- und Kommunikationsanwendungen sowie digitale Kompetenz
Unser Angebot an Sie:
- eine interessante, sichere und abwechslungsreiche Tätigkeit als zentrale Schnittstelle der Stadtverwaltung
- eine den Anforderungen entsprechende Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst zuzüglich der üblichen Sozialleistungen (u. a. Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge)
- vielfältige Weiterbildungs- und Fortbildungsmöglichkeiten
- flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit des mobilen Arbeitens
- 30 Tage Urlaub und zwei zusätzliche freie Tage (24.12. und 31.12.)
- betriebliches Gesundheitsmanagement (u.a. vergünstigte Mitgliedschaft in mehreren Fitnessstudios, Fahrrad-Leasing)
Haben Sie Fragen?
Rückfragen beantworten Ihnen gerne die MitarbeiterInnen telefonisch unter (02641) 87-222 (Personal, Organisation, IT und Zentrale Dienste) oder -314 (Personalabteilung) zur Verfügung.
Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung und Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.
Wir freuen uns über Ihre Bewerbung mit aussagekräftigen Unterlagen bis zum 29.11.2026 direkt über unser Bewerbungsportal.