Administrative Assistenz / Fremdsprachenassistenz (m/w/d)

Berlin-Mitte

Administrative Assistenz / Fremdsprachenassistenz (m/w/d)

Team: Topic 1 Programm-Koordination

Das Max-Delbrück-Centrum für Molekulare Medizin in der Helmholtz-Gemeinschaft hat sich zum Ziel gesetzt, die Medizin von morgen durch unsere Entdeckungen von heute zu verändern. An unseren Standorten in Berlin-Buch, Berlin-Mitte, Heidelberg und Mannheim arbeiten unsere Forschenden interdisziplinär zusammen, um die Komplexität von Krankheiten auf Systemebene zu entschlüsseln – von Molekülen und Zellen bis hin zu Organen und dem gesamten Organismus. In Partnerschaften mit Wissenschaft, Klinik und Industrie sowie in globalen Netzwerken streben wir danach, biologische Erkenntnisse in Anwendungen zu überführen, um gesundheitliche Abweichungen früh zu erkennen, personalisierte Therapien zu entwickeln und letztendlich die Prävention von Krankheiten zu ermöglichen. Das 1992 gegründete Max Delbrück Center inspiriert und fördert heute einen vielfältigen Talentpool von rund 1.800 Menschen aus mehr als 70 Ländern. Wir werden zu 90 Prozent vom Bund und zu 10 Prozent vom Land Berlin finanziert.

Sie sind ein Organisationstalent und schätzen die Zusammenarbeit im Team? Sie haben Freude daran, Menschen und Informationen zu vernetzen und sich in einem internationalen Umfeld zu bewegen? Zur Unterstützung einer Forschungsgruppe sowie des Themenbereichs „Gene, Zellen & zellbasierte Medizin“ an unserem Forschungsstandort Berlin-Mitte suchen wir eine engagierte Persönlichkeit mit Organisationstalent und hoher Serviceorientierung in Teilzeit (29,25 Std). Als zentrale Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Administration übernehmen Sie vielfältige koordinierende und organisatorische Aufgaben und tragen zu einem reibungslosen Informationsfluss innerhalb des Teams sowie mit internen und externen Partnern bei.

Zur Unterstützung einer Forschungsgruppe sowie des Themenbereichs „Gene, Zellen & zellbasierte Medizin“ an unserem Forschungsstandort Berlin-Mitte suchen wir eine engagierte Persönlichkeit mit Organisationstalent und hoher Serviceorientierung in Teilzeit (29,25 Std.).

Ihre Aufgaben

• eigenständige Organisation des Sekretariats inkl. Terminmanagement, Korrespondenz (DE/EN), Bestellwesen und Dokumentenmanagement
• Reisemanagement (Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen)
• Unterstützung im Personalwesen (Stellenausschreibungen, Personalvorgänge, Betreuung internationaler Gäste und Mitarbeitender)
• Mittelverwaltung und Budgetüberwachung
• Vor- und Nachbereitung sowie Unterstützung von Veranstaltungen wie z. B. (Web‑)Seminare, Meetings und Workshops; Aufbereitung von Unterlagen und Präsentationen
• Koordination von Einladung und Aufenthalten hochrangiger Wissenschaftler*innen aus dem In- und Ausland
• Pflege und Aktualisieren von Webseiten

Ihr Profil

• abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen, administrativen oder organisatorischen Bereich (z. B. Fremdsprachensekretär*in, Bürokaufmann*frau, Kaufmann*frau für Bürokommunikation) oder eine vergleichbare Qualifikation bzw. einschlägige Berufserfahrung in administrativen, organisatorischen oder koordinierenden Tätigkeiten
• Berufserfahrung im Bereich Sekretariat, Verwaltung, Projektassistenz, Veranstaltungs­organisation/​Eventmanagement oder in vergleichbaren Tätigkeitsfeldern ist von Vorteil
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• sicherer Umgang mit gängigen IT‑ und Office-Anwendungen sowie digitalen Kommunikations- und Kollaborationstools
• strukturierte, zuverlässige und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisationsgeschick und Eigeninitiative
• Fähigkeit, sich schnell in neue administrative Prozesse, Themenfelder und Arbeitsabläufe einzuarbeiten

