Leitung für die Abteilung Drittmittelmanagement (w/m/d)
Die Serviceabteilung Drittmittelmanagement verantwortet den Drittmittel- und Auftragshaushalt des DIW Berlin. Sie agiert damit an einer essenziellen Schnittstelle der Gesamtadministration des Instituts, indem sie das Controlling der Projektbudgets verantwortet, in allen finanziellen Angelegenheiten mit den internen und externen Stakeholdern kommuniziert und die Planung der laufenden Projekte übernimmt. Sie unterstützt die Antragstellung in den wissenschaftlichen Abteilungen und steht in allen Fragen rund um die laufenden Projekte zur Verfügung. Der Drittmittelhaushalt umfasste im Jahr 2025 Erträge in Höhe von 14 Mio. €.
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine
Leitung für die Abteilung Drittmittelmanagement (w/m/d)
(Vollzeit mit 39 Stunden pro Woche, Teilzeit ist möglich)
Als Leitung verantworten Sie die strategische und operative Steuerung aller Drittmittelprozesse am DIW Berlin und stellen ein effizientes Projektcontrolling sicher. Sie arbeiten in enger Kooperation mit der Geschäftsführung des DIW Berlin an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Verwaltung und tragen zur rechtssicheren, effizienten und transparenten Abwicklung von Drittmittelprojekten bei.
Zu Ihren zentralen Aufgaben gehören insbesondere:
- Disziplinarische, fachliche und organisatorische Leitung der Abteilung Drittmittelmanagement mit derzeit vier Mitarbeitenden
- Verantwortung, Sicherstellung und stetige Weiterentwicklung der Strukturen und Prozesse zur rechtssicheren, effizienten und transparenten Abwicklung von Drittmittelprojekten sowie des damit verbundenen Projektcontrollings am DIW Berlin
- Stetige Weiterentwicklung der Digitalisierung von Prozessen im Kontext der zentral vorhandenen IT-Strukturen (Buchhaltungssystem MACH, Microsoft 365)
- Beratung der wissenschaftlichen Abteilungen und Projektverantwortlichen zu administrativen Fragen der Projektplanung und Antragstellung
- Konzeptionelle Unterstützung des Vorstandes bei der Weiterentwicklung der Drittmittelstrategie des DIW Berlin
- Unterstützung der wissenschaftlichen Abteilungen bei der Optimierung der Drittmittelakquise
- Bewertung komplexer Vertragskonstellationen, insbesondere bei internationalen Projekten oder Aufträgen
- Verantwortung und Weiterentwicklung des Berichtswesens im Drittmittelbereich in enger Abstimmung mit der Stabsstelle Strategisches Controlling
- Enge Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung, sowie der Stabsstelle Strategisches Controlling, insbesondere im Hinblick auf zentrale Prozesse wie die Erstellung von Programmbudget, kaufmännischem Jahresabschluss und kameralem Verwendungsnachweis
Dafür verfügen Sie über folgende Qualifikationen:
- Abgeschlossenes wissenschaftliches Hochschulstudium mit langjähriger Berufserfahrung im Wissenschaftsmanagement (vorzugsweise im Drittmittelbereich)
- Fundierte fachbezogene Kenntnisse im Haushalts-, Zuwendungs- und Steuerrecht und die Fähigkeit zur sicheren Anwendung der Förderbestimmungen von nationalen und internationalen Drittmittelgebern, idealerweise auch Vertrags- und Regelwerkskompetenz
- Strategische und konzeptionelle Kompetenzen zur Steuerung von Prozessen und zur (Finanz-)Planung
- Mehrjährige Erfahrung in der Leitung von Teams
- Sicherer Umgang mit Controlling-Tools und Buchhaltungssystemen (idealerweise MACH) sowie vertiefte Kenntnisse bei der Anwendung von Excel
- Verständnis für Datenanalyse-Methoden, Budget-Monitoring und Plan-/Ist-Abgleich-Modelle sowie effizientes Reporting
- Sehr gute Deutsch- und gute Englisch-Sprachkenntnisse in Wort und Schrift
Wir bieten Ihnen:
Einen modern ausgestatteten Arbeitsplatz in einem Forschungsinstitut mit ca. 300 Kolleg*innen, in dem Diversität und Chancengleichheit sowie die Vereinbarkeit von Beruf und Familie als Leitprinzipien in allen Arbeitsbereichen Anwendung finden. Bedarfsgerechte Arbeitszeitmodelle, flexible Arbeitszeitgestaltung und mobiles Arbeiten sind Bestandteile unserer Arbeitskultur.
Sie profitieren vom Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund), der u.a. eine jährliche Sonderzahlung sowie eine betriebliche Altersversorgung im Rahmen der VBL Ost beinhaltet.
Ihr Arbeitsplatz befindet sich in zentraler Lage in der Mitte Berlins mit sehr guter Anbindung an den ÖPNV.
Sie haben die Möglichkeit, ein vergünstigtes VBB-Firmenticket oder Deutschlandticket Job zu nutzen, dass wir mit einem Arbeitgeberzuschuss unterstützen.
Die Stelle ist unbefristet. Die Bezahlung erfolgt – bei Vorlage der persönlichen Voraussetzungen – nach Entgeltgruppe 14 TVöD Bund.
Bewerbung und Information:
Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Behinderung, Nationalität oder ethnischer und sozialer Herkunft. Wenn Ihnen unser Stellenangebot gefällt, freuen wir uns über Ihre Bewerbung.
Bitte bewerben Sie sich ausschließlich online bis zum 22.04.2026 unter Angabe der Kennziffer 3M-1-26 mit An-/ Motivationsschreiben, CV, Abschluss- und Arbeitszeugnissen. Bitte verzichten Sie auf die Übersendung eines Fotos. Bei Fragen zur Online-Bewerbung wenden Sie sich gern an recruiting@diw.de.
Weitere Informationen über das DIW Berlin finden Sie auf unserer Homepage unter www.diw.de.
Das DIW Berlin (Deutsches Institut für Wirtschaftsforschung) ist seit 1925 eines der führenden Wirtschaftsforschungsinstitute in Deutschland. Es erforscht wirtschafts- und sozialwissenschaftliche Zusammenhänge in gesellschaftlich relevanten Themenfeldern und berät auf dieser Grundlage Politik und Gesellschaft. Das Institut ist national und international vernetzt, stellt weltweit genutzte Forschungsinfrastruktur bereit und fördert den wissenschaftlichen Nachwuchs. Das DIW Berlin ist unabhängig und wird als Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft überwiegend aus öffentlichen Mitteln finanziert.