Sekretär*in (m/w/d)

Stellenangebot

Das Deutsche Archäologische Institut (DAI) ist eine im Geschäftsbereich des Auswärtigen Amtes tätige Bundesanstalt und betreibt Forschungen auf dem Gebiet der Altertumswissenschaften und seiner Nachbardisziplinen. Mit 20 Standorten im In- und Ausland ist das DAI die größte außeruniversitäre Forschungseinrichtung auf dem Gebiet der Archäologie und der Altertumswissenschaften in der Bundesrepublik Deutschland. Sie finden uns im Internet unter http://www.dainst.org.

Für die Orient-Abteilung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n

Sekretär*in (m/w/d)

(Kennziffer: 19/2026)

in Vollzeit im Rahmen eines unbefristeten Beschäftigungsverhältnisses. Eine Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich. Gehen entsprechende Bewerbungen ein, wird für den Arbeitsplatz geprüft, ob den Teilzeitwünschen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten (insbesondere hinsichtlich der Anforderungen des Arbeitsplatzes und der gewünschten Gestaltung der Teilzeit) entsprochen werden kann.

Für Tarifbeschäftigte richtet sich das Entgelt bei Vorliegen der tarifrechtlichen und persönlichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe 7 TV EntgO Bund. Bei Tarifbeschäftigten des Bundes ist zunächst eine Abordnung mit dem Ziel der Versetzung zum DAI vorgesehen.

Der Dienstort ist Berlin.

In der zentralen Rolle eines*r Sekretärs*in übernehmen Sie die zuverlässige Organisation des Sekretariats der Abteilung und stellen den reibungslosen Ablauf der damit verbundenen administrativen Prozesse sicher. Sie fungieren als wichtige Schnittstelle zwischen Abteilungsleitung, Institut sowie unseren nationalen und internationalen Partnern in Wissenschaft und Kultur. Zu Ihren Aufgaben gehört insbesondere die Büroorganisation (Terminplanung und -koordination, analoge und digitale Aktenverwaltung, Pflege von Verteilern und Daten), die organisatorische Betreuung unserer Gäste sowie die mündliche und schriftliche Korrespondenz in Deutsch und Englisch (idealerweise ergänzt durch eine weitere Fremdsprache). Zudem unterstützen Sie im Rahmen der Sekretariatsaufgaben bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen wie Konferenzen, Vorträgen und Empfängen.

Ihr Profil

Vorausgesetzt werden:

• eine abgeschlossene Berufsausbildung im Büromanagement, Fachangestellte*r für Bürokommunikation oder gleichwertige Kenntnisse und Erfahrungen (nachgewiesen durch Zeugnisse o.ä.)
• sehr gute mündliche und schriftliche Kenntnisse der deutschen (Muttersprache bzw. mindestens C1 Niveau) und englischen Sprache in Wort und Schrift (nachgewiesen mindestens B1 Niveau)
• sichere Beherrschung der modernen Bürokommunikation (nachgewiesen durch Zeugnisse, Zertifikate
• sehr gute PC-Kenntnisse, insbesondere in Microsoft Office und/oder Libre Office (nachgewiesen durch Zeugnisse, Zertifikate)

Wir freuen uns ergänzend über:

• Verwaltungskenntnisse bzw. Nachweis beruflicher Erfahrungen im beschriebenen Aufgabengebiet in einer öffentlichen oder privaten Einrichtung, vorzugsweise im Kulturbereich

• Kenntnisse in der Verwaltung und Abwicklung von finanziellen und organisatorischen Ressourcen
• Erfahrungen in der administrativen und organisatorischen Mitarbeit bei Veranstaltungen, Exkursionen oder Projekten

• sehr gutes Zeit- und Prioritätenmanagement sowie hohes Organisationsvermögen
• Kenntnisse im Projektmanagement
• Kenntnisse der Aufgaben und Ziele einer Forschungsinstitution sowie die Bereitschaft, sich in die spezifischen Belange der Orient-Abteilung und ihrer organisatorischen Belange einzuarbeiten
• gutes Kommunikations- und Informationsverhalten, Teamfähigkeit, Kooperationsbereitschaft, Lernbereitschaft, Flexibilität, Belastbarkeit sowie Zuverlässigkeit

Ihre Vorteile

Kulturnahe und abwechslungsreiche Aufgaben

Sie arbeiten in einer national wie international hoch angesehenen Forschungsinstitution, die die weltweite archäologische Forschung und Nachwuchsförderung, den Schutz von kulturellem Erbe sowie die kulturelle Verständigung und Zusammenarbeit zum Ziel hat. Mit Ihrer Arbeit unterstützen Sie unsere Wissenschaftler*innen auf vielfältige Weise und tragen somit auch zum Erreichen unserer Ziele bei.

Arbeitsplatzsicherheit

Ihr Beschäftigungsverhältnis ist bei uns sicher, auch in Krisenzeiten.

