Verwaltungsbeschäftigte*r (m/w/d)
Zentraleinrichtung Universitätsbibliothek – Abteilung Verwaltung
Verwaltungsbeschäftigte*r (m/w/d) mit 92 v. H. der regelmäßigen Arbeitszeit – E 9a TV-L HU ((Vertretungseinstellung, befristet vorauss. bis 28.10.2026 und ggf. anschließender Elternzeit bis 01.09.2028)
Die 1810 gegründete Humboldt-Universität zu Berlin zählt zu den führenden Hochschulen Deutschlands. Als Volluniversität mit über 36.000 Studierenden verbindet sie exzellente Forschung mit innovativer Nachwuchsförderung. Ihre internationalen Netzwerke, interdisziplinären Forschungskooperationen und progressiven Lehrkonzepte prägen den Wissenschaftsstandort Berlin. Die Humboldt-Universität trägt den Status einer Exzellenzuniversität.
Die Universitätsbibliothek (UB) der Humboldt-Universität zu Berlin versorgt seit fast 200 Jahren Studierende, Lehrende und Forschende mit wissenschaftlicher Fachliteratur. Neben ihrer Rolle als Informationszentrum sind die verschiedenen Standorte der UB auch wichtige Orte des akademischen Austauschs. An der UB sind zzt. ca. 300 Personen beschäftigt.
Die ausgeschriebene Stelle ist in der Verwaltung der Universitätsbibliothek angesiedelt. Sie verbindet die Bearbeitung von Personal- und Haushaltsangelegenheiten mit koordinierenden und organisatorischen Aufgaben im zentralen Sekretariat der Universitätsbibliothek.
Für unser Team suchen wir eine verantwortungsbewusste, sorgfältig und strukturiert arbeitende Persönlichkeit mit ausgeprägter Organisations- und Kommunikationskompetenz, die Freude an einer abwechslungsreichen Tätigkeit in einem vielfältigen administrativen Umfeld der Universitätsbibliothek mitbringt.
Ihre Aufgaben:
- Bearbeitung von Aufgaben in der Haushalts-, Drittmittel- und Verwaltungsbewirtschaftung einschließlich Unterstützung bei der Mittelplanung, -überwachung und -abrechnung
- Bearbeitung von Rechnungen, Umbuchungen sowie Mitwirkung bei Beschaffungs- und Bestellvorgängen unter Beachtung der einschlägigen rechtlichen Vorgaben
- Unterstützung bei der Abwicklung von Personalangelegenheiten, insbesondere Prüfung und Vorbereitung von Personalanträgen sowie Mitwirkung im Bewerbungsmanagement
- administrative Unterstützung der Direktion und Abteilungsleitungen im Rahmen eines zentralen Sekretariats
- Organisation und Koordination des Sekretariats einschließlich Termin-, Fristen- und Ablaufkoordination sowie interner und externer Abstimmungen
- Bearbeitung der Korrespondenz sowie des Schriftverkehrs in deutscher und englischer Sprache
- Vor- und Nachbereitung sowie organisatorische Begleitung von Sitzungen, Veranstaltungen, Workshops und Dienstreisen
- Pflege, Verwaltung und strukturierte Ablage von Dokumenten, Akten und digitalen Informationssystemen
- Qualitätssicherung von Schriftgut, insbesondere formale Prüfung und Korrekturlesen
- Mitwirkung bei der Weiterentwicklung und Dokumentation administrativer Abläufe und Prozesse
Das bringen Sie mit:
- abgeschlossene Ausbildung in einem Verwaltungsberuf bzw. gelichwertige Kenntnisse und Erfahrungen
- Kenntnisse in Verwaltungsabläufen sowie in organisatorischen Strukturen einer Hochschule oder vergleichbaren Einrichtung
- Kenntnisse im Haushalts-, Personal- und Verwaltungsrecht sowie im Bereich Drittmittel und Beschaffung
- Kenntnisse im Umgang mit Datenschutz und vertraulichen Daten, insbesondere im Personalbereich
- sehr gute Anwenderkenntnisse in MS Office sowie in digitalen Dokumenten- und Workflowmanagementsystemen
- Grundkenntnisse digitaler Tools und Anwendungen, ggf. auch KI-gestützter Systeme
- sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens C1) sowie gute Englischkenntnisse (mindestens B1)
- strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise mit guter Organisationsfähigkeit
- hohes Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Zuverlässigkeit
- Fähigkeit zur Priorisierung und Bearbeitung mehrerer Aufgaben parallel
- ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie sicheres Auftreten im Kontakt mit unterschiedlichen Zielgruppen
- serviceorientiertes und lösungsorientiertes Arbeiten im administrativen Umfeld
- Flexibilität, Belastbarkeit und Bereitschaft zur Übernahme wechselnder Aufgaben
Wir bieten Ihnen:
- ein spannendes und abwechslungsreiches Aufgabenfeld
- ein offenes, modernes und dynamisches Arbeitsumfeld
- eine tarifliche Eingruppierung (TV-L)
- die Altersvorsorge für den öffentlichen Dienst (VBL)
- flexible, geregelte Arbeitszeiten (Gleitzeit)
- ein attraktives Firmenticket/Deutschlandticket-Job
- Möglichkeit zum anteiligen mobilen Arbeiten
- Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- Weiterbildungsangebote
- Hochschulsport sowie weitere Benefits
Ihr Weg zu uns:
Ihre vollständige Bewerbung richten Sie bitte unter Angabe der Kennziffer AN/124/26 an die Humboldt-Universität zu Berlin, ZE Universitätsbibliothek, Verwaltung, Unter den Linden 6, 10099 Berlin oder bevorzugt per E-Mail in einer einzigen PDF-Datei an ub.bewerbung@ub.hu-berlin.de.
Erforderliche Bewerbungsunterlagen:
- Motivationsschreiben
- tabellarischer Lebenslauf
- relevante Zeugnisse
Für Rückfragen steht Ihnen Michael Ullrich (michael.frank.ullrich@ub.hu-berlin.de, 030-2093-99240, Bereichsleitung Verwaltung) gerne zur Verfügung.
Die Besetzung der Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt vorgesehen.
Zur Sicherung der Gleichstellung sind Bewerbungen qualifizierter Frauen besonders willkommen. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund sind ausdrücklich erwünscht. Da wir Ihre Unterlagen nicht zurücksenden, bitten wir Sie, Ihrer Bewerbung nur Kopien beizulegen.
Die Humboldt-Universität zu Berlin ist tarifgebunden und wendet den TV-L HU an. Informationen zur Eingruppierung und zum Jahresentgeltrahmen finden Sie hier: https://hu.berlin/ETRL