Verwaltungsfachkraft (w/m/d) für die Kurs- und Teilnehmendenverwaltung

Die Kreisvolkshochschule (KVHS) Saarpfalz-Kreis ist die kommunale Einrichtung für Weiterbildung im Saarpfalz-Kreis. Mit rund 4.000 Unterrichtsstunden pro Jahr, fünf Dependancen und einem vielfältigen Programm von Sprachen über Gesundheit bis hin zu digitaler Bildung gestalten wir lebenslanges Lernen in der Region.

Sie möchten Ihre Kenntnisse in der Verwaltung praxisnah einbringen? Sie arbeiten sorgfältig, serviceorientiert und zuverlässig und haben Freude an klaren Abläufen? Dann freuen wir uns auf Ihre Unterstützung in unserem Team.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir zur Verstärkung unseres Teams in der Kreisvolkshochschule

eine Verwaltungsfachkraft (w/m/d) für die Kurs- und Teilnehmendenverwaltung.

Allgemeine Stelleninformationen:

• Standort: 66440 Blieskastel, Am Schloß 11
• Arbeitszeitumfang: Vollzeit (39 Wochenstunden). Teilzeitbeschäftigung ist grund­sätzlich möglich. Eingehende Bewerbungen mit Teilzeitwünschen werden im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten (Anforderungen der Stelle, gewünschter Umfang und Verteilung der Arbeitszeit etc.) berücksichtigt.
• Beschäftigungsart: Unbefristet
• Vergütung: Entgeltgruppe 7 TVöD
• Bewerbungsfrist: 24.05.2026

Ihr zukünftiges Aufgabengebiet:

Für unser Team suchen wir eine*n engagierte*n Kollegin/Kollege (w/m/d), die/der mit Eigeninitiative, Organisationstalent und Teamgeist vielfältige Aufgaben im Verwaltungs­bereich der KVHS übernimmt. Hierzu zählt u. a.:

• Erledigung und Organisation aller sekretariatstypischen Aufgaben wie Telefon­dienst, Schriftverkehr, Postein- und -ausgang, Ansprechperson für Teil­neh­­mende, Dozierende und Kooperationspartner*innen, Unterstützung der Leitung

• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Kursen, Prüfungen und Veranstaltungen, z. B.
  • Erstellung von Schriftverkehr, Bescheinigungen und Teilnahmezertifikaten
  • Pflege und Aktualisierung von Teilnehmer-, Kurs- und Dozierendendaten durch die Fachverfahren KuferSQL/KuferWEB
  • Bearbeitung von An- und Abmeldungen
• Abrechnung, Zahlungsverkehr und Forderungsmanagement, insbesondere:
  • Abrechnung von Honoraren/Entgelten für (freiberufliche) Dozierende in Abstimmung mit dem Fachbereich Finanzen
  • Bearbeitung von Sollstellungen, Durchführung des Mahnwesens und Bearbeitung von Kassenangelegenheiten
  • Abwicklung des SEPA-Lastschriftverfahrens für die o. g. Zahlungen
• Mitwirkung bei der Anpassung und Weiterentwicklung bestehender Arbeitsabläufe sowie Unterstützung bei der Einführung digitaler Verfahren
• Mitwirkung bei der Erstellung von Förderanträgen, Verwendungsnachweisen und statistischen Erhebungen (z. B. DVV-Statistik)
• Bestellung und Verwaltung von Büromaterial, einschließlich Beschaffung über das System prego.Buyer

Darauf können Sie sich freuen:

• eine interessante, anspruchsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einer modernen Kommunalverwaltung und einem kunden- und qualitätsorientierten Arbeitsumfeld
• eigenverantwortliches Arbeiten innerhalb eines professionellen Teams
• vielfältige Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Qualifizierung und Weiterentwicklung
• eine krisensichere Beschäftigung im öffentlichen Dienst mit einer anforderungs- und leistungsgerechten Vergütung nach TVöD
• die Gewährung einer Jahressonderzahlung sowie eine zusätzliche Alters- und Hinterbliebenenversorgung. Darüber hinaus wird eine einmalige Sonderzahlung nach Maßgabe des § 18a TVöD in Verbindung mit der bestehenden Dienstvereinbarung gewährt
• 30 Tage Jahresurlaub (in einer 5-Tage-Woche), ab 2027 erhöht auf 31 Tage
• flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten (Gütesiegel „Familienfreundliches Unternehmen“)
• Arbeiten an einem besonderen Ort: das historische Schlossgebäude in Blieskastel, mit guter Anbindung an das öffentliche Verkehrsnetz
• attraktive Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements
• ein JobTicket und eine Bezuschussung des Deutschlandtickets zur Unterstützung Ihrer Mobilität

Diese Qualifikation (Mindestanforderung) bzw. persönlichen Voraussetzungen bringen Sie mit:

• Nachweis des erfolgreichen Abschlusses „Verwaltungsfachangestellte*r“ (w/m/d) bzw. des erfolgreich abgeschlossenen Verwaltungslehrgangs mit abschließender Erster Prüfung (A I) für die öffentliche Verwaltung oder
• erfolgreicher Abschluss einer einschlägigen, dreijährigen Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich (bspw. Bürokaufmann/-frau (w/m/d), Fachangestellte*r (w/m/d) für Bürokommunikation, Kaufmann/-frau (w/m/d) für Bürokommunikation bzw. Kaufmann/-frau (w/m/d) für Büromanagement o. ä.), der für die Wahrnehmung der Tätigkeiten im genannten Aufgabenbereich qualifiziert, und Nachweis des Fachlehrgangs „Verwaltungsgrundwissen“ bzw. die Bereitschaft, am Fachlehrgang „Verwaltungsgrundwissen“ an der saarländischen Verwaltungsschule teilzunehmen

Bewerbungen von Personen, die die o. g. Berufsausbildung zur/zum Verwaltungs­fach­angestellten (w/m/d) bzw. den o. g. Verwaltungslehrgang mit abschließender Erster Prüfung (A I) für die öffentliche Verwaltung bis Mitte des Jahres 2026 abschließen werden, werden ebenfalls berücksichtigt.

