Teamassistentin/Teamassistent (w/m/d)

Das Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM) ist eine der führenden Gesundheitsbehörden in Europa. In unserem Hause bringen mehr als 1300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Kompetenzen und Fähigkeiten für eine effektive und effiziente Gesundheitsversorgung mit sicheren und wirksamen Arzneimitteln und Medizinprodukten ein.

Dabei folgen unsere Aktivitäten der Vision, eine ideale Gesundheitsversorgung für alle bereitzustellen, die sicher, digital, nachhaltig und vernetzt ist. Gemeinsam mit großen nationalen und internationalen Stakeholdern gestalten wir ein Gesundheitssystem, das die Patientinnen und Patienten in den Mittelpunkt stellt und die Zukunftsfähigkeit mit innovativen Ansätzen gewährleistet.

Das Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt Verstärkung im Bereich  

Teamassistentin/Teamassistent (w/m/d)

Entgeltgruppe 8 TVöD (Bund)

unbefristet/Vollzeit/Standort Bonn

für die Stabsstelle „Forschungsdatenzentrum Gesundheit“ (P31).

Ihr Aufgabenbereich umfasst:

• Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen, Workshops, Veranstaltungen und Dienstreisen
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen einschließlich Protokollführung und Nachverfolgung von Maßnahmen
• Pflege und Verwaltung von Kontakten, Verteilern, Funktionspostfächern und Kalendern
• die Kommunikation mit internen und externen Stakeholderinnen und Stakeholdern
• Pflege von Projektdokumentationen sowie digitalen Arbeitsbereichen (Confluence, Jira, Fabasoft, E-Akte)
• Strukturierte Dokumentenverwaltung sowie Weiterentwicklung administrativer und digitaler Arbeitsabläufe

Ihr Profil:

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (z. B. Fachangestellte/Fachangestellter für Bürokommunikation) oder eine vergleichbare Qualifikation mit mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung
• Sie haben idealerweise erste Berufserfahrung in einer Assistenz- oder PMO-ähnlichen Funktion
• Sie besitzen sehr gute Kenntnisse in der Organisation von Büro- und Verwaltungsabläufen
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office (Word, Outlook, PowerPoint) und MS Teams; Kenntnisse in Confluence oder der Fabasoft e-Gov-Suite sind von Vorteil
• Offenheit für digitale Arbeitsweisen und den Einsatz KI-gestützter Werkzeuge
• Erfahrung im Veranstaltungsmanagement ist wünschenswert

Was uns zudem wichtig ist:

• serviceorientiertes, strukturiertes und eigenverantwortliches Arbeiten ist für Sie selbstverständlich
• Sie bringen eine sehr gut ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit mit, ein effizientes Zeitmanagement ist für Sie selbstverständlich, sie verstehen zu priorisieren und kommunizieren stets wertschätzend 
• Sie haben die Fähigkeit, auf wechselnde Anforderungen flexibel und angemessen zu reagieren und wollen in einem schnellen und dynamischen Umfeld arbeiten
• Sie begeistern sich für agile Arbeitsmethoden und technologische Innovationen
• die Arbeit innerhalb eines motivierten, dynamischen Teams, sowie auch abteilungsübergreifend
• Ideen und Projekte engagiert umzusetzen, bereitet Ihnen Freude