Bürosachbearbeiterin / Bürosachbearbeiter (w/m/d)

Das Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM) ist eine der führenden Gesundheitsbehörden in Europa. In unserem Hause bringen mehr als 1300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Kompetenzen und Fähigkeiten für eine effektive und effiziente Gesundheitsversorgung mit sicheren und wirksamen Arzneimitteln und Medizinprodukten ein.

Dabei folgen unsere Aktivitäten der Vision, eine ideale Gesundheitsversorgung für alle bereitzustellen, die sicher, digital, nachhaltig und vernetzt ist. Gemeinsam mit großen nationalen und internationalen Stakeholdern gestalten wir ein Gesundheitssystem, das die Patientinnen und Patienten in den Mittelpunkt stellt und die Zukunftsfähigkeit mit innovativen Ansätzen gewährleistet.

Das Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte sucht zur Verstärkung des Teams ab sofort eine/einen

Bürosachbearbeiterin/ Bürosachbearbeiter (w/m/d)

im Referat „E-Portal/Dokumentenmanagement“ der Abteilung "Verwaltung" (Z)

Entgeltgruppe 6 TVöD (Bund)

Vollzeit/befristet bis 30.09.2029

Das Referat „E-Portal/Dokumentenmanagement“ (Z14) ist für die zentrale Schriftgutverwaltung im BfArM zuständig. Zu den Kernaufgaben des Referates gehören somit primär Registratur- und Archivtätigkeiten wie die Erfassung von Ein- und Ausgängen mit entsprechenden Metadaten im Dokumentenmanagementsystem/Vorgangsbearbeitungssystem (DMS/VBS) und die zentrale Bereitstellung von elektronischen Unterlagen im Dokumentenmanagementsystem docuBridge.

Ihr Aufgabenbereich umfasst:

• Durchführung der Briefpostsortierung und –verteilung nach Geschäftsverteilungsplan (GVPl)
• Prüfung und Weiterleitung von eingehenden Anfragen in deutscher und englischer Sprache von verschiedenen Absendern (wie Bürgerinnen und Bürgern, Patientinnen und Patienten, Verbraucherinnen und Verbrauchern, Ärzte, Apotheken, Polizei, Verbände, Unternehmen, usw.) im Rahmen des Auskunftsersuchens
• Übernahme von allgemeinen Registratur- und Archivtätigkeiten
• Mitarbeit bei der Beantwortung von Landesbehördenanfragen im Rahmen der Amtshilfe

Ihr Profil:

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung mit der Berufsbezeichnung Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (KfB), Fachangestellte/Fachangestellter für Bürokommunikation (FaB), Verwaltungsfachangestellte/Verwaltungsfachangestellter (VfA) oder Fachangestellte/r für Medien- und Informationsdienste (FaMI) mit der Fachrichtung Archiv oder mit der Fachrichtung Information und Dokumentation (IuD) oder haben eine ähnliche kaufmännische oder verwaltungsnahe Berufsausbildung
• Sie interessieren sich für gesundheitsbezogene Fragestellungen und haben Freude am Umgang mit internen sowie externen Stakeholdern
• Sie pflegen einen routinierten Umgang mit der Anwendung von Aktenplänen sowie der Registraturrichtlinie (RegR) für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut (Akten und Dokumenten) in Bundesministerien („Moderner Staat — Moderne Verwaltung") oder Sie haben die Bereitschaft sich diese anzueignen
• Sie besitzen Kenntnisse und praktische Erfahrungen im Umgang mit Datenbanken und moderner Datenkommunikation sowie den einschlägigen MS-Office-Programmen
• Sie bringen sehr gute Kenntnisse der deutschen Rechtschreibung und Grammatik mit
• Ihre Englischkenntnisse in Wort und Schrift entsprechen mindestens der Sprachniveaustufe B1 nach dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen (GER)

Was uns zudem wichtig ist:

• Sie besitzen einen ausgeprägten Servicegedanken
• Sie sind selbstständig und zuverlässig und ihre Arbeitsweise ist gut organisiert
• Sie verfügen über ausgeprägte Sozialkompetenz und Teamfähigkeit
• Sie haben die Fähigkeit und Bereitschaft im Bedarfsfall auch in hohen Regalhöhen und auf Leitern, bis zu 3 Metern Höhe, zu arbeiten