Diese zusätzlichen Skills überzeugen uns:

• idealerweise Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung oder in einer Bildungseinrichtung
• Kenntnisse im Haushalts- und Kassenwesen sowie im Verwaltungsrecht sind von Vorteil
• wünschenswert sind Grundkenntnisse in der Anwendung von Layout- und Gestaltungstools (z. B. Canva) zur Unterstützung bei der Erstellung von Informations- und Kursmaterialien
• anwendungssichere Kenntnisse und Erfahrung in den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen, insbesondere MS Word, Excel und Outlook; Erfahrungen im Umgang mit der eingesetzten Fachsoftware (KuferSQL, KuferWEB) sind von Vorteil
• Digitale Affinität und Offenheit für neue Technologien und Arbeitsweisen
• ein breites Spektrum an Softskills, insbesondere Teamfähigkeit und Zuverlässigkeit, Kommunikationsstärke und Serviceorientierung im Umgang mit unterschiedlichsten Menschen sowie Eigeninitiative und Bereitschaft, Verwaltungsprozesse aktiv mitzugestalten und zu modernisieren

Bitte bewerben Sie sich auch dann, wenn Sie einzelne vorteilhafte Kriterien derzeit nicht vollständig erfüllen können, sich aber zutrauen, fehlende Kenntnisse kurzfristig eigenständig zu erarbeiten.

Wer wir sind:

Der Saarpfalz-Kreis ist als Wirtschaftsregion im Herzen Europas die Heimat von rund 143.000 Menschen. Im nördlichen Teil des Kreises sind viele Betriebe der weiterverarbeitenden Industrie ansässig, darunter Großunternehmen wie Bosch, Hager und Michelin. Der Süden ist landwirtschaftlich geprägt und von einer besonderen landschaftlichen Schönheit – der Bliesgau wurde schon im Mai 2009 als UNESCO-Biosphärenreservat ausgezeichnet.

Die Kreisverwaltung in Homburg versteht sich als modernes Dienstleistungsunternehmen und bietet den Bürgerinnen und Bürgern (w/m/d) mit rund 760 Beschäftigten ein breites Leistungsspektrum. Klare Ziele des Leitbildes der europäischen und weltoffenen Kreisverwaltung sind Kundenorientierung, Teamgeist und Qualitätsbewusstsein.

Mehr Informationen über uns finden Sie im Internet unter: www.saarpfalz-kreis.de/karriere

Wir haben Ihr Interesse geweckt? So geht es weiter:

Wir arbeiten mit Interamt, dem Stellenportal für den öffentlichen Dienst. Ihre Bewerbung mit den üblichen aussagefähigen Unterlagen wie

• Anschreiben
• Lebenslauf
• sämtliche Nachweise über Berufs- bzw. Studienabschlüsse
• Arbeitszeugnisse, Beurteilungen usw.

können Sie direkt über das Stellenportal einreichen. Onlinebewerbungen über Interamt sind ausdrücklich erwünscht. Sofern Sie eine schriftliche Bewerbung abgeben möchten, richten Sie diese bitte mit den o. g. Unterlagen an den Saarpfalz-Kreis, Fachbereich Personal, Innere Dienste, Am Forum 1, 66424 Homburg.

Weiteres:

Das Arbeitsverhältnis bestimmt sich grundsätzlich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) – Allgemeiner Teil – und dem Besonderen Teil für den Dienstleistungsbereich Verwaltung (BT-V) in der für den Bereich der Vereinigung der kommunalen Arbeitgeber­verbände (VKA) jeweils geltenden Fassung.

Im Rahmen der tatsächlichen Durchsetzung der Gleichberechtigung von Frauen und Männern und der gesetzlichen Maßgabe verfolgt der Saarpfalz-Kreis das Ziel, die Unterrepräsentanz von Frauen innerhalb des Geltungsbereichs des aktuellen Frauenförderplans abzubauen. Vor diesem Hintergrund ist der Saarpfalz-Kreis an der Bewerbung von Frauen besonders interessiert, um den Anteil der Frauen in den unterrepräsentierten Entgelt- bzw. Besoldungsgruppen zu erhöhen.

Schwerbehinderte Menschen und ihnen Gleichgestellte werden im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen berücksichtigt. Bitte fügen Sie Ihrer Bewerbung einen entsprechenden Nachweis bei, sofern im Einstellungsverfahren eine Schwerbehinderung oder Gleichstellung nach dem SGB IX berücksichtigt werden soll.

Mit Ihrer Bewerbung stimmen Sie der weiteren internen Verarbeitung Ihrer Daten zu dienstlichen Zwecken gemäß der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) zu.

Die im Zusammenhang mit der Bewerbung oder einem späteren Vorstellungsgespräch entstehenden Kosten können nicht erstattet werden.

Haben Sie weitergehende Fragen?

Melden Sie sich gerne bei:

Herrn Mark Herzog, Leiter der Stabsstelle zur Gestaltung des gesellschaftlichen Wandels, Bildung und Demographie, 06841/104 8073

bzw.

Frau Sandra Brettar, Leitung der Kreisvolkshochschule, 06842/9243-11