Mitarbeit Personal im Internen Dienst der Serviceeinheit Facility Management (m/w/d)
Mitarbeit Personal im Internen Dienst der Serviceeinheit Facility Management (m/w/d)
2 x Teilzeit (je 30 WoSt)
Arbeitsgebiet:
1. Personalangelegenheiten:
- Ansprechperson und Schnittstelle zwischen dem ID und den Personalservices, insbesondere im Bereich der Zeitwirtschaft
- Führen und Fortschreibung der täglichen Anwesenheitsliste
- Prüfung der Richtigkeit und Vollständigkeit von Zeiterfassungsbögen der gesamten Belegschaft, einschließlich Digitalisierung
- Bearbeitung von Krank- und Gesundmeldungen
- Kontrolle und Bearbeitung der erfassten eAU im Personalverwaltungssystem (Ampel-System eAU)
- Bearbeitung von Urlaubs- und Sonderurlaubsangelegenheiten, Bildungszeit, einschließlich der Eingabe im Personalverwaltungssystem; Übertragung von Urlaubsresten unter Beachtung der unterschiedlichen Übertragungsfristen bei Tarifbeschäftigten und Beamtinnen/ Beamten; Erstellung, Fortschreibung und Kontrolle der jährlichen Urlaubsplanungen ein schließlich Überwachung der Urlaubskontingente
- Bearbeitung von Kuranträgen und Anträgen auf Wiedereingliederung in das Erwerbsleben (Hamburger Modell), einschließlich Terminüberwachung
- Zuarbeiten zur Kosten- und Leistungsrechnung
- Bearbeitung von Nebentätigkeitsanträgen
- Einleitung, Koordinierung und Überwachung von arbeitsmedizinischen Untersuchungen
- Bearbeitung von Dienstjubiläen, einschließlich Terminüberwachung
- Jährliche Abfrage, einschließlich Benennen von Durchsuchungszeuginnen/-zeugen und Terminverfolgung
- Bearbeitung von Dienstreiseanträgen
- Bearbeitung von Aussagegenehmigungen
- Verfassen allgemeiner Schreiben (Erinnerungen, Aufforderungen etc.)
- Bearbeitung von Zeitzuschlägen und Schichtzulagen
- Informationen und Beratung zu Personalangelegenheiten sowie beamten- und tarifrechtlichen Vorschriften für alle Beschäftigten und Führungskräften, inkl. Erstellung von Merkblättern, Handlungsempfehlungen usw.
- Durchführung und Aktualisierung von Jahresumläufen für die Beschäftigten
- Zuarbeiten zur Erledigung themenbezogener Sonderaufgaben (z.B. Anfragen aus dem Abgeordnetenhaus und der BVV)
- Bearbeitung von Meldungen im Sinne des Sozialgesetzbuchs IX
2. Dienstausweise:
- Bearbeitung von Anträgen auf Ausstellung eines Dienstausweises für das gesamte Bezirksamt Mitte, sowie der besonderen Ausweise für den Katastrophenstab
- Pflege der Software, ständige Anpassung der Vorlagen bei Änderungen der Ämter oder SE bzw. Abteilungen/Geschäftsbereiche
- Erstellung der Designvorlagen in eigener Zuständigkeit
- Pflege und Instandhaltung des speziellen Ausgabedruckers, aufgrund des besonderen Ausweis(karten)materials
3. Sonderaufgaben:
- Im Vertretungsfall von FM AL Ass. Moderation von Auswahlverfahren, einschließlich Bewerbendenbetreuung
- Gesamtverantwortung für Besprechungsräume der 4. Etage, Tische desinfizieren, Stühle rücken, Lüften der Räume und Prüfung der Technik auf Funktionsfähigkeit
- auf Anweisung von FM ID 1
Anforderungen:
Bei Tarifbeschäftigten (m/w/d):
Ausbildung zur/m Verwaltungsfachangestellten, Fachangestellten für Bürokommunikation, Kauffrau/-mann für Büromanagement, Kauffrau/ mann für Bürokommunikation oder Ausbildung zum/zur Bürokauffrau/ mann
oder Verwaltungslehrgang I
Zusätzlich gilt:
- mindestens 1 Jahr einschlägige berufliche Erfahrung im Aufgabengebiet einer Personalsachbearbeitung, vorzugsweise im öffentlichen Dienst
Das als Anlage beigefügte bzw. auf „https://www.berlin.de/ba-mitte/karriere/stellenangebote“ abrufbare Anforderungsprofil ist Bestandteil der Stellenausschreibung. Das Anforderungsprofil gibt detailliert wieder, welche Kompetenzen die Stelle erfordert und ist Grundlage für die Auswahlentscheidung.
Frauen werden bei gleichwertiger Qualifikation (Eignung, Befähigung und fachliche Leistung) bevorzugt berücksichtigt.
Schwerbehinderte Menschen oder diesen gleichgestellte behinderte Menschen werden bei gleichwertiger Qualifikation (Eignung, Befähigung und fachliche Leistung) bevorzugt berücksichtigt.
Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund sind ausdrücklich erwünscht.
Sofern Sie bereits im öffentlichen Dienst beschäftigt sind, ist für das Auswahlverfahren eine aktuelle dienstliche Beurteilung erforderlich. Bitte veranlassen Sie, dass in Ihrer Personalakte eine entsprechende dienstliche Beurteilung enthalten ist. Zudem werden Sie gebeten, in Ihrer Bewerbung Ihr Einverständnis zur Einsichtnahme in Ihre Personalakte – auch durch die Beschäftigtenvertretungen – zu erklären.
Falls Sie nicht im öffentlichen Dienst tätig sind, fügen Sie ihrer Bewerbung bitte ein aktuelles qualifiziertes Arbeitszeugnis bei.
Die Übersendung eines Bewerbungsfotos ist nicht erforderlich.
Bei Interesse bewerben Sie sich bitte innerhalb von 3 Wochen nach Veröffentlichung vorzugsweise online über das Karriereportal, der zentralen Bewerbungsplattform der Berliner Verwaltung, unter der folgenden Internetadresse:
Sollte Ihnen dies ausnahmsweise nicht möglich sein, senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen direkt an das Bezirksamt Mitte von Berlin (Kontaktdaten s. http://www.berlin.de/ba-mitte).