Sachbearbeitung im Promotionsbüro (m/w/d)

Im Referat Nachwuchsförderung und wissenschaftliche Zusammenarbeit (NWZ) ist zum nächstmöglichen Termin befristet auf zwei Jahre folgende Stelle zu besetzen:

Sachbearbeitung im Promotionsbüro (m/w/d)

Entgeltgruppe 9b TV-L Berliner Hochschulen

mit 50 % der regelmäßigen Arbeitszeit

Im Referat Nachwuchsförderung und wissenschaftliche Zusammenarbeit (NWZ) unterstützen wir die Wissenschaftler*innen der Berliner Hochschule für Technik (BHT). Wir fördern und entwickeln den wissenschaftlichen Nachwuchs und unterstützen die wissenschaftliche Zusammenarbeit innerhalb der Hochschule. Unser besonderes Augenmerk gilt den mehr als 100 Promovierenden, die ihre Promotionsvorhaben an der BHT bearbeiten.

Bisher werden alle Promotionsvorhaben in kooperativen Promotionsverfahren, gemeinsam mit Universitäten, bearbeitet. In Zukunft wird es möglich sein, in zwei gemeinsame Promotionszentren mit der Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin (HTW) ein Promotionsvorhaben zu bearbeiten und das Promotionsverfahren an der BHT zu absolvieren, d.h. direkt an der BHT promovieren können.

Alle administrativen Aufgaben rund um das Promovieren an und mit der BHT sollen dann in einem Promotionsbüro im Referat NWZ bearbeitet werden. Zu diesen Aufgaben gehören u.a. die rechtssichere Bearbeitung der Aufnahme in ein Promotionszentrum, der Zulassung zur Promotion und die Organisation der Promotionsverfahren, die Koordination und Organisation der Vereinbarungen und Verträgen über kooperativen Promotionen, das Datenmanagement und die administrative Unterstützung der finanziellen Fördermaßnahmen der BHT für Promovierende.

Für die Bearbeitung dieser Aufgaben Büro suchen wir Sie! Sie sind engagiert und haben Spaß daran, das Promovieren an und mit der BHT mit ihrer administrativen Erfahrung zu begleiten und zu unterstützen? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Aufgabengebiet

• Begleitung, Organisation und rechtssichere Bearbeitung der Aufnahme in den gemeinsamen Promotionszentren von BHT und HTW, der Zulassung zur Promotion und der Organisation der Promotionsverfahren an der BHT
• Vor- und Nachbearbeitung der Sitzungen des Promotionsausschusses
• Bearbeitung des Vertrags- und Vereinbarungsmanagement für kooperativ Promovierenden an und mit der BHT
• Datenmanagement zum kooperativen Promovieren mit der BHT und dem Promovieren an der BHT
• Administrative Unterstützung bei der Vergabe von BHT-Qualifizierungsstellen
• Administrative Unterstützung von BHT-Promotionsstipendien

Fachliche Anforderungen

• Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder eine Ausbildung mit vergleichbaren Inhalten und entsprechender Verwaltungserfahrung, vorzugsweise an einer Universität oder HAW (Vorlage des Abschlusses spätestens zum Zeitpunkt der Unterschrift des Arbeitsvertrages) oder gleichwertige Kenntnisse und Erfahrungen
• Kenntnisse administrativer Prozesse und Strukturen einer Hochschule
• Kenntnisse der Administration, Dokumentation und Archivierung von Prüfungsvorgängen, Promotionsverfahren und Verträgen
• Erfahrungen in der Beratung von Studierenden oder Promovierenden wünschenswert
• Arbeitserfahrungen in einem Promotionsbüro oder einem Graduiertenkolleg sind wünschenswert
• Erfahrungen mit einem Promovierendenverwaltungssystem wünschenswert
• Sehr gutes schriftliches und mündliches Formulierungsvermögen in Deutsch
• Gutes schriftliches und mündliches Formulierungsvermögen in Englisch

Außerfachliche Anforderungen

• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
• Dienstleistungsorientierte Arbeitsweise
• Sehr gute Kenntnisse von MS Office
• Freundliches und teamorientiertes Auftreten

Wir bieten

• Ein auf zwei Jahre befristetes Beschäftigungsverhältnis. Eine spätere ggf. unbefristete Weiterbeschäftigung wird bei Vorliegen der entsprechenden Voraussetzungen angestrebt; ein Rechtsanspruch hierauf besteht nicht.
• Einen Arbeitsplatz im Innenstadtbereich, der mit öffentlichen Verkehrsmitteln gut zu erreichen ist
• Externe und interne Weiterbildungsmöglichkeiten
• Betriebliches Gesundheitsmanagement (u. a. div. Sportkurse)
• Familienfreundliche Arbeitszeit durch Gleitzeit und mobiles Arbeiten
• Für Tarifbeschäftigte: Altersvorsorge durch die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL)
• 30 Urlaubstage
• Zuschuss zum Firmenticket
• Ein aufgeschlossenes Team, das sich über Ihre Verstärkung freut

Bewerbungshinweise

Die Bewerbung sollte ein Anschreiben enthalten, aus dem Ihre Motivation für Ihre Bewerbung hervorgeht. Neben Qualifikationsnachweisen freuen wir uns auf einen tabellarischen Lebenslauf.

Die Berliner Hochschule für Technik bittet qualifizierte Interessentinnen nachdrücklich um ihre Bewerbung. Sie freut sich über Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung und diesen gleichgestellten Personen (§ 151 Abs. 2 SGB IX), sie werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Ausdrücklich erwünscht sind auch Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund.

Bitte bewerben Sie sich bis zum 21.07.2026 über unser Online-Bewerbungsformular unter www.bht-berlin.de/bewerbungsformular.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Die Berliner Hochschule für Technik (BHT)

Zukunftsorientiert, praxisnah, forschungsstark: Im Herzen der Hauptstadt bietet die BHT das größte ingenieurwissenschaftliche Studienangebot in der Region. Unter dem Motto „Studiere Zukunft“ bilden wir in über 70 technischen, natur-, lebens- und wirtschaftswissenschaftlichen Studiengängen mehr als 12.000 Studierende stets am Puls der Zeit aus und engagieren uns in der beruflichen Weiterbildung. Mit 300 Professor*innen, rund 450 Beschäftigten in Verwaltung, Technik und Wissenschaft sowie unseren Lehrbeauftragten sind wir ein starker Wissenschaftspartner – auch in internationalen Netzwerken.