Teamassistenz (m/w/d)

Ihre Rolle im Detail

• Arbeitsablauf in der Standortkoordination organisieren und durchführen einschließlich Terminvor – und Nachbereitung, Auskünfte, Betreuung von Besuchern, Organisation von Veranstaltungen,
• Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, allg. Anfragen
• Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter, Organisation der Vorsorgeuntersuchungen
• Bestellwesen – und Rechnungswesen
• Ansprechperson für Besteller/-innen des Standorts Berlin
• Bestellungen für Büro und ggf. auch Labor und Wareneingangsbuchungen
• Kontrolle von Lieferscheinen und Rechnungen
• Assistenz im Reisemanagement: Dienstreiseanträge -und Abrechnungen, Reisebuchungen; Gästereiseerstattungen
• Sachanlagenverwaltung: Inventarisierung, Gerätewartung und -reparatur organisieren, sowie Elektrogeräteprüfung betreuen
• Homepage: Aktualisierungen der Arbeitsgruppendarstellungen mit der Abteilung Kommunikation abstimmen

Ihre Profil für die Spitzenforschung

• Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Bürokaufmann oder Bürokauffrau bzw. im Sekretariat oder eine vergleichbare Qualifikation
• Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift und beherrschen sicher die gängigen MS-Office-Programmen
• Sie behalten stets einen kühlen Kopf und bearbeiten Ihre Aufgaben stets souverän, strukturiert und zuverlässig
• Sie sind eine kommunikative Persönlichkeit und haben Freude an neuen Herausforderungen oder haben bereits Erfahrungen in der Bearbeitung administrativer Aufgaben in Forschungseinrichtungen
• Ein selbständiger Arbeitsstil, Eigeninitiative, Kommunikationsfähigkeit sowie Kooperations- und Teamfähigkeit runden Ihr Profil ab

Ihre Vorteile

•  Innovation und Internationalität

Durch zukunftsweisende Infrastruktur, moderne Labor- und Büroausstattung, Softwaretools und die Chance zum internationalen Austausch mit Menschen aus 65 Nationen

•  Familienbewusste Organisationskultur

Weil wir wissen, dass Familie wichtig ist, unterstützen wir mit unserem Familienservice

•  Entwicklung im Fokus

Individuell auf Sie abgestimmte Fortbildungsangebote und jährliche Personalentwicklungsgespräche für konkrete Perspektiven und Potenzialentfaltung

•  Gesundheitsförderung

Unser umfangreiches Angebot an betrieblichen Gesundheitsmaßnahmen, in Zusammenarbeit mit dem Sozialwerk.Bund

•  Vergütung und Konditionen nach TVöD-Bund

Inklusive Jahressonderzahlung, Vermögenswirksame Leistungen und VBL Zusatzversorgung

•  Individuelle Einarbeitung

Für einen guten Einstieg in Ihre neue berufliche Herausforderung

Spitzenforschung lebt von unterschiedlichen Perspektiven und Erfahrungen. Wir stehen für eine respektvolle und offene Kultur. Wir fördern Chancengerechtigkeit, bauen Barrieren ab und begrüßen Bewerbungen von Menschen aus allen Diversitätsdimensionen. Wir freuen uns besonders über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung.

Bei inhaltlichen Fragen zur ausgeschriebenen Position wenden Sie sich gerne an Dr. Doreen Ditzen.