Allgemeines Sekretariat / Sekretär*in der Kaufmännischen Geschäftsführerin (w/m/d)
Das Futurium in Berlin lädt seine Besucher*innen seit September 2019 ein, sich mit Zukunftsfragen zu beschäftigen. Ausstellung, Lab und Veranstaltungsprogramm geben Einblicke in die Zukunft, die schon heute in Hochschulen, Forschung und nicht zuletzt in den Köpfen der Menschen entsteht. Unter der Leitfrage „Wie wollen wir leben?“ ist das „Haus der Zukünfte“ ein lebendiger Ort des Dialogs. Bislang konnten über 2,3 Mio. Menschen im Futurium begrüßt werden, das damit zu den meistbesuchten Museen Berlins zählt.
Träger des Hauses ist die Futurium gGmbH, deren Gesellschafter die Bundesrepublik Deutschland (vertreten durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung), deutsche Wissenschaftsorganisationen, forschende Unternehmen sowie wissenschaftsfördernde Stiftungen sind.
Die Futurium gGmbH sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit eine*n:
Allgemeines Sekretariat / Sekretär*in der Kaufmännischen Geschäftsführerin (w/m/d)
Zu Ihren Aufgaben zählen insbesondere:
- Organisation des Sekretariats der Kaufmännischen Geschäftsführung einschließlich Terminmanagement, Fristenkontrolle, Telefonservice
- Erstellung und Bearbeitung von Korrespondenz
- Redaktionelle Pflege und formale Anpassung interner Vorlagen und Regelungen
- Analoge und digitale Schriftgut- und Aktenverwaltung
- Fristgerechte organisatorische Vorbereitung von Gremiensitzungen einschließlich Einladungs- und Unterlagenversand
- Koordination und Buchung von Dienstreisen für die Kaufmännische Geschäftsführung und die ihr zugeordneten Organisationseinheiten nach dem Bundesreisekostenrecht
- Verwaltung des Funktionspostfachs der Gesellschaft
- Pflege der Adressdatenbank
- Beschaffung und Bereitstellung von Büromaterial
- Bearbeitung und Dokumentation des Postein- und -ausgangs sowie interne Verteilung von Unterlagen
- Übernahme des Postlaufs zwischen den Standorten des Futuriums
- Abrechnung aller Dienstreisen der Mitarbeitenden der Gesellschaft nach Bundesreisekostenrecht
- Organisatorische Unterstützung bei Auswahlverfahren, insbesondere Kommunikation mit Bewerbenden und Terminkoordination
- Sachliche Prüfung von Rechnungen
- Unterstützung bei allgemeinen Verwaltungsaufgaben
Gesucht wird eine Persönlichkeit mit folgendem Profil:
- Abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte*r oder eine andere einschlägige kaufmännische beziehungsweise verwaltungsbezogene Berufsausbildung
- Fundierte, vielseitige und nachweisbare Kenntnisse im Bereich Büro- und Sekretariatsorganisation
- Sehr gutes Organisationsvermögen sowie ein sicherer Umgang mit Terminen, Fristen und parallel laufenden Arbeitsvorgängen
- Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache
- Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen und digitalen Verwaltungsverfahren
- Ausgeprägte Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
- Verbindliches, serviceorientiertes und adressatengerechtes Auftreten
- Ausgeprägte Affinität zur Teamarbeit sowie die Fähigkeit zur abteilungsübergreifenden Kommunikation
- Kenntnisse im Bundesreisekostenrecht oder die Bereitschaft, sich kurzfristig und vertieft darin einzuarbeiten
- Erfahrung mit Sitzungsorganisation, Rechnungsprüfung oder Bewerbungsverfahren ist von Vorteil
Was wir bieten:
- Einen interessanten und abwechslungsreichen Arbeitsplatz in einer innovativen und kreativen Umgebung
- Einbindung in ein herzliches und engagiertes Team
- Familienfreundliche Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
- Möglichkeiten zur internen und externen Weiterbildung
- Vergütung gemäß der Entgeltverordnung des TVöD Bund
- Jahressonderzahlung gemäß TVöD Bund
- 30 Tage Jahresurlaub bei einer Vollzeitstelle, zusätzlich arbeitsfreie Tage am 24.12. und 31.12.
- Betriebliche Altersvorsorge VBL mit Bezuschussung
- Monatlicher Zuschuss zum Job-Ticket für den öffentlichen Nahverkehr
- Bezuschussung eines VWL-Vertrages
- Betriebliches Gesundheitsmanagement
- Zuschuss zur Nutzung der vielseitigen Angebote des Sozialwerk.Bund und Bundestagssport
Die regelmäßige durchschnittliche wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden. Die tatsächliche Arbeitszeit (Arbeitstage sowie die entsprechenden Arbeitszeiten pro Tag) wird gemeinsam festgelegt. Teilzeittätigkeit ist unter Berücksichtigung dienstlicher Belange grundsätzlich möglich.
Das Beschäftigungsverhältnis richtet sich nach den Grundsätzen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD) sowie dem Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG). Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 5 TVöD, Tarifgebiet Ost.
Zur Übersendung Ihrer Bewerbungsunterlagen verwenden Sie einfach den folgenden Link zu unserem Bewerbungsportal: https://futurium.de/de/jobs
Die Futurium gGmbH gewährleistet die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Wir begrüßen die Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund. Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte Bewerber*innen werden bei gleicher Qualifikation und Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsprozesses (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO). Bei Nichteinstellung werden Ihre personenbezogenen Daten nach einer Frist von 6 Monaten ab Absageschreiben gelöscht.