Faire und sichere Bezahlung

Ihre Bezahlung erfolgt transparent nach den Entgelt- bzw. Besoldungstabellen für den Bund. Ihr Gehalt steigt durch Erfahrungszeiten, Beförderungen und regelmäßig ausgehandelte Tarifverträge kontinuierlich. Tarifbeschäftigte erhalten zusätzlich eine betriebliche Altersversorgung sowie eine jährliche Sonderzahlung. Darüber hinaus schätzen wir besondere Leistungen auch finanziell wert.

Flexibles und familienfreundliches Umfeld

Wir sind ein familienfreundlicher Arbeitgeber und ermöglichen ein zeit- und ortsflexibles Arbeiten (Gleitzeit-/Teilzeit-/Mobilarbeit). In diesem Zusammenhang bieten wir Ihnen z.B. eine Rahmenarbeitszeit von 06.00 Uhr bis 22.00 Uhr, Stundenausgleich durch Gleittage an. Zur besseren Vereinbarkeit von Familie, Pflege und Beruf stellen wir unseren Beschäftigten kostenlos einen Familienservice zur Verfügung, der Beratungs- und Vermittlungsleistungen erbringt.

Motivierendes Arbeitsumfeld

Wir arbeiten respekt- und vertrauensvoll zusammen, fördern Eigeninitiative und geben Raum für Meinungen und kreative Ideen. Unsere Organisation ist von flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen geprägt.

Gute Entwicklungs- und Karriereperspektiven

Sie profitieren von vielfältigen Fortbildungsangeboten, guten Aufstiegs- und Beförderungs-chancen und individuellen Personalentwicklungsmöglichkeiten.

Urlaub

Wir gewähren Ihnen 30 Tage bezahlten Erholungsurlaub (bei einer Teilzeitbeschäftigung wird der Urlaubsanspruch entsprechend der tariflichen/gesetzlichen Vorgaben gewährt) und bieten Ihnen zusätzlich die Möglichkeiten von Sonder- und Bildungsurlaub.

Mobilitätszuschuss

Sie erhalten bei einem Dienstort in Deutschland von uns einen Zuschuss zu einem ÖPNV-Ticket (DeutschlandJobTicket o.a.).

Betriebliche Gesundheitsförderung

Wir bieten eine Mitgliedschaft im Sozialwerk des Auswärtigen Amtes an und ermöglichen so den Zugang zu vergünstigten Freizeit- und Erholungsangeboten. Zusätzlich profitieren Sie von der Kooperation mit Wellhub und erhalten über diese Wellness-Plattform Zugang zu zahlreichen Fitness-Studios, Online-Kursen zu Themen wie z. B. Meditation oder Ernährung und weiteren Angeboten.

Interessenvertretungen

Ihre Interessen werden bei uns von den Personalräten, der Schwerbehindertenvertretung und der Gleichstellungsbeauftragten vertreten.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung! Schicken Sie Ihre Unterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Ausbildungsnachweis, Arbeitszeugnisse, Arbeitsprobe etc.) bis zum

10.06.2026

möglichst in einer zusammengefassten PDF-Datei unter Angabe der Kennziffer 19/2026 an bewerbung@dainst.de. Bitte fügen Sie Ihren Bewerbungsunterlagen weiterhin den auf der Homepage des DAI unter https://www.dainst.org/karriere/bewerben-am-dai (Formularcenter) eingestellten Bewerbungsbogen „Verwaltung“ ausgefüllt sowie eine Einverständniserklärung zur Einsicht in Ihre Personalakte, sofern Sie bereits im öffentlichen Dienst tätig sind, bei.

Haben Sie noch Fragen zu unserem Stellenangebot?

Dann kontaktieren Sie uns für weitere Auskünfte! Schreiben Sie eine E-Mail an bewerbung@dainst.de oder rufen Sie bei fachlichen Fragen Frau van Eß unter 030 / 187711-170 an.

Weitere Hinweise:

Bewerber*innen (m/w/d) mit Schwerbehinderung oder diesen gleichgestellte Personen werden bei gleicher Eignung entsprechend den gesetzlichen Grundlagen bevorzugt berücksichtigt.

Das DAI gewährleistet gemäß BGleiG die berufliche Gleichstellung unabhängig vom Geschlecht und unterstützt die Vereinbarkeit von Beruf und Familie, indem flexible Arbeitszeiten gelebt und Teilzeitmodelle im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten realisiert werden. Eine Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich. Gehen entsprechende Bewerbungen ein, wird für den Arbeitsplatz geprüft, ob den Teilzeitwünschen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten (insbesondere hinsichtlich der Anforderungen des Arbeitsplatzes und der gewünschten Gestaltung der Teilzeit) entsprochen werden kann.

Vielfalt ist einer unserer zentralen Organisationswerte. Deshalb begrüßen wir Bewerbungen unab­hängig von Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion und Weltanschauung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung behandeln wir Ihre personenbezogenen Daten mit größ­ter Sorgfalt und Diskretion. Unsere Datenschutzinformation finden Sie auf unserer Webseite unter www.dainst.org/datenschutz. Diese informiert Sie gemäß Art. 13 DSGVO über den Umfang und die Art und Weise der Verarbeitung sowie über Ihre diesbezüglichen Rechte.