Projektkoordinator:in Helmholtz Werkraum (m/w/d)

Werde Teil der Geschäftsstelle von Helmholtz – und gestalte Forschung, die die Welt bewegt.

Rund 100 Kolleg:innen arbeiten in der Helmholtz-Geschäftsstelle daran, die strategische Entwicklung der größten Wissenschaftsorganisation Deutschlands voranzubringen. Gemeinsam schaffen wir die Rahmenbedingungen für exzellente Forschung und sorgen dafür, dass aus wissenschaftlichen Ideen Lösungen für die zentralen Herausforderungen unserer Zeit werden.

Ob Energie, Gesundheit, Klima oder Technologie: Wir reagieren schnell auf neue Herausforderungen und bringen Wissenschaft, Politik und Gesellschaft zusammen.

Helmholtz steht für 18 Forschungszentren, mehr als 48.000 Mitarbeitende und weltweit einzigartige Forschungsinfrastrukturen. Gemeinsam schaffen wir Wissen, Technologien und Lösungen für die Welt von morgen.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir für die Geschäftsstelle am Standort Berlin eine:n

Projektkoordinator:in Helmholtz Werkraum (m/w/d)

Deine Aufgaben

Du unterstützt beim Aufbau des Helmholtz Werkraum als neuem gemeinschaftsweiten Arbeitsformat. Der Helmholtz Werkraum ist der gemeinsame Ort in der Helmholtz-Gemeinschaft, an dem wir zentrenübergreifend an konkreten Fragestellungen aus Administration und Wissenschaftsmanagement arbeiten, die viele Zentren betreffen und gemeinschaftliche Lösungen erfordern. Ziel ist es, Themen, Expert:innen und Arbeitsprozesse so zusammenzuführen, dass daraus konkrete, übertragbare Lösungen für die Helmholtz-Gemeinschaft entstehen. Die Stelle ist direkt bei der Geschäftsführung angesiedelt.

• Eigenständige Organisation, Koordination und Nachbereitung von Werkraum-Treffen, Workshops und weiteren Austauschformaten, einschließlich Termin-, Fristen- und Maßnahmenverfolgung sowie der eigenverantwortlichen Steuerung der damit verbundenen Arbeitsprozesse
• Unterstützung der Werkraum-Prozesse durch eigenständige strukturierte Vor- und Aufbereitung von Arbeitsständen, Unterlagen, Ergebnisdokumentationen und fachlich fundierten Entscheidungsgrundlagen
• Aufbau und Pflege eines Netzwerks relevanter Ansprechpartner und Expert:innen; Förderung des Austauschs zwischen Akteur:innen der Helmholtz-Gemeinschaft und aktive Mitwirkung an der konzeptionellen Weiterentwicklung einer lebendigen Community-Kultur
• Aufbau und Pflege eines Wissensarchivs mit Werkraum-Ergebnissen, Materialien, Vorlagen und Beispielen guter Praxis einschließlich der kontinuierlichen Weiterentwicklung der Wissensstruktur und Qualitätssicherung der Inhalte

Dein Profil

• Abgeschlossenes Fachhochschul- bzw. Hochschulstudium oder vergleichbare Qualifikation, idealerweise mit Erfahrung in Projektkoordination, Gremienbetreuung, Veranstaltungsorganisation oder Wissensmanagement
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, eine proaktive, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie Freude daran, Termine, Unterlagen, Fristen, Arbeitsstände und Informationen zuverlässig zusammenzuführen
• Erfahrung in der Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, in Dokumentation und Protokollführung sowie in der verständlichen Aufbereitung von Ergebnissen, Arbeitsständen und Entscheidungsgrundlagen
• Sicherer Umgang mit Office- und Kollaborationstools und Erfahrung mit Datenbanken
• Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und ein souveräner Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpartner:innen
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Unser Angebot

• Ein spannendes Themenfeld, in das du deine Stärken einbringen und dich entwickeln kannst.
• Ein motiviertes und professionelles Umfeld mit hoher individueller Sichtbarkeit.
• Umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten und ein Umfeld, das persönliches Wachstum fördert.
• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen unserer Gleitzeitregelung und Mobiles Arbeiten für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf.
• Bei Vorliegen der Voraussetzungen ist eine Eingruppierung bis EG 11 möglich. Sozialleistungen Jahressonderzahlung, Vermögenswirksame Leistungen und VBL-Zusatzversorgung) richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (Bund).
• 30 Urlaubstage pro Jahr (zusätzlich frei an Heiligabend und Silvester) und die Möglichkeit der Inanspruchnahme von zusätzlichen Gleittagen.
• bezuschusste Job-/Deutschlandticketoption.
• Einen modernen Arbeitsplatz im Herzen Berlins sowie eine sehr gute Anbindung an den ÖPNV & Fahrradparkplätze.
• Die Vollzeitstelle ist befristet auf fünf Jahre.

Deine aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen erbitten wir bis spätestens 16.09.2026 an Dr. Sabine Helling-Moegen.

Bitte bewirb dich ausschließlich über unser Online-Portal. Bewerbungen per E-Mail oder per Post können nicht berücksichtigt werden.

Bei Rückfragen zum Bewerbungsverfahren wende dich bitte an Christina Wenzel unter personal@helmholtz.de.