Sekretärin oder Sekretär Amtsleitung (w/m/d)
Der Landkreis Oder-Spree schreibt zur sofortigen Besetzung im Amt für Gebäude- und Liegenschaftsmanagement folgende Stelle aus:
Sekretärin oder Sekretär Amtsleitung (w/m/d)
Die Besetzung der Stelle erfolgt unbefristet in Teilzeit (19,5 Stunden pro Woche / 50 Prozent).
Die erste Tätigkeitsstätte ist Beeskow.
Der Landkreis Oder-Spree fördert aktiv die Gleichstellung aller sich Bewerbenden. Wir begrüßen deshalb alle Bewerbungen, unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität.
Das Amt für Gebäude- und Liegenschaftsmanagement ist für die Verwaltung, Bewirtschaftung, Unterhaltung und strategische Entwicklung der kreiseigenen Gebäude und Liegenschaften sowie für die Organisation zentraler Serviceleistungen verantwortlich.
Ausdrücklich erwünscht sind auch interne Bewerbungen.
Das sind Ihre Aufgaben:
- selbstständige Organisation des Sekretariats der Amtsleitung einschließlich eigenverantwortlicher Terminplanung, -koordination und Postbearbeitung
- Koordinierung von Besprechungen einschließlich Vor- und Nachbereitung, Erstellung und Zusammenstellung von Besprechungsunterlagen sowie Protokollführung
- proaktive Unterstützung der Amtsleitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, insbesondere bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen, im Prozessmanagement sowie bei der Koordinierung der Aufgaben des Amtes
- Vorbereitung und Erstellung von Terminvorlagen sowie Zuarbeiten für den Kreistag, Ministerien, den Landkreistag und weitere Behörden und Institutionen
- Organisation und Verwaltung von Material, Inventar und sonstigen Ressourcen, insbesondere des Büromaterials
- selbstständiges Schriftgut- und Dokumentenmanagement des Amtes einschließlich digitaler Aktenführung, Archivierung und Digitalisierung
- Qualitätssicherung administrativer Prozesse des Amtes sowie Prüfung und Pflege von Unterlagen und Dokumentationen
- Vorbereitung von Buchungsvorgängen im Haushaltsprogramm HKR, insbesondere im Zusammenhang mit der Bearbeitung elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen)
- Zusammenstellung, Auswertung und Aufbereitung von Daten für Berichte, Statistiken und Präsentationen
- Pflege, Aktualisierung und Weiterentwicklung der Inhalte des Amtes im Intranet und Internet in enger Abstimmung mit der Amtsleitung
Darauf können Sie sich freuen:
- eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit interessanten und vielfältigen Aufgaben
- gute Einarbeitung und Begleitung durch eine Patin oder einen Paten (w/m/d)
- ein motiviertes engagiertes Team und eine kreative, kollegiale Atmosphäre
- modernste technische Ausstattung am Arbeitsplatz und in Beratungsräumen (Videokonferenzen)
- eine Behördenkultur, in der Mitgestaltung gewünscht ist
- Vereinbarkeit von Pflege, Familie und Beruf durch flexible Arbeitszeitmodelle, Teilzeitmöglichkeiten und ggf. Mobile Arbeit im Rahmen einer Dienstvereinbarung
- leistungsgerechte Vergütung nach Tarifvertrag öffentlicher Dienst
- persönliche und fachliche Entwicklung durch ein umfangreiches Fortbildungsangebot und berufliche Entwicklungsmöglichkeiten
- attraktive (Sozial-) Leistungen des öffentlichen Dienstes (Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge, betriebliches Gesundheitsmanagement, vermögenswirksame Leistungen, zusätzlich zum Urlaubsanspruch freie Tage am 24.12. und 31.12.)
- Bike-Leasing-Angebot für tariflich Beschäftigte
- monatliche Aufladung einer Sachbezugskarte für tariflich Beschäftigte
Was wir erwarten:
- abgeschlossene Ausbildung als Bürokauffrau bzw. Bürokaufmann (w/m/d), Kauffrau bzw. Kaufmann (w/m/d) für Bürokommunikation oder Büromanagement
- alternativ kaufmännische Ausbildung mit einschlägiger Berufserfahrung
- Berufserfahrungen im Büromanagement
- fundierte Kenntnisse in den MS-Office-Produkten (Word, Excel und PowerPoint)
- sicherer Umgang mit moderner Informations- und Kommunikationstechnik
- ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift
- selbständige, strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise
- hohe Flexibilität und Belastbarkeit
- schnelle Auffassungsgabe und Lernbereitschaft
- ausgeprägte Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft
- Eigeninitiative, Durchsetzungsvermögen, Kreativität
- Loyalität und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Serviceorientierung und Freundlichkeit im Umgang mit internen und externen Kontakten
Die Vergütung erfolgt entsprechend Tarifvertrag öffentlicher Dienst mit der Entgeltgruppe 5.
Bitte senden Sie Ihre aussagekräftigen Unterlagen (Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Zeugnis über den Berufsabschluss, Qualifikationsnachweise, Arbeitszeugnisse) ausschließlich als PDF-Dokument per E-Mail an:
personalamt@landkreis-oder-spree.de
Sollten Sie aufgrund einer Schwerbehinderung hierzu nicht in der Lage sein, kontaktieren Sie uns bitte zwecks einer barrierefreien Alternative. Von einer postalischen Zusendung bitten wir abzusehen. Es erfolgt eine automatische Eingangsbestätigung per E-Mail. Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgesandt und Bewerbungskosten sowie Kosten jeglicher Art, die mit der Bewerbung, der Vorstellung oder der Einstellung entstehen, werden nicht erstattet. Bewerberinnen und Bewerber (w/m/d), die nicht berücksichtigt werden, erhalten nach Beendigung des Verfahrens eine Information per E-Mail.