Teamassistenz (w/m/d)
Das Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM) ist eine der führenden Gesundheitsbehörden in Europa. In unserem Hause bringen mehr als 1300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Kompetenzen und Fähigkeiten für eine effektive und effiziente Gesundheitsversorgung mit sicheren und wirksamen Arzneimitteln und Medizinprodukten ein.
Dabei folgen unsere Aktivitäten der Vision, eine ideale Gesundheitsversorgung für alle bereitzustellen, die sicher, digital, nachhaltig und vernetzt ist. Gemeinsam mit großen nationalen und internationalen Stakeholdern gestalten wir ein Gesundheitssystem, das die Patientinnen und Patienten in den Mittelpunkt stellt und die Zukunftsfähigkeit mit innovativen Ansätzen gewährleistet.
Das Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte sucht zur Verstärkung des Teams zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
Teamassistenz
für das Fachgebiet "Datenzugangs- und Koordinierungsstelle" (65) der Abteilung "Innovationsmanagement, Geschäftsstellen" (6)
Entgeltgruppe 9a
befristet bis 31.12.2029
Vollzeit, Standort Bonn
Ihr Aufgabenbereich umfasst:
- Unterstützung beim Projektmonitoring im Hinblick auf Zeitpläne, Meilensteine und Maßnahmen
- Unterstützung bei der Erstellung von Projektstatusberichten, Präsentationen und Projektdokumentationen
- Organisation, Koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops und Projektveranstaltungen
- Terminmanagement sowie Unterstützung bei der Koordination interner und externer Projektbeteiligter
- Unterstützung der Projektleitungen bei administrativen und organisatorischen Aufgaben im Rahmen der Projektplanung und Projektdurchführung
- Pflege und Aktualisierung projektbezogener Dokumentationen, Übersichten und Projektmanagement-Tools
- Organisation und Durchführung der projektbezogenen Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern
- Unterstützung bei organisatorischen Aufgaben im Zusammenhang mit Projektcontrolling-, Qualitätssicherungs- und Berichtsprozessen
- Pflege projektbezogener Ablagen und Datenbanken sowie Sicherstellung einer strukturierten Dokumentation
Ihr Profil
- Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/Verwaltungsfachangestellter, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Fachangestellte/Fachangestellter für Bürokommunikation oder eine vergleichbare kaufmännische bzw. verwaltungsbezogene Ausbildung
- Sie bringen ein hohes Maß an Eigeninitiative sowie eine selbstständige und gewissenhafte Arbeitsweise mit.
- Sie verfügen über eine sehr gute Organisationsfähigkeit und ein effizientes Zeitmanagement.
- Ihre ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit zeichnet Sie aus.
- Sie sind in der Lage, flexibel und angemessen auf wechselnde Anforderungen zu reagieren.
- Idealerweise verfügen Sie über Erfahrungen im Projektmanagement, insbesondere in IT-Projekten, oder in der Assistenz einer Leitungsfunktion.
- Kenntnisse und Erfahrungen im Bereich von EU-Projekten sind wünschenswert.
- Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit Projektmanagementtools (z. B. Microsoft Project, Confluence, Jira oder Azure DevOps) sind von Vorteil.
- Sie verfügen über gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit Informationstechnik sowie den gängigen MS-Office-Anwendungen (insbesondere Word, Excel und PowerPoint).