Beschäftigte im allgemeinen Verwaltungsdienst (w/m/d)
Beschäftigte/Beschäftigten im allgemeinen Verwaltungsdienst (w/m/d) für die Bearbeitung von zentralen Zulassungsverfahren und Folgeverfahren
im Fachgebiet „Zentrale Verfahren“ (45) der Abteilung „Verfahrensmanagement“ (4)
Das Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM) ist eine der führenden Gesundheitsbehörden in Europa. In unserem Hause bringen mehr als 1.300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Kompetenzen und Fähigkeiten für eine effektive und effiziente Gesundheitsversorgung mit sicheren und wirksamen Arzneimitteln und Medizinprodukten ein.
Dabei folgen unsere Aktivitäten der Vision, eine ideale Gesundheitsversorgung für alle bereitzustellen, die sicher, digital, nachhaltig und vernetzt ist. Gemeinsam mit großen nationalen und internationalen Stakeholdern gestalten wir ein Gesundheitssystem, das die Patientinnen und Patienten in den Mittelpunkt stellt und die Zukunftsfähigkeit mit innovativen Ansätzen gewährleistet.
Kurzinformation
Bewerbungsfrist: 23.09.2026
Kennziffer: 45.04/26
Arbeitsbeginn: ab sofort
Anstellungsdauer: unbefristet
Arbeitszeit: Vollzeit oder Teilzeit
Standort: Bonn
Laufbahn: Mittlerer Dienst
Entgeltgruppe: 8 TVöD (Bund)
Ihr Aufgabenbereich
- Standardisierte Bearbeitung zentraler europäischer Zulassungsverfahren sowie Folgeverfahren mit deutscher Beteiligung als „Other Member State“ im CHMP oder PRAC.
- Termin- und Fristenüberwachung entlang vorgegebener regulatorischer Meilensteine (z. B. Einreichungstermine, Rückmeldungen, Entscheidungen) sowie interner Vorgaben.
- Standardisierte digitale Verfahrensbearbeitung mittels:
- Annahme und Erfassung eingehender Unterlagen in den jeweiligen Fachanwendungen,
- strukturiertes Ablegen und Zuweisen von Dokumenten in digitalen Systemen und Datenbanken,
- Pflege, Aktualisierung und Versand von wissenschaftlichen Gutachten und Stellungnahmen,
- revisionssicheren digitalen Aktenführung und der Archivierung gemäß den geltenden Standards.
- die standardisierte Recherche und Pflege von Informationen in IT-Systemen und Datenbanken (z. B. SPOR, IRIS, SIAMED, AmAnDa).
- Serviceorientierte Kommunikation – Beantwortung standardisierter Anfragen aus dem Haus, der pharmazeutischen Unternehmen sowie von deutschen und europäischen Behörden, schriftlich und gelegentlich telefonisch
- Mitwirkung bei der Erstellung von QM-Dokumenten
- Mitwirkung bei der Einführung und Weiterentwicklung von Filtern für die automatische Erkennung von E-Mails und deren Zuordnung zu bestimmten Verfahren
Ihr Profil
Fachliche Qualifikation
- Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung,
- in einem naturwissenschaftlich-technischen Assistenzberuf (z. B. PTA, BTA, CTA),
- als Fachangestellte/Fachangestellter für Medien- und Informationsdienste,
- in der medizinischen Dokumentation oder
- als Kauffrau/Kaufmann im Gesundheitswesen.
- Alternativ bringen Sie eine vergleichbare Qualifikation mit, durch eine andere Berufsausbildung und haben zusätzlich Berufserfahrung im o. g. Aufgabenbereich.
Regulatorische Erfahrung
- Sie besitzen Grundkenntnisse im Verfahrensmanagement der zentralen Zulassung und Folgeverfahren
- Sie besitzen Grundkenntnisse im europäischen Arzneimittelzulassungsverfahren (CHMP, PRAC, zentralisierte Verfahren).
Digitalkompetenz & IT-Affinität
- Sie sind routiniert im Umgang mit modernen IT-Anwendungen, insbesondere MS Outlook, Teams, OneNote, Word, Excel, PowerPoint, CoPilot und kennen sich mit den jeweiligen Funktionen aus.
- Sie besitzen Kenntnisse in mehreren der folgenden Fachanwendungen und Datenbanken: SPOR, IRIS, SIAMED, AmAnDa
- Sie nutzen künstliche Intelligenz sicher und gezielt, um Prozesse und Vorgehen zu zur Vereinfachung mitzugestalten.
Sprachliche Kompetenz
- Sie verfügen über eine sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch
- Ihre Englischkenntnisse in Wort und Schrift entsprechen mindestens dem Niveau B2 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens (GER) – und ermöglichen Ihnen eine sichere Kommunikation im europäischen Kontext.
