Office & Travel Coordinator (m/w/d)
ÜBER UNS:
Wir suchen Menschen, die mit uns die Zukunft gestalten wollen – als Teil der SPRIND, die zwar Bundesagentur für Sprunginnovationen heißt, aber wie ein Start-up denkt. Unser Ziel ist es, von Deutschland aus Produkte, Dienstleistungen und Systeme zu entwickeln, die unser Leben spürbar und nachhaltig verbessern. Dafür bringen wir Neudenker:innen aus Wissenschaft und Wirtschaft zusammen – Menschen mit herausragenden Ideen, besonderer Fachexpertise und echter Leidenschaft. SPRIND arbeitet im Auftrag des Bundesministeriums für Digitales und Staatsmodernisierung (BMDS) an der Entwicklung der nationalen deutschen EUDI-Wallet sowie eines ganzheitlichen digitalen Nachweisökosystems. Digitale Nachweise sind zentral für eine leistungsfähige digitale Gesellschaft, eine wettbewerbsfähige Wirtschaft und einen modernen Staat. Die EUDI-Wallet bietet den Menschen eine sichere, interoperable und nutzerzentrierte Lösung und ermöglicht die Verwaltung staatlicher und privater Nachweise – vom Personalausweis bis hin zu Zeugnissen oder Mitgliedsausweisen. Mittelfristig wird das Projekt in eine neu zu gründende, bundeseigene Organisation überführt, die das EUDI-Ökosystem verantwortet und die Plattform langfristig weiterentwickelt und betreibt.
DEINE ROLLE::
Als Office & Travel Coordinator (m/w/d) sorgst Du dafür, dass unsere internen Abläufe rund um Geschäftsreisen, Reisekosten und Office Management reibungslos funktionieren. Du bist die zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende bei Fragen zu Reisen, Spesen und organisatorischen Themen und stellst sicher, dass Prozesse effizient, transparent und serviceorientiert gestaltet sind. Dabei verbindest Du administrative Exzellenz mit einem ausgeprägten Organisationstalent: Von der Prüfung und Abrechnung von Reisekosten über die Koordination von Reisebuchungen bis hin zur Betreuung unseres Shared Offices behältst Du stets den Überblick. Gleichzeitig bringst Du Dich aktiv in die Weiterentwicklung bestehender Prozesse ein und unterstützt beim Aufbau zukunftsfähiger Strukturen für unsere wachsende Organisation.
Die Rolle ist vielseitig und verbindet operative Verantwortung mit der Möglichkeit, organisatorische Standards mitzugestalten. Ob Reisekostenschulungen für neue Mitarbeitende, die Planung von Team-Events, die Recherche neuer Co-Working-Spaces oder die Unterstützung beim Ausbau weiterer Standorte. Du sorgst dafür, dass unsere Mitarbeitenden die bestmöglichen Rahmenbedingungen für ihren Arbeitsalltag vorfinden.
Deine Aufgaben:
- Eigenständige Prüfung, Erfassung und Abrechnung von Reisekosten nach internen Richtlinien sowie Abstimmung mit unserem Finance Team
- Ansprechperson für Mitarbeitende rund um Geschäftsreisen, Spesen und Belege
- Unterstützung bei der Optimierung und Weiterentwicklung interner Reise- und Abrechnungsprozesse
- Koordination und Durchführung von Reisebuchungen bei Bedarf
- Durchführung der Reisekostenschulung für alle neuen Mitarbeitenden
- Betreuung unseres Shared Offices, Bestellung von Büromaterialien sowie zentrale Ansprechperson für organisatorische Themen vor Ort
- Unterstützung bei der Planung und Organisation kleinerer interner Events oder Teamtage
- Recherche und Evaluierung weiterer Co-Working Spaces in Deutschland
- Unterstützung beim Ausbau und der Organisation zukünftiger Standorte
Dein Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung im Office Management, Assistenz- oder Administrationsbereich
- Erfahrung im Bereich Reisekosten (in der Anwendung des Bundesreisekostengesetzes), Travel Management oder vorbereitender Buchhaltung von Vorteil
- Strukturierte, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise
- Organisationsstärke sowie Freude daran, Prozesse mitzugestalten
- Kommunikationsstärke und serviceorientiertes Auftreten
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sind eine Voraussetzung, da unsere Unternehmenssprache Englisch ist
WAS WIR BIETEN:
- Die Chance, maßgeblich zum Aufbau und zur Weiterentwicklung unserer Arbeitsumgebung beizutragen, von der Optimierung der Reiseprozesse über die Gestaltung moderner Office-Konzepte bis hin zur Unterstützung neuer Standorte und Arbeitswelten.
- Eine Schlüsselfunktion in einem hochrelevanten, innovationsgetriebenen Digitalinfrastrukturprojekt.
- Direkte Zusammenarbeit mit führenden Expertinnen und Experten aus Marketing, Kreation, Technologie, Politik und Verwaltung.
- Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, überwiegend remote zu arbeiten.
- Eine Vergütung in Anlehnung an den Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD-Bund); in Abhängigkeit von den vorhandenen Qualifikationen und je nach Aufgabenübertragung bis zur Entgeltgruppe 9.
- Zugang zu hochkarätigen Fachkonferenzen und europäischen Netzwerken.
Wir freuen uns auf deine aussagekräftige Bewerbung über unser Bewerbungsformular.
Die Ausschreibung bleibt bis zur Besetzung der Stelle online.