Office Manager*in (m/w/d)

In der Fakultät für Psychologie und Sportwissenschaft, Abteilung Sportwissenschaft ist die folgende Position zu besetzen:

Office Manager*in (m/w/d)

Die Universität Bielefeld wurde im Jahr 1969 mit explizitem Forschungsauftrag und hohem Anspruch an die Qualität einer forschungsorientierten Lehre gegründet. Für rund 25.000 Studierende und ca. 3.500 Bedienstete umfasst sie heute 14 Fakultäten: Geistes-, Natur-, Sozial- und Technikwissenschaften bis hin zu Medizin. Sie ist ein attraktiver, familiengerechter Arbeits- und Studienort, der sich durch eine offene Kommunikationskultur, gelebte Interdisziplinarität, Vielfalt und die Freiheit zur persönlichen Entfaltung auszeichnet. Die Abteilung Sportwissenschaft sucht eine*n hoch motivierte*n und engagierte*n Office Manager*in im Arbeitsbereich Sport und Gesellschaft sowie Sport und Wirtschaft.

Aufgaben: 

• Führung eines Sekretariats (55 %), insbesondere Bearbeitung eingehender Post, Telefonate und Mails, schriftliche und mündliche Korrespondenz und Lektorat (auch in englischer Sprache), Unterstützung bei Beschaffungsangelegenheiten, Überwachung der Haushaltskonten, fortlaufende Pflege von Datenbanken und Webseiten, Organisation von Dienstreisen, Abrechnung von Reisekosten, Verwaltung und Organisation von Personalangelegenheiten (u. a. Überwachung der Buchungen von Personal und Hilfskräften, Einstellungen von Hilfskräften), Mitwirkung bei der Organisation von wissenschaftlichen Fachtagungen, Mitwirkung bei administrativen Aufgaben im Bereich Lehre, Verwaltung, Prüfungen
• verwaltungsmäßige Vorbereitung und Durchführung von Forschungs-/Drittmittelprojekten (45 %), insbesondere übergreifende Finanzplanung und laufende Überwachung, Vorbereitung der Mittelabrufe und Verwendungsnachweise

Notwendige Anforderungen:

• erfolgreich abgeschlossene Ausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf (z. B. Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I, Industriekauffrau*mann, Kauffrau*mann für Büromanagement); alternativ: sonstige geeignete abgeschlossene Ausbildung bzw. Qualifikation
• gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache
• sicherer Umgang mit MS-Office (Word, PowerPoint, Excel) sowie Internetkommunikation (E-Mail)
• sicherer Umgang mit SAP
• gutes Gespür für Zahlen
• strukturierte, detailgenaue und sehr selbstständige Arbeitsweise
• hohes Verantwortungsbewusstsein
• ausgeprägte Teamfähigkeit
• gute Kommunikationsfähigkeit und ausgeprägte Serviceorientierung

Das wünschen wir uns: 

• einschlägige Berufserfahrung
• Erfahrung in der Drittmittelverwaltung
• Erfahrung bei der Abwicklung von Haushaltsangelegenheiten

Unser Angebot:

• interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
• Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
• flexible Arbeitszeiten
• 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche und zusätzlich arbeitsfrei am 24.12. und 31.12.
• FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
• Möglichkeit einer befristeten Umsetzung für Beschäftigte der Universität Bielefeld
• Mitgliedschaft bei „FairNetzt“ - Sekretariatsnetzwerk der Universität Bielefeld für kollegialen Austausch und gemeinsame Aktivitäten
• gute Verkehrsanbindung
• betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
• kollegiale Zusammenarbeit
• offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
• spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
• modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
• vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten etc.)

Interessiert? 

Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über den folgenden Link erreichen: Bewerbungsformular .