Arbeitsweise & Organisationstalent
- Sie arbeiten strukturiert, sorgfältig und eigenverantwortlich.
- Ihr Organisationsgeschick zeigt sich sowohl im Umgang mit komplexen Verfahrensabläufen als auch bei der Koordination von Terminen und Meetings
Teamgeist & Kommunikationsfähigkeit
- Sie bringen Freude an der Zusammenarbeit in interdisziplinären Teams mit.
- Sie haben ein ausgeprägtes Kommunikationsvermögen, handeln teamorientiert und bringen sich engagiert in ein fachlich vielseitiges Umfeld ein
Das bieten wir Ihnen
- abwechslungsreiche und gemeinwohlorientierte Aufgaben mit viel Freiraum für eigenverantwortliches Arbeiten
- einen sicheren Arbeitsplatz mit flexiblen Arbeitsbedingungen wie Teilzeitarbeit, flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zu mobilem Arbeiten (max. 3 Tage bei einer 5-Tage Woche)
- eine gezielte Einarbeitung, um Sie auf Ihre künftigen Tätigkeiten vorzubereiten
- bedarfsorientierte und individuell abgestimmte Fortbildungs- und Qualifikationsangebote
- ein vielseitiges Gesundheitsförderungsangebot
- die Zahlung von Trennungsgeld oder Umzugskostenvergütung bei Erfüllung der Voraussetzung
- ein vergünstigtes und bezuschusstes Monatsticket für den Personennahverkehr, kostenlose PKW-Parkmöglichkeiten und eine gute Anbindung
- Vermögenswirksame Leistungen
Fragen zur Stelle
Bei verfahrensbezogenen Fragen können Sie diese an unsere Bewerbungsverwaltung telefonisch unter +49 (0)228 99 307-4400 oder per E-Mail an Bewerbungen@bfarm.de richten.
Außerdem erhalten Sie Hilfestellungen unter folgendem Link:
www.bfarm.de/bewerbungsinfos.
Bei fachlichen Fragen wenden Sie sich gerne an Frau Dr. Julieta Araujo-Laßlop:
Telefon: +49 (0)228 99 307-3494
E-Mail: julieta.araujo-lasslop@bfarm.de
Haben wir Ihr Interesse geweckt und möchten Sie uns in den anfallenden Aufgaben unterstützen?
Dann werden auch Sie Teil unseres Teams und bewerben sich mit Ihren aussagekräftigen und vollständigen Bewerbungsunterlagen über unser Onlineportal!
Bei einem ausländischen Hochschulabschluss/Berufsabschluss benötigen wir eine Zeugnisbewertung, die von der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) ausgestellt wird. Sie stuft Ihren Hochschulabschluss/Berufsabschluss aus dem Ausland in das deutsche Bildungssystem ein. Wir bitten Sie, Ihren Abschluss im Infoportal Anabin (https://anabin.kmk.org/anabin.html) zu suchen und Ihrer Bewerbung die Zeugnisbewertung als Screenshot beizufügen. Sofern Ihr Abschluss dort nicht zu finden ist, ist eine Zeugnisbewertung zu beantragen. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie unter https://zab.kmk.org/de/zeugnisbewertung.
Wenn Sie mehr über die Arbeit im BfArM erfahren möchten, besuchen Sie unsere Homepage www.bfarm.de. Dort erhalten Sie auch nähere Informationen zur Karriere im BfArM unter www.bfarm.de/karriere.
Das Bewerbungsverfahren erfolgt ausschließlich über das Online-Bewerbungssystem. Papier- und E-Mail-Bewerbungen können nicht berücksichtigt werden.
Das BfArM strebt nachdrücklich die Gleichstellung von Frauen und Männern an.
Für uns zählen Ihre Qualifikationen und Stärken. Deshalb begrüßen wir Bewerbungen von Menschen unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Geschlecht oder sexueller Identität, Nationalität, Alter, Religion, Weltanschauung oder einer eventuellen Behinderung.
Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung gem. SGB IX besonders berücksichtigt (bitte entsprechenden Nachweis beifügen).
Der ausgeschriebene Arbeitsplatz kann auch in Teilzeit besetzt werden.
Das BfArM fördert die Vereinbarkeit von Familie und Beruf und wurde dementsprechend zertifiziert. Weitere Informationen erhalten Sie unter www.berufundfamilie.de.
Das BfArM bekennt sich mit der Unterzeichnung der Charta der Vielfalt zu einem wertschätzenden und diskriminierungsfreien Arbeitsumfeld sowie zu Vielfalt und Chancengleichheit.