Erste Vorzimmerkraft der Bezirksstadträtin / des Bezirksstadtrates (m/w/d/o.A.)
Erste Vorzimmerkraft der Bezirksstadträtin / des Bezirksstadtrates (m/w/d/o.A.)
Arbeitsgebiet:
Vorzimmerdienst für die Bezirksstadträtin / den Bezirksstadtrat
- Führen von Korrespondenz, Erstellen von Texten
- Büroorganisation
- Terminplanung und –überwachung
- Überwachen der Fristen für die Bearbeitung von Schriftverkehr, Eingaben, mündlichen
- sowie schriftlichen Anfragen
- Überwachen der Fristen und Formalien für die Berichterstattung an die BVV
- Postbearbeitung einschließlich der elektronischen E-Mail-Bearbeitung
- Organisation des Ablage- und Wiedervorlagesystems
- Sitzungsorganisation und –vorbereitung
- Telefondienst
- Annahme von Bürgerbeschwerden
- Interne Koordination und Abstimmung mit den Fachbereichen der Abteilung
- Vorbereitung von Dienstreisen und Mitwirkung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen
- Empfang, Betreuung und Bewirtung von Gästen
- Sonderaufgaben nach Zuweisung durch die Abteilungsleitung
Die Besetzung erfolgt im Rahmen eines dreimonatigen Wissenstransfers.
Anforderungen:
Bei Tarifbeschäftigten (m/w/d/o.A.):
- Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder erfolgreicher Abschluss des Verwaltungslehrgangs I bzw. eine Ausbildung als Sekretärin oder Kauffrau/-mann für Büromanagement (vormals Kauffrau/-mann für Bürokommunikation bzw. Bürogehilfe/Bürogehilfin)
sowie
- verhandlungssichere Kenntnisse der deutschen Sprache entsprechend der Stufe C 1 des gemeinsamen europäischen Referenzrahmens für Sprachen
Das als Anlage beigefügte bzw. auf „https://www.berlin.de/ba-mitte/karriere/stellenangebote“ abrufbare Anforderungsprofil ist Bestandteil der Stellenausschreibung. Das Anforderungsprofil gibt detailliert wieder, welche Kompetenzen die Stelle erfordert und ist Grundlage für die Auswahlentscheidung.
Frauen werden bei gleichwertiger Qualifikation (Eignung, Befähigung und fachliche Leistung) bevorzugt berücksichtigt.
Schwerbehinderte Menschen oder diesen gleichgestellte behinderte Menschen werden bei gleichwertiger Qualifikation (Eignung, Befähigung und fachliche Leistung) bevorzugt berücksichtigt.
Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund sind ausdrücklich erwünscht.
Sofern Sie bereits im öffentlichen Dienst beschäftigt sind, ist für das Auswahlverfahren eine aktuelle dienstliche Beurteilung erforderlich. Bitte veranlassen Sie, dass in Ihrer Personalakte eine entsprechende dienstliche Beurteilung enthalten ist. Zudem werden Sie gebeten, in Ihrer Bewerbung Ihr Einverständnis zur Einsichtnahme in Ihre Personalakte – auch durch die Beschäftigtenvertretungen – zu erklären.
Falls Sie nicht im öffentlichen Dienst tätig sind, fügen Sie ihrer Bewerbung bitte ein aktuelles qualifiziertes Arbeitszeugnis bei.
Die Übersendung eines Bewerbungsfotos ist nicht erforderlich.
Bei Interesse bewerben Sie sich bitte innerhalb von drei Wochen nach Veröffentlichung vorzugsweise online über das Karriereportal, der zentralen Bewerbungsplattform der Berliner Verwaltung, unter der folgenden Internetadresse:
Sollte Ihnen dies ausnahmsweise nicht möglich sein, senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen direkt an das Bezirksamt Mitte von Berlin (Kontaktdaten s. http://www.berlin.de/ba-mitte).