Sachbearbeitung in der Technischen Gebäudeausrüstung (TGA) (m/w/d)
Sachbearbeitung in der Technischen Gebäudeausrüstung (TGA) (m/w/d)
Arbeitsgebiet:
1. Verwaltungstätigkeiten mit fachlichem Bezug
- Organisation und Begleitung des Rechnungsdurchlaufs inkl. Prüfung, Klärung von Unstimmigkeiten und Vorbereitung von Folgeaufträgen
- Eigenständige Nachverfolgung von Vorgängen (Aufträge, Rechnungen, Mängel) inkl. Korrespondenz
- Erstellung und Optimierung von Vorlagen und Prozessen zur Vereinheitlichung von Abläufen
2. Objektbetreuung im Rahmen der Mängelbearbeitung und -beseitigung
- Beauftragung und Koordination von Sofortreparaturen zur Sicherstellung der Betriebsfähigkeit technischer Anlagen
- Vorbereitung und Mitwirkung bei Vergaben inkl. Angebotseinholung und -auswertung
- Erstellung von Vergabevermerken und Beauftragung von Wartungen und Prüfleistungen
- Überwachung von Wartungs- und Prüffristen sowie Verfolgung von Vertragszielen
- Terminverfolgung, Dokumentation sowie Mahnwesen
- Prüfung und Plausibilisierung von Rechnungen im Bereich Wartung, Prüfungen und Störungsbeseitigung
3. Datenmanagement und Dokumentation
- Digitalisierung, Prüfung und strukturierte Ablage von Rechnungen, Protokollen und Unterlagen
- Pflege und Weiterentwicklung der Ordner- und Ablagestrukturen in Abstimmung mit anderen Bereichen
- Erstellung von Übersichten, Auswertungen und Berichten (z. B. zu Mängeln und Brandschutzthemen)
- Aufbau und Pflege von Datenbanken (z. B. für Mängel, Wartungen, Prüfungen und Rechnungen)
- Aufbereitung und Bereitstellung von Daten für das CAFM-System (essentialsFM)
4. Sonderaufgaben
- Auf Weisung der Gruppenleitung
Bereitschaft zur Wahrnehmung von Ortsterminen, deren Zugang nicht immer barrierefrei ist
Anforderungen:
Bei Tarifbeschäftigten:
Abgeschlossene Ausbildung zur/zum als Verwaltungsfachangestellten, Kauffrau/-mann für Büromanagement
oder
abgeschlossener Verwaltungslehrgang I
oder
vergleichbare Fachkenntnisse
Bei Beamtinnen und Beamten:
Erfüllung der laufbahnrechtlichen Voraussetzungen für das zweite Einstiegsamt der Laufbahngruppe 1 der Laufbahnfachrichtung allgemeiner Verwaltungsdienst
Das als Anlage beigefügte bzw. auf „https://www.berlin.de/ba-mitte/karriere/stellenangebote“ abrufbare Anforderungsprofil ist Bestandteil der Stellenausschreibung. Das Anforderungsprofil gibt detailliert wieder, welche Kompetenzen die Stelle erfordert und ist Grundlage für die Auswahlentscheidung.
Frauen werden bei gleichwertiger Qualifikation (Eignung, Befähigung und fachliche Leistung) bevorzugt berücksichtigt.
Schwerbehinderte Menschen oder diesen gleichgestellte behinderte Menschen werden bei gleichwertiger Qualifikation (Eignung, Befähigung und fachliche Leistung) bevorzugt berücksichtigt.
Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund sind ausdrücklich erwünscht.
Sofern Sie bereits im öffentlichen Dienst beschäftigt sind, ist für das Auswahlverfahren eine aktuelle dienstliche Beurteilung erforderlich. Bitte veranlassen Sie, dass in Ihrer Personalakte eine entsprechende dienstliche Beurteilung enthalten ist. Zudem werden Sie gebeten, in Ihrer Bewerbung Ihr Einverständnis zur Einsichtnahme in Ihre Personalakte – auch durch die Beschäftigtenvertretungen – zu erklären.
Falls Sie nicht im öffentlichen Dienst tätig sind, fügen Sie ihrer Bewerbung bitte ein aktuelles qualifiziertes Arbeitszeugnis bei.
Die Übersendung eines Bewerbungsfotos ist nicht erforderlich.
Bei Interesse bewerben Sie sich bitte innerhalb von drei Wochen nach Veröffentlichung vorzugsweise online über das Karriereportal, der zentralen Bewerbungsplattform der Berliner Verwaltung, unter der folgenden Internetadresse:
Sollte Ihnen dies ausnahmsweise nicht möglich sein, senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen direkt an das Bezirksamt Mitte von Berlin (Kontaktdaten s. http://www.berlin.de/ba-mitte).