Mitarbeiter/-in Vorzimmerdienst/ Schriftführung (m/w/d)

Bei der Stadt Brandenburg an der Havel ist im Geschäftsbereich 05 Jugend, Soziales, Gesundheit, Bildung und Sport zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle

Mitarbeiter/-in Vorzimmerdienst/ Schriftführung (m/w/d)

- in Vollzeitbeschäftigung mit einem Entgelt nach Entgeltgruppe 6 TVöD -

unbefristet zu besetzen.

Ihre Aufgaben:

Organisation und Durchführung von Büroarbeiten im Bereich Vorzimmer der Beigeordneten

• Führung des Terminkalenders sowie Koordinierung der Termine
• Vor- und Nachbereitung von Beratungen und Veranstaltungen
• Zusammenstellung von Unterlagen und Einholen von Informationen für die Beigeordnete (z.B. für die Beigeordnetenberatung)
• Postbearbeitung einschließlich Terminüberwachung
• eigenständiges Vorbereiten von Schriftsätzen bzw. Briefen
• Entgegