Sekretär*in (m/w/d)
In der Fakultät für Wirtschaftswissenschaften ist die folgende Position zu besetzen:
Sekretär*in (m/w/d)
Kennziffer: Tech26154; Start nächstmöglich; Teilzeit 50 %; Vergütung nach E6 TV-L; befristet
Als Sekretär*in werden Sie Teil der Teams zweier eng zusammenarbeitender Professuren der Fakultät für Wirtschaftswissenschaften (Human Resource and Family Business Management sowie BWL, insb. Führung von Familienunternehmen). In dieser Position unterstützen Sie die Professuren in organisatorischen und administrativen Aufgaben rund um Forschung und Lehre und stehen im Austausch mit Wissenschaftler*innen, Studierenden, Kolleg*innen der Fakultät sowie mit externen Partner*innen, etwa Unternehmen aus der Region oder wissenschaftlichen Gästen.
Die Stelle ist aufgrund einer Vertretungssituation zunächst befristet zu besetzen. Je nach weiterer Entwicklung können sich im Verlauf der Beschäftigung ggf. Möglichkeiten für eine Verlängerung ergeben.
Ihre Aufgaben
Im Rahmen der allgemeinen Sekretariatsaufgaben fallen folgende Tätigkeiten an:
- Führung eines Sekretariats, Auskunftserteilung (teilweise in englischer Sprache)
- allgemeine Verwaltungsaufgaben (z. B. Reisekostenabrechnungen, Pflege der Homepage, Unterstützung bei der Organisation von Tagungen, Gästebetreuung etc.)
- Terminvereinbarung und -koordination
- Erledigung der Korrespondenz, Schreiben und Korrekturlesen deutscher und englischer Texte, einschließlich Erstellen von Tabellen und Abbildungen
- sekretariatsmäßige Abwicklung von Prüfungsangelegenheiten
- Abwicklung von Beschaffungen im SRM-System
- sekretariatsmäßige Unterstützung bei Drittmittelprojekten
- Vorbereitung und Betreuung von Personalangelegenheiten, insbesondere von Hilfskräften
Ihr Profil
Das erwarten wir:
- abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Ausbildungsberuf (z. B. als Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I, Fremdsprachensekretär*in, Sekretär*in, Kauffrau*mann für Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellte*r)
- alternativ: sonstige abgeschlossene Ausbildung bzw. Qualifikation mit mehrjähriger geeigneter Berufserfahrung
- gute Englischkenntnisse im schriftlichen, Grundlagenkenntnisse im mündlichen Bereich
- gute schreibtechnische Fertigkeiten sowie sehr gute Deutschkenntnisse (v. a. Rechtschreibung, Grammatik)
- sehr gute Kenntnisse im Umgang des Programmpakets MS-Office (insbesondere Word, Excel, PowerPoint)
- Beherrschung moderner Bürokommunikationsmittel sowie Erfahrung im Umgang mit E-Mail und Internet-Recherche
- Aufgeschlossenheit gegenüber dem Wissenschaftsbetrieb
- gute Kommunikationsfähigkeit sowie verbindliches und freundliches Auftreten
- ausgeprägtes Organisationsgeschick und Teamfähigkeit
- selbstständige, eigenverantwortliche und engagierte Arbeitsweise
Das wünschen wir uns:
- Erfahrung in der Führung eines Sekretariates
- Erfahrungen in der (Hochschul-)Verwaltung
- Erfahrungen/Kenntnisse im Umgang mit ekVV und der Betreuung von Internetseiten
Unser Angebot
- Vergütung nach E6 TV-L
- befristet für die Dauer der Elternzeit der*des Stelleninhaber*in, längstens bis zum 17.09.2027 (§ 14 Abs. 1 Nr. 3 TzBfG i. V. m. § 21 BEEG )
- Teilzeit 50 %
- interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
- Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
- Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- Mitgliedschaft bei „FairNetzt“ - Sekretariatsnetzwerk der Universität Bielefeld für kollegialen Austausch und gemeinsame Aktivitäten
- Möglichkeit einer befristeten Umsetzung für Beschäftigte der Universität Bielefeld
- fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
- flexible Arbeitszeiten
- betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
- kollegiale Zusammenarbeit
- offene und freundliche Arbeitsatmosphäre
- spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
Interessiert?
Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über diesen Link erreichen.
Kontakt
- Alexander Nübel
- 0521 106-3831
- alexander.nuebel@uni-bielefeld.de
Anschrift
- Universität Bielefeld
- Fakultät für Wirtschaftswissenschaften
- Alexander Nübel
- Postfach 10 01 31
- 33501 Bielefeld
Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert. Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk. Bewerbungen von geeigneten schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht. An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeit vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.