Assistenz der SE Leitung und Sachbearbeitung Personal (m/w/d)
Assistenz der SE Leitung und Sachbearbeitung Personal (m/w/d)
Arbeitsgebiet:
Assistenzaufgaben
- Organisatorische Prozessbegleitung und Verknüpfung aller Fachthemen der SE FM
- Optimale Planung, Durchführung, Koordination und Kontrolle von Vorgängen im Auftrag der Leitung der SE FM
- Bearbeitung von Einzelaufgaben in Abstimmung mit FM AL
- Recherche zu relevanten Themenfeldern der SE FM, ggf. Weiterleitung an die jeweiligen Leitungskräfte nach Auftrag der Leitung der SE FM
- Eigenständiges Fertigen von Stellungnahmen (auch komplexe Themenfelder)
- Erstellung von Entwürfen, organisatorisches Controlling und Bündelung von Geschäftsverfahren
- Mitwirkung bei der Erarbeitung von Zielvereinbarungen
- Koordinierung der BVV-Anfragen (Fristsetzung, Kontrolle und Bearbeitung der Antwortentwürfe/Stellungnahmen) sowie Unterstützung bei der Erstellung der BA-Vorlagen/BVV-Vorlagen und Beschlüsse
- Inhaltliche sowie organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungen, Fertigung von Protokollen
Projektunterstützung der SE-Leitung
- Teilnahme an Projektsitzungen und Abstimmungsrunden
- Zielgruppenorientierte Vorbereitung von Unterlagen für Projektsitzungen
- Dokumentation von Sachständen und Protokollen / Berichten sowie Nachhalten der Informationen
- Aufbereitung von Informationen und Zusammenfassung dieser für die Projektleitung aus den verschiedenen Bereichen der Projektgruppe
- Erstellung von Vorlagen mit entsprechender Power Point Präsentation unter Verwendung des bezirklichen Vorlagemusters
- Ggf. eigenständiger Vortrag über Sachstände
Vorbereitung von Stellenbesetzungsverfahren
- Beratung der Führungskräfte zu Personalauswahl und Stellenbesetzungsverfahren
- Mitarbeit bei der Entwicklung strategischer Konzepte bzw. Maßnahmen
- Entwicklung und Abstimmung von Ausschreibungstexten
- Unterstützung und Mitwirkung bei der Erstellung von Anforderungsprofilen
- Administrative und organisatorische Vorbereitung von Stellenbesetzungsverfahren
Durchführung von Personalauswahl und Stellenbesetzungsverfahren
- Kommunikation mit (potentiellen) Bewerberinnen und Bewerbern
- Prüfen der Bewerbungsunterlagen (formale und rechtliche Voraussetzungen), Auswertung von Personalakten, Vorauswahl und Dokumentation
- Entwicklung von Fragen für Auswahlgespräche
- Vorbereitung, Moderation und Begleitung von Auswahlgesprächen
- Abstimmung und Dokumentation der abschließenden Auswahlentscheidung
- Zusammenarbeit mit den Beschäftigtenvertretungen
Onboarding / Offboarding
- Organisation und Optimierung des On- und Offboardings
- Vorbereitung von Arbeitsplätzen, Zugängen und Arbeitsmitteln
- Betreuung neuer Mitarbeitenden vor und während des Starts
- Einführung in Abläufe, IT-Systeme und organisatorische Prozesse
- Professionelle Abwicklung von Austritten und Rückgabeprozessen
Anforderungen:
Bei Tarifbeschäftigten (m/w/d):
Für Tarifbeschäftigte:
Abschluss einer (Fach-)Hochschule (Bachelor, Diplom (FH), 1. Staatsprüfung) in den Fachrichtungen Öffentliche Verwaltungswirtschaft oder Öffentliche Verwaltung, Public und Nonprofit-Management, Betriebswirtschaftslehre bzw. ein Studiengang mit überwiegend verwaltungs-, rechts-, sozial-, politik- oder wirtschaftswissenschaftlichen Inhalten
oder
Verwaltungslehrgang II, Geprüfte/r Rechtsfachwirt/in
Zusätzlich gilt:
- mindestens 1 Jahr einschlägige berufliche Erfahrung im Aufgabengebiet einer Leitungsassistenz bzw. Assistenz der Geschäftsführung
- wünschenswert ist eine berufliche Erfahrung im Personalbereich
Das als Anlage beigefügte bzw. auf „https://www.berlin.de/ba-mitte/karriere/stellenangebote“ abrufbare Anforderungsprofil ist Bestandteil der Stellenausschreibung. Das Anforderungsprofil gibt detailliert wieder, welche Kompetenzen die Stelle erfordert und ist Grundlage für die Auswahlentscheidung.
Frauen werden bei gleichwertiger Qualifikation (Eignung, Befähigung und fachliche Leistung) bevorzugt berücksichtigt.
Schwerbehinderte Menschen oder diesen gleichgestellte behinderte Menschen werden bei gleichwertiger Qualifikation (Eignung, Befähigung und fachliche Leistung) bevorzugt berücksichtigt.
Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund sind ausdrücklich erwünscht.
Sofern Sie bereits im öffentlichen Dienst beschäftigt sind, ist für das Auswahlverfahren eine aktuelle dienstliche Beurteilung erforderlich. Bitte veranlassen Sie, dass in Ihrer Personalakte eine entsprechende dienstliche Beurteilung enthalten ist. Zudem werden Sie gebeten, in Ihrer Bewerbung Ihr Einverständnis zur Einsichtnahme in Ihre Personalakte – auch durch die Beschäftigtenvertretungen – zu erklären.
Falls Sie nicht im öffentlichen Dienst tätig sind, fügen Sie ihrer Bewerbung bitte ein aktuelles qualifiziertes Arbeitszeugnis bei.
Die Übersendung eines Bewerbungsfotos ist nicht erforderlich.
Bei Interesse bewerben Sie sich bitte innerhalb von vier Wochen nach Veröffentlichung vorzugsweise online über das Karriereportal, der zentralen Bewerbungsplattform der Berliner Verwaltung, unter der folgenden Internetadresse:
Sollte Ihnen dies ausnahmsweise nicht möglich sein, senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen direkt an das Bezirksamt Mitte von Berlin (Kontaktdaten s. http://www.berlin.de/ba-mitte).