Ihre Benefits

• internationales Arbeitsumfeld mit Kommunikation in englischer und deutscher Sprache
• interessante Karrieremöglichkeiten und umfangreiches Qualifizierungs- und Weiterbildungsangebot
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf zertifiziert durch das Audit berufundfamilie
• vielfältige Unterstützung für „Neu-Berliner*innen“ (Welcome & Family Office)

Außerdem profitieren Sie von:

• einer Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst des Bundes (TVöD-Bund), inklusive zusätzlicher betrieblicher Altersversorgung
• einem sicheren Arbeitsplatz
• flexiblen Arbeitszeiten und Unterstützungsangeboten für die Kinderbetreuung
• der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• einem modernen, zentral gelegenen Arbeitsort im Herzen von Berlin, der bestens mit ÖPNV zu erreichen ist
• Zuschuss zum Jobticket
• betriebliches Gesundheitsmanagement mit Fitness-Center
• zusätzlichen Gesundheitsleistungen wie Grippeschutz-Impfung, Sehtest, Ergonomie-Beratung am Arbeitsplatz

Vergütung

Die Vergütung erfolgt nach TVöD Bund, je nach Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen bis Entgeltgruppe 8.

Beschäftigungsumfang

Teilzeit
Die Anzahl der Wochenstunden beträgt 29,25 Stunden.

Gewünschter Eintrittstermin

1. Juli 2026

Befristung

unbefristet

Bewerbungsfrist

30. April 2026

Chancengleichheit, Vielfalt und Inklusion

Exzellenz in Wissenschaft und Innovation braucht Vielfalt, Inklusion und gegenseitigen Respekt. Am Max Delbrück Center setzen wir uns für ein Arbeitsumfeld ein, das diese Werte aktiv lebt – ein Umfeld, in dem Menschen unterschiedlichster Herkunft sich wissenschaftlich, beruflich und persönlich weiterentwickeln können. Als werteorientiertes Forschungsinstitut sind wir überzeugt, dass Vielfalt in Denken, Erfahrung und Identität wesentlich für unsere Mission ist: die biomedizinische Forschung voranzutreiben, um die Medizin von morgen zu gestalten. Wir fördern eine Kultur der Neugier, Kreativität und Zusammenarbeit sowie ein gemeinsames Verantwortungsbewusstsein für Chancengleichheit und Offenheit. Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen jeden Geschlechts, unterschiedlicher kultureller Hintergründe, Lebenswege und Perspektiven – besonders von jenen, die neue Blickwinkel einbringen und mit Teamgeist unsere internationale Gemeinschaft bereichern möchten. Die Auswahl der Bewerber*innen erfolgt auf Grundlage von Qualifikation und Erfahrungen, frei von jeglicher Diskriminierung. Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sind ausdrücklich erwünscht; geeignete Unterstützungsmaßnahmen stellen wir selbstverständlich zur Verfügung.

Kontakt

Verena Maier 
Topic 1 Programm-Koordination
Verena.maier@mdc-berlin.de

Bitte reichen Sie Ihre aussage­kräftige Bewerbung über unser Online-Portal mit Motivations­schreiben, Lebenslauf (ohne Foto, ohne Altersangabe und ohne Informationen über Ihren Familienstand) und weitere relevante Anlagen ein.

Haben Sie einen ausländischen Abschluss, reichen Sie bitte einen Nachweis über die Anerkennung Ihres Masterabschlusses in Deutschland mit der Bewerbung ein. Der Nachweis kann über die Datenbank anabin ermittelt und als PDF-Anlage zur Bewerbung erfolgen. Nähere Informationen finden Sie unter Recognition of Degrees and Achievements.

Informationen zu fairer Mobilität finden Sie hier: https://www.fair-labour-mobility.eu/.

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MDC Berlin-Mitte
Hannoversche Str. 28
10115 Berlin