Teamassistent*in / Fremdsprachensekretariat (w/m/d)

Teamassistent*in / Fremdsprachensekretariat (w/m/d)

Team: Stabsstelle Sicherheit

Das Max-Delbrück-Centrum für Molekulare Medizin in der Helmholtz-Gemeinschaft hat sich zum Ziel gesetzt, die Medizin von morgen durch unsere Entdeckungen von heute zu verändern. An unseren Standorten in Berlin-Buch, Berlin-Mitte, Heidelberg und Mannheim arbeiten unsere Forschenden interdisziplinär zusammen, um die Komplexität von Krankheiten auf Systemebene zu entschlüsseln – von Molekülen und Zellen bis hin zu Organen und dem gesamten Organismus. In Partnerschaften mit Wissenschaft, Klinik und Industrie sowie in globalen Netzwerken streben wir danach, biologische Erkenntnisse in Anwendungen zu überführen, um gesundheitliche Abweichungen früh zu erkennen, personalisierte Therapien zu entwickeln und letztendlich die Prävention von Krankheiten zu ermöglichen. Das 1992 gegründete Max Delbrück Center inspiriert und fördert heute einen vielfältigen Talentpool von rund 1.800 Menschen aus mehr als 70 Ländern. Wir werden zu 90 Prozent vom Bund und zu 10 Prozent vom Land Berlin finanziert.

Organisation liegt Ihnen im Blut und Sie behalten auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick? Dann werden Sie Teil unserer Stabsstelle Sicherheit und unterstützen Sie das Team als zentrale Schnittstelle im Arbeitsalltag.

Ihre Aufgaben

• Unterstützung der Stabsstellenleitung bei administrativen, organisatorischen und koordinierenden Aufgaben
• Organisation des Tagesgeschäfts inklusive E‑Mail- und Postbearbeitung, Telefon, Schriftverkehr sowie digitaler Ablage in Deutsch und Englisch
• Termin- und Kalendermanagement sowie Organisation und Vor‑​/Nachbereitung von Meetings und Sitzungen
• Organisation und Abrechnung von Dienstreisen sowie Durchführung von Bestellungen über das Einkaufsportal
• Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter*innen, fachbezogene Recherchen und Pflege der IntraMax-Seite
• Eigenständige Organisation der arbeitsmedizinischen Vorsorge und Koordination sicherheitsrelevanter Schulungen
• Pflege und Aktualisierung von Datenbanken und Übersichten zu Ersthelfenden, Brandschutzhelfenden, Sicherheitsbeauftragten und Gentechnik
• Organisation und Verteilung von Erste-Hilfe-Materialien
• Aufbereitung von Kostenstellen- und Budgetdaten aus SAP in Excel
• Vertretungsweise Unterstützung im Bereich Gefahrstoffe und Unfallanzeigen
• Teilnahme an der MDC-Sekretariatsrunde und Weitergabe relevanter Informationen innerhalb der Stabsstelle

Ihr Profil

• abgeschlossene Berufsausbildung als Fremdsprachensekretär*in, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation mit entsprechendem Fremdsprachennachweis oder eine vergleichbare Qualifikation
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Sekretariat oder Büroorganisation
• sicherer Umgang mit den gängigen IT‑ und Microsoft-Office-Anwendungen
• selbstständige, strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise
• ausgeprägtes Organisationstalent und ein hohes Maß an Eigeninitiative
• verantwortungsbewusster und diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen und personenbezogenen Daten
• lösungsorientierte und zuverlässige Arbeitsweise
• offene, kommunikative und teamorientierte Persönlichkeit
• Kenntnisse im Bereich Datenschutz und Vertraulichkeit
• idealerweise Erfahrung mit Verwaltungsabläufen in öffentlichen oder wissenschaftlichen Einrichtungen

Ihre Benefits

• internationales Arbeitsumfeld mit Kommunikation in englischer und deutscher Sprache
• interessante Karrieremöglichkeiten und umfangreiches Qualifizierungs- und Weiterbildungsangebot
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf zertifiziert durch das Audit berufundfamilie
• vielfältige Unterstützung für „Neu-Berliner*innen“ (Welcome & Family Office)

Außerdem profitieren Sie von:

• einer Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst des Bundes (TVöD-Bund), inklusive zusätzlicher betrieblicher Altersversorgung
• einem sicheren Arbeitsplatz
• flexiblen Arbeitszeiten und Unterstützungsangeboten für die Kinderbetreuung
• der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• einem idyllischen grünen Campus, der bestens mit Fahrrad, ÖPNV oder dem Auto zu erreichen ist
• einer kostenlosen Nextbike-Nutzung vom S-Bahnhof Buch bis zum Campus
• Zuschuss zum Jobticket sowie Vergünstigungen in der Campus-Mensa
• betriebliches Gesundheitsmanagement mit Fitness-Center
• zusätzlichen Gesundheitsleistungen wie Grippeschutz-Impfung, Sehtest, Ergonomie-Beratung am Arbeitsplatz

Vergütung bis EG 8

Beschäftigungsumfang Teilzeit
Die Anzahl der Wochenstunden beträgt 19,5 Stunden.

Gewünschter Eintrittstermin 1. Oktober 2026

Befristung unbefristet

Bewerbungsfrist 7. September 2026

Chancengleichheit, Vielfalt und Inklusion

Exzellenz in Wissenschaft und Innovation braucht Vielfalt, Inklusion und gegenseitigen Respekt. Am Max Delbrück Center setzen wir uns für ein Arbeitsumfeld ein, das diese Werte aktiv lebt – ein Umfeld, in dem Menschen unterschiedlichster Herkunft sich wissenschaftlich, beruflich und persönlich weiterentwickeln können. Als werteorientiertes Forschungsinstitut sind wir überzeugt, dass Vielfalt in Denken, Erfahrung und Identität wesentlich für unsere Mission ist: die biomedizinische Forschung voranzutreiben, um die Medizin von morgen zu gestalten. Wir fördern eine Kultur der Neugier, Kreativität und Zusammenarbeit sowie ein gemeinsames Verantwortungsbewusstsein für Chancengleichheit und Offenheit. Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen jeden Geschlechts, unterschiedlicher kultureller Hintergründe, Lebenswege und Perspektiven – besonders von jenen, die neue Blickwinkel einbringen und mit Teamgeist unsere internationale Gemeinschaft bereichern möchten. Die Auswahl der Bewerber*innen erfolgt auf Grundlage von Qualifikation und Erfahrungen, frei von jeglicher Diskriminierung. Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sind ausdrücklich erwünscht; geeignete Unterstützungsmaßnahmen stellen wir selbstverständlich zur Verfügung.

Kontakt

Alexander Dräger 
Stabsstelle Sicherheit
alexander.draeger@mdc-berlin.de

Bitte reichen Sie Ihre aussage­kräftige Bewerbung über unser Online-Portal mit Motivations­schreiben, Lebenslauf (ohne Foto, ohne Altersangabe und ohne Informationen über Ihren Familienstand) und weitere relevante Anlagen ein.

Haben Sie einen ausländischen Abschluss, reichen Sie bitte einen Nachweis über die Anerkennung Ihres Masterabschlusses in Deutschland mit der Bewerbung ein. Der Nachweis kann über die Datenbank anabin ermittelt und als PDF-Anlage zur Bewerbung erfolgen. Nähere Informationen finden Sie unter Recognition of Degrees and Achievements.

Informationen zu fairer Mobilität finden Sie hier: https://www.fair-labour-mobility.eu/.

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MDC Berlin-Buch
Robert-Rössle-Straße 10
13125 Berlin