Referent:in der Geschäftsführung (m/w/d/x)

Zur Verstärkung unserer Geschäftsführung suchen wir eine*n erfahrene*n Referent*in mit strategischem Weitblick und operativer Stärke.

Wer wir sind

Die Sovereign Tech Agency ist eine Organisation für die digitale Souveränität von Wirtschaft und Gesellschaft. Unsere Mission ist es, die Grundlagen unseres selbstbestimmten digitalen Handelns zu stärken und offene digitale Technologien als die kritische Infrastruktur des 21. Jahrhunderts abzusichern.

Offene digitale Infrastrukturen sind das Rückgrat der digitalen Welt, vergleichbar mit Straßen und Brücken im physischen Raum. Sie ermöglichen Informationsfluss, Verwaltung, Handel und Innovation. Die erfolgreichste Strategie hierfür ist Open-Source-Software: Sie ist das Fundament unserer digitalen Gesellschaft – leistungsfähig, kollaborativ und demokratisch.

Im Auftrag des Bundesministeriums für Digitales und Staatsmodernisierung investieren wir in kritische Softwarekomponenten, entwickeln Programme und schaffen Strukturen, um das Open-Source-Ökosystem nachhaltig zu stärken, inklusive der Menschen, die es tragen.

Unsere Arbeit ist weltweit einzigartig. Dabei setzen wir Standards für den Umgang mit offener digitaler Infrastruktur und gestalten aktiv die Rahmenbedingungen für Resilienz, technologische Vielfalt und eine öffentliche digitale Grundversorgung.

Gemeinsam bauen wir die digitale Zukunft Europas – offen, sicher und souverän.

Wen wir suchen

Zur Unterstützung der Geschäftsführung suchen wir eine strukturierte, strategisch denkende Person, die Umsetzungsstärke mit politischem und organisatorischem Verständnis verbindet. In dieser Rolle arbeitest Du eng mit der Geschäftsführung zusammen und unterstützt sie dabei, ihre Aufgaben in Strategie, Stakeholder-Management und Organisationsentwicklung wirkungsvoll wahrzunehmen.

Du sorgst dafür, dass Termine sinnvoll priorisiert sind, Entscheidungen gut vorbereitet und Themen zuverlässig vorangebracht werden. Du arbeitest eigenständig und behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick. Die Position verbindet die operative Unterstützung der Geschäftsführung mit inhaltlicher Vorbereitung, Projektsteuerung und strategischer Weitsicht.

Deine Aufgaben

Strategisches Themen- und Terminmanagement

• Bewertung und Filterung eingehender Termin- und Gesprächsanfragen
• Sicherstellen einer strategisch sinnvollen Terminplanung durch eigenständige Koordination und Priorisierung von internen und externen Terminen mit den entsprechenden Stakeholdern
• Erstellung strukturierter Briefings, Präsentationen, Gesprächsleitfäden und Talking Points für Gremien- und Stakeholdertermine, Veranstaltungen und Dienstreisen
• Aufbereitung relevanter Hintergrundinformationen und Erstellung von Entscheidungsgrundlagen
• Dokumentation zentraler Ergebnisse sowie Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen im Sinne eines Fristen- und Wiedervorlagenmanagements

Reiseplanung und Veranstaltungskoordination

• Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen im In- und Ausland
• Erstellung detaillierter Reisepläne inkl. Agenda, Kontaktdaten und Ablauf
• Abstimmung mit Veranstaltern, Partnerorganisationen und Gastgebern
• Koordination logistischer Details rund um Panels, Vorträge und Veranstaltungen

Recherche, inhaltliche Vorbereitung und Projektmanagement

• Selbstständige Recherche zu strategischen und branchenspezifischen Fragestellungen
• Selbstständige Erstellung von Kurzanalysen, Hintergrundnotizen oder Präsentationen
• Unterstützung bei der Analyse und strukturierten Aufbereitung komplexer Sachverhalte
• Planung und Umsetzung definierter Projekte im Auftrag der Geschäftsführung

Was Du mitbringst

• Abgeschlossenes Studium oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle (z. B. Executive Assistant, Referent*in der Geschäftsführung, Chief of Staff, Projektmanager*in im politischen oder wirtschaftlichen Umfeld)
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit politischen Stakeholdern (z. B. Ministerien, Behörden, Verbänden oder politischen Entscheidungsträgern)
• Erfahrung im Austausch mit Wirtschaftsakteuren (z. B. Unternehmen, Branchenverbänden oder wirtschaftspolitischen Institutionen)
• Verständnis politischer Abstimmungsprozesse und strategischer Interessenlagen
• Grundlegendes Verständnis des Open-Source-Ökosystems sowie für Themen an der Schnittstelle zwischen Open-Source-Communitys, Wirtschaft und Politik sind von Vorteil
• Sehr gute analytische und konzeptionelle Fähigkeiten
• Verhandlungssicher in Deutsch und Englisch
• Du zeigst Teamgeist und schätzt kollegiale Zusammenarbeit, einen offenen Austausch und gegenseitiges Feedback
• Du organisierst Dich selbst und arbeitest eigenverantwortlich und proaktiv mit modernen Collaboration-Tools

Motivation, Haltung und Vision zählen für uns genauso viel wie Dein Lebenslauf. Auch wenn Du nicht alle Punkte erfüllst, freuen wir uns auf Deine Bewerbung.

Unser Angebot

• Eine Vergütung von 68.000 bis 84.500 Euro brutto jährlich (in Anlehnung TVÖD-Bund) je nach Erfahrungsstand und Qualifikation bei einer 40-Stunden-Woche
• Flexible und remote-freundliche Arbeitsmodelle für alle Lebenssituationen in unserem Büro in Berlin-Mitte oder hybrid
  • Arbeitsvertrag nach deutschem Recht; Arbeits- und Wohnort in Deutschland
• 30 Tage Urlaub bei 5 Arbeitstagen pro Woche
• Wir unterstützen Dich in Deiner fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung und ermöglichen die Teilnahme an internationalen Fachkonferenzen
• Vertragslaufzeit von 2 Jahren mit dem Ziel anschließend zu entfristen
• In unserem Team zählt Deine Stimme: Es ist explizit erwünscht, eigene Ideen und Vorschläge zur Organisationsentwicklung einzubringen und diese aktiv mitzugestalten

Diversität und Chancengleichheit

Wir sind ein diverses Team und begrüßen die Bewerbung von BPoC (Black und People of Color), Menschen mit Behinderung, Menschen mit Migrationsgeschichte und Menschen anderer Gruppen, die in der Technologieentwicklung unterrepräsentiert sind.

Wenn Du zu diesen Gruppen gehörst, weise in Deiner Bewerbung gerne darauf hin, aber wir ermutigen Dich, in Deinen Unterlagen auf ein Foto von Dir sowie Informationen zu Alter, Geschlecht, Familienstand oder Ähnlichem zu verzichten.

Deine Unterlagen und die nächsten Schritte

Bitte schicke uns Deine Bewerbung auf Englisch oder Deutsch über dieses Bewerbungsformular.

https://ats.talentadore.com/apply/executive-assistant/mEo1oA

Wir werden Dir den Eingang Deiner Unterlagen per E-Mail bestätigen und Dir anschließend weitere Schritte mitteilen. Ein erstes Kennenlerngespräch verabreden wir nach Deiner Kapazität schnellstmöglich, entweder persönlich in Berlin oder per Videocall. Die Stellenausschreibung ist mindestens bis zum 27. April 2026 offen.

Bei Fragen schreibe uns gerne eine E-Mail an jobs@sovereign.tech.