Referent:in Gremienmanagement & digitale Prozesse (m/w/d)

Werde Teil der Geschäftsstelle von Helmholtz – und gestalte Forschung, die die Welt bewegt.

Rund 100 Kolleg:innen arbeiten in der Helmholtz-Geschäftsstelle daran, die strategische Entwicklung der größten Wissenschaftsorganisation Deutschlands voranzubringen. Gemeinsam schaffen wir die Rahmenbedingungen für exzellente Forschung und sorgen dafür, dass aus wissenschaftlichen Ideen Lösungen für die zentralen Herausforderungen unserer Zeit werden.

Ob Energie, Gesundheit, Klima oder Technologie: Wir reagieren schnell auf neue Herausforderungen und bringen Wissenschaft, Politik und Gesellschaft zusammen.

Helmholtz steht für 18 Forschungszentren, mehr als 48.000 Mitarbeitende und weltweit einzigartige Forschungsinfrastrukturen. Gemeinsam schaffen wir Wissen, Technologien und Lösungen für die Welt von morgen.

Zum 01.11.2026 Zeitpunkt suchen wir für die Geschäftsstelle am Standort Bonn eine:n

Referent:in Gremienmanagement & digitale Prozesse (m/w/d)

Deine Aufgaben

Du wirkst mit bei der inhaltlichen und organisatorischen Betreuung sowie Koordinierung der internen und externen Gremien der Helmholtz-Gemeinschaft. Ferner wollen wir unsere Gremienarbeit schrittweise zu einem modernen digitalen Gremienmanagement weiterentwickeln und suchen daher eine engagierte Persönlichkeit, die sowohl das operative Gremiengeschäft zuverlässig unterstützt als auch Freude daran hat, neue digitale Arbeitsweisen gemeinsam mit uns aufzubauen.

Dies beinhaltet insbesondere:

• Konzeptionelle Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Gremiensitzungen mit nationalen und internationalen Teilnehmenden in enger Abstimmung mit Präsident, Geschäftsführung, den verschiedenen Bereichen der Geschäftsstelle und Akteuren der Gemeinschaft
• Aufbereitung der Sitzungsunterlagen mit zum Teil komplexen Inhalten für die Beratung in den Gremien
• Betreuung der Mitglieder der Helmholtz-Gremien sowie Koordination und Dokumentation ihrer personellen Zusammensetzung
• eigenverantwortliche Organisation und Koordination von Gremiensitzungen einschließlich dem dazugehörigen Veranstaltungsmanagement
• Aufbau und Weiterentwicklung digitaler Gremienprozesse, einschließlich der Konzeption effizienter digitaler Workflows sowie der bedarfsgerechten Nutzung KI-gestützter Anwendungen
• Mitwirkung beim Aufbau und der Weiterentwicklung eines digitalen Wissens- und Dokumentenmanagements sowie fachliche Unterstützung bei Fragestellungen zu Gremienverfahren und Beschlussprozessen
• Unterstützung und Vertretung der Leitung im operativen Tagesgeschäft

Dein Profil

• Du hast ein abgeschlossenes Hochschulstudium
• Du bringst bereits erste Erfahrungen in der Wissenschaft oder einem wissenschaftsnahen Umfeld mit
• Du denkst strategisch, hast eine proaktive Arbeitsweise und eine starke Dienstleistungsorientierung
• Du arbeitest sehr präzise und hast einen hohen Qualitätsanspruch an Deine Tätigkeit
• Du kannst komplexe Sachverhalte schriftlich wie mündlich prägnant aufbereiten
• Du weist fließende Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift auf
• Du hast eine hohe digitale Kompetenz und Begeisterung für den Einsatz moderner Tools zur effizienten Gestaltung von Arbeitsprozessen

Unser Angebot

• Ein spannendes Themenfeld, in das du deine Stärken einbringen und dich entwickeln kannst.
• Ein motiviertes und professionelles Umfeld mit hoher individueller Sichtbarkeit.
• Umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten und ein Umfeld, das persönliches Wachstum fördert.
• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen unserer Gleitzeitregelung und Mobiles Arbeiten für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf.
• Bei Vorliegen der Voraussetzungen ist eine Eingruppierung bis EG 13 möglich. Sozialleistungen Jahressonderzahlung, Vermögenswirksame Leistungen und VBL-Zusatzversorgung) richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (Bund).
• 30 Urlaubstage pro Jahr (zusätzlich frei an Heiligabend und Silvester) und die Möglichkeit der Inanspruchnahme von zusätzlichen Gleittagen.
• Die Vollzeitstelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet.

Bitte bewirb dich ausschließlich über unser Online-Portal. Bewerbungen per E-Mail oder per Post können nicht berücksichtigt werden.

Deine aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen erbitten wir bis spätestens 15.09.2026 an Dr. Nina Ohlwein.

Bei Fragen zum Bewerbungsverfahren wenden dich bitte an die Personalabteilung unter personal@helmholtz.de.