Teamassistent*in / Office Manager*in (m/w/d) im Fremdsprachensekretariat

Die Fakultät für Linguistik und Literaturwissenschaft bietet das größte, interdisziplinär geprägte Studien- und Forschungsangebot unter den Fakultäten der Universität Bielefeld. Zur Verstärkung unseres Teams ist in der Fakultät für Linguistik und Literaturwissenschaft eine Stelle als Teamassistent*in / Office Manager*in (m/w/d) im Fremdsprachensekretariat zu besetzen. Als Stelleninhaber*in sind Sie für bis zu vier Professor*innen und für deren zentralen Belange zuständig, die durch hohe Internationalität, Interkulturalität und Austausch geprägt sind.

Informationen zur Fakultät, unseren Studiengängen u. a. finden Sie unter: https://www.uni-bielefeld.de/fakultaeten/linguistik-literaturwissenschaft/index.xml.

Ihre Aufgaben

Allgemeine Sekretariatsaufgaben (ca. 90 %), insbesondere:

• selbständige und verantwortungsvolle Büroorganisation des Sekretariats
• Unterstützung bei der Lehrveranstaltungsvorbereitung, u. a. Eintragungen ins eKVV
• Planung und Unterstützung bei der Durchführung der schriftlichen Prüfungen
• Erledigung von Korrespondenz sowie Auskunftserteilung auf telefonischen, postalischen oder elektronischen Kommunikationswegen
• Terminmanagement, Wiedervorlage, Postein- und -ausgang sowie Aktenführung
• diverse Schreibtätigkeiten (neben der allgemeinen Korrespondenz auch Aktenvermerke, Berichte, Protokolle, Synopsen etc.)
• Betreuung der Internetauftritte sowie Forschungs- und Publikationsdatenbanken der Arbeitsbereiche
• Unterstützung bei der Organisation von wissenschaftlichen Tagungen, Workshops, Kolloquien und
• Exkursionen sowie Betreuung der Gastwissenschaftler*innen

Die Wahrnehmung der o. g. Aufgaben erfolgt zu 50 % in spanischer Sprache.

Mitarbeit in Finanzangelegenheiten und Drittmittelprojekten der Arbeitsbereiche (ca. 10 %), insbesondere:

• Ermittlung von Finanzbedarfen
• Überwachung des Mittelabflusses und der verfügbaren Mittel mittels SAP
• Erstellung einfacher Ausgabeübersichten
• Unterstützung in Beschaffungsangelegenheiten

Unser Angebot

• Vergütung nach E7 TV-L
• unbefristet
• Vollzeit
• interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten

• Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• sicherer Arbeitsplatz
• fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
• flexible Arbeitszeiten
• 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche und zusätzlich arbeitsfrei am 24.12. und 31.12.
• FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
• Mitgliedschaft bei „FairNetzt“ - Sekretariatsnetzwerk der Universität Bielefeld für kollegialen Austausch und gemeinsame Aktivitäten
• gute Verkehrsanbindung
• betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
• kollegiale Zusammenarbeit
• offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
• spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
• modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
• vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten etc.)

Ihr Profil

Das erwarten wir

• abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf (z. B. als Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I, Kauffrau*mann für Büromanagement)
• alternativ: sonstige abgeschlossene Ausbildung mit mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung
• nachgewiesene Kenntnisse der spanischen Sprache auf B2-Niveau des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen (z. B. Ausbildung zum*zur Fremdsprachenassistent*in oder zum*zur Fremdsprachensekretär*in, IHK-Zeugnis o. ä.)
• Aufgeschlossenheit gegenüber dem Wissenschaftsbetrieb
• gute Anwendungskenntnisse im Bereich der Datenverarbeitung und in gängiger Software (MS Office, Internetbrowser etc.)
• Freude am Umgang mit unterschiedlichsten Personengruppen
• kooperativer und teamorientierter Arbeitsstil
• selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
• sehr gute Kommunikationsfähigkeit
• Flexibilität
• Bereitschaft, sich in digitale Prozesse und Formate einzuarbeiten

Das wünschen wir uns

• gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Französischkenntnisse in Wort und Schrift
• Erfahrungen in der Führung eines Sekretariats
• Erfahrungen in der (Hochschul-)Verwaltung
• Kenntnisse in der Haushalts- und Drittmittelverwaltung
• SAP-Kenntnisse

Interessiert?

Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über den unten stehenden Button "JETZT BEWERBEN" erreichen.

Bewerbungsfrist: 29.07.2026