Veranstaltungskauffrau*kaufmann (m/w/d) im Bereich Veranstaltungsmanagement
Abteilung Kommunikation, Marketing und Veranstaltungsmanagement - Referat Veranstaltungsmanagement
Veranstaltungskauffrau*kaufmann (m/w/d) im Bereich Veranstaltungsmanagement - E 9a TV-L HU (befristet bis 31.12.2033; Teilzeitbeschäftigung ggf. möglich)
Die 1810 gegründete Humboldt-Universität zu Berlin ist eine der führenden deutschen Hochschulen. Als Volluniversität mit über 36.000 Studierenden verbindet sie Forschungsexzellenz mit innovativer Nachwuchsförderung. Ihre internationalen Netzwerke, interdisziplinären Forschungskooperationen sowie ihre progressiven Lehrkonzepte prägen den Wissenschaftsstandort Berlin. Die Humboldt-Universität verfügt über den Status einer Exzellenzuniversität.
Das Referat Veranstaltungsmanagement mit Sitz im Hauptgebäude der Humboldt- Universität zu Berlin ist in der Abteilung Kommunikation, Marketing und Veranstaltungsmanagement angesiedelt. Hier werden zahlreiche zentrale Veranstaltungen konzipiert und organisiert. Dazu zählen z. B. die Lange Nacht der Wissenschaften, der Neuberufenen-Empfang, die Immatrikulationsfeier und ausgewählte Veranstaltungsformate im Humboldt Labor.
Ihre Aufgaben:
- Planung, Organisation und Durchführung externer und interner universitärer Veranstaltungen und Ausstellungen:
- Planung verschiedener Veranstaltungsformate für zentrale universitäre Events sowie für Events der Berlin University Alliance unter Berücksichtigung und Bewertung von u. a. organisatorischen, rechtlichen und sicherheitsrelevanten Rahmenbedingungen
- Berücksichtigung der Spezifik von Stakeholdergruppen und damit verbundener besonderer Herausforderungen unter Beachtung zentraler Kommunikationsziele der HU
- kaufmännische Vorbereitung der Veranstaltungsformate, insb. Kostenvor- und Nachkalkulation inkl. Controlling
- Einholung, Vergleich und Zuschlagserteilung von Dienstleisterangeboten
- Vorbereitung sowie Prüfung von Vertragsunterlagen sowie Unterstützung bei der Durchführung von Vergabeverfahren
- Erstellung von Ablauf-, Kommunikations- und Projektmanagementplänen
- Aktualisierung relevanter Online-Plattformen und Veranstaltungssoftware
- Verteilerpflege
- Kommunikation mit und Koordination der Dienstleister und Gewerke einschließlich der Bereitstellung von Technik und Ausstattung
- Kommunikation mit nationalen und internationalen Projektleitenden und deren Koordination
- Abwicklung / Nachbereitung der Veranstaltungsformate inkl. Abrechnung
- Erfolgskontrolle und Nachlese für Folgeveranstaltungen
- Bearbeitung von Raumanfragen
- Newsletter-Erstellung
- Begleitung von Auszubildenden des Referats
Das bringen Sie mit:
- abgeschlossene Berufsausbildung zum/zur Veranstaltungskaufmann*frau oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
- vertiefte Kenntnisse und Erfahrungen rund um die Themen Veranstaltungsorganisation, -durchführung und -sicherheit
- Kenntnisse im Bereich Kostenplanung, Budgetierung und Kostencontrolling
- Kenntnisse der Datenschutz-Grundverordnung
- Kenntnisse im Sicherheits- und Brandschutzrecht (inkl. technische Sicherheit)
- Kenntnisse von Tagungsmanagementsystemen, Veranstaltungssoftware und Verteilerdatenbanken
- sichere Beherrschung der deutschen Sprache (mind. C1-Niveau)
- gute Englischkenntnisse (mind. B1-Niveau)
- sehr gute Anwenderkenntnisse der gängigen Office-Programme
- ausgeprägte strukturierte Arbeitsweise, sehr gutes Zeit- und Aufgabenmanagement
- ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Zuverlässigkeit
- Teamfähigkeit, Flexibilität und Serviceorientierung
- Bereitschaft zur gelegentlichen Arbeit in Abendstunden und am Wochenende
- Bereitschaft zur Fort- und Weiterbildung
Das wäre wünschenswert:
- Kenntnisse im Haushaltsrecht und Erfahrungen in der Bewirtschaftung öffentlicher Mittel und Drittmittel
- Kenntnisse des Vergaberechts und des Vertragsrechts
- Ausbilderschein für den Ausbildungsberuf Veranstaltungskauffrau/-kaufmann
Unser Angebot:
- ein modernes Arbeitsumfeld
- eine tarifliche Eingruppierung (TV-L)
- abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Aufgaben
- eine strukturierte Einarbeitung
- flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit)
- sehr gute Weiterbildungsmöglichkeiten
- betriebliche Altersvorsorge für den öffentlichen Dienst (VBL Classic)
- ein attraktives Firmenticket/Deutschlandticket-Job (Zulage)
- Hochschulsport sowie weitere Benefits
Als familiengerechte Hochschule fördern wir die Vereinbarkeit von Beruf und Familie.
Ihr Weg an die HU:
Ihre vollständige Bewerbung richten Sie bitte unter Angabe der Kennziffer AN/179/26 an die Humboldt-Universität zu Berlin, Präsidialbereich, Abt. Kommunikation, Marketing und Veranstaltungsmanagement, Referat VIII C, Christin Knacke, Unter den Linden 6, 10099 Berlin oder bevorzugt per E-Mail in einer PDF-Datei an bewerbungen.pb@hu-berlin.de.
Erforderliche Bewerbungsunterlagen:
- Motivationsschreiben
- tabellarischer Lebenslauf
- Nachweis der erforderlichen Qualifikation (Zeugnisse, Urkunden, Weiterbildungsnachweise)
- Arbeitszeugnisse oder Beurteilungen
Für Fragen zur Ausschreibung und zum Aufgabengebiet steht Ihnen Christin Knacke (christin.knacke@hu-berlin.de) gern zur Verfügung.
Die Besetzung der Stelle ist zum 01.01.2027 vorgesehen. Die Bewerbungsgespräche werden voraussichtlich Ende Oktober 2026 stattfinden.
Zur Sicherung der Gleichstellung sind Bewerbungen qualifizierter Frauen besonders willkommen. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationsgeschichte sind ausdrücklich erwünscht. Da wir Ihre Unterlagen nicht zurücksenden, bitten wir Sie, Ihrer Bewerbung nur Kopien beizulegen.
Die Humboldt-Universität zu Berlin ist tarifgebunden und wendet den TV-L HU an. Informationen zur Eingruppierung und zum Jahresentgeltrahmen finden Sie hier: https://hu.berlin/ETRL.
Datenschutzrechtliche Hinweise zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Ausschreibungs- und Auswahlverfahrens finden Sie auf der Homepage der Humboldt-Universität zu Berlin: https://hu.berlin/DSGVO.