eine Verwaltungsleitung für das Deutsche Institut für Japanstudien Tokyo

Die Max Weber Stiftung – Deutsche Geisteswissenschaftliche Institute im Ausland 

sucht für ihr

Deutsches Institut für Japanstudien Tokyo

möglichst zum 1. März 2027

eine Verwaltungsleitung.

Das Deutsche Institut für Japanstudien Tokyo (DIJ) ist ein Forschungsinstitut der Max Weber Stiftung – Deutsche Geisteswissenschaftliche Institute im Ausland (MWS). Im Zentrum der internationalen Metropole an einem Universitätscampus gelegen ist das DIJ ein Ort des Austauschs zwischen deutscher, japanischer und internationaler Forschung zum modernen Japan. Das fachliche Spektrum erstreckt sich über Geistes-, Sozial- und Wirtschaftswissenschaften. Das Institut verfolgt seinen Zweck insbesondere durch Forschungsprojekte, Stipendienprogramme, wissenschaftliche Veranstaltungen und Publikationen.

Die Stelle der Verwaltungsleitung (Head of Administration) ist zunächst auf vier Jahre befristet, eine Verlängerung auf maximal acht Jahre ist möglich. Die Position ist durch das breite Spektrum der Aufgaben, die Internationalität und nicht zuletzt die anregende Atmosphäre des Hauses besonders attraktiv. Zu den Aufgaben gehören insbesondere die Planung, Bewirtschaftung und Abrechnung von Haushalts- und Drittmitteln, die Personalverwaltung (Beschäftigte mit deutschen und mit japanischen Arbeitsverträgen, Stipendiat*innen, Gastwissenschaftler*innen), Beschaffungen und die Liegenschaftsverwaltung. Die Verwaltungsleitung arbeitet mit der gemeinsamen Geschäftsstelle in Bonn und den anderen Auslandsinstituten der MWS sowie weiteren Einrichtungen in Deutschland, Japan und dritten Ländern zusammen. Mit der Geschäftsstelle und den Verwaltungsleitungen der anderen Institute wirkt sie bei Digitalisierung, Modernisierung sowie Qualitätssicherung der Verwaltung zusammen. Eine erste Einarbeitung erfolgt in Bonn.

Wir erwarten von Ihnen:

• Bachelor- bzw. Diplomabschluss für den gehobenen allgemeinen Verwaltungsdienst oder eine vergleichbare Qualifikation,
• gründliche Kenntnisse der deutschen Personalverwaltung sowie Einarbeitung in die wesentlichen Aspekte der Personalverwaltung für die lokal Beschäftigten,
• gründliche Kenntnisse im deutschen Haushalts- und Zuwendungsrecht,
• Kenntnisse im kaufmännischen Rechnungswesen und Erfahrung mit einer ERP-Software,
• mehrjährige Berufserfahrung in einschlägigen Arbeitsfeldern,
• hohe Kommunikations- und Führungskompetenz,
• hohe Serviceorientierung, Teamfähigkeit und Einsatzbereitschaft,
• sehr gute Beherrschung der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift,
• erste Japanischkenntnisse oder die Bereitschaft, sie zu erwerben.

Wir wünschen uns von Ihnen:

• Erfahrungen in der Wissenschaftsverwaltung, in Mittlereinrichtungen oder im deutschen öffentlichen Dienst, möglichst mit internationalem Bezug,
• erste Japanerfahrung,
• Erfahrung in der Drittmittelverwaltung,
• gründliche Kenntnisse der Nebengebührnisse (u.a. Reise- und Umzugskostenrecht)
• Geschick und interkulturelle Kompetenz in der Personalführung und in der Zusammenarbeit mit Partnereinrichtungen sowie Auftragnehmern,
• Freude an der engen Zusammenarbeit mit Wissenschaftler*innen.

Wir bieten Ihnen:

• eine verantwortungsvolle Position in einem erfolgreichen und aktiven Forschungsinstitut an einem attraktiven Standort,
• eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit in einer anregenden und kooperativen Arbeitsumgebung,
• die Mitarbeit in der global agierenden Wissenschaftseinrichtung MWS und vielfältige Möglichkeiten des fachlichen Austauschs.

Die MWS ist eine familienfreundlicher Arbeitgeberin, der die Vereinbarkeit von Familie und Beruf besonders am Herzen liegt. Die Vollzeitposition kann ggf. in Teilzeit (mindestens 80%) besetzt werden.

Die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern sowie die Chancengleichheit von Menschen mit Schwerbehinderung sind uns wichtig. Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen unabhängig von nationaler, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion und Weltanschauung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Wenn Sie vom deutschen Arbeitsmarkt kommen, werden Sie mit deutschem Vertrag und deutscher Sozialversicherung nach Tokyo entsandt werden. Die Eingruppierung erfolgt bei Vorliegen der Voraussetzungen in die Entgeltgruppe 12 TVöD (Bund) zuzüglich der tariflichen Leistungen zur Deckung der erhöhten Lebenshaltungskosten (insb. Mietzuschuss, Auslandszuschlag, Schulbeihilfe). Bewerber*innen, die sich aus einem bestehenden öffentlichen Dienst- oder Arbeitsverhältnis beurlauben lassen wollen, sind willkommen. Beschäftigten, die nicht entsandt werden, bieten wir einen japanischen Arbeitsvertrag nach den Standards der Deutschen Botschaft Tokyo.

Für Fragen zur Stelle steht Ihnen Dr. Bernhard Roscher (roscher@maxweberstiftung.de) und zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie Anna Maria Boß (gleichstellung@maxweberstiftung.de) gern zur Verfügung.

Die Auswahlgespräche werden voraussichtlich am 09./10.11.2026 per Videokonferenz stattfinden.

Ihre Bewerbung mit den üblichen Unterlagen senden Sie bitte bis zum 01.11.2026 über unser Bewerbungssystem an den Geschäftsführer der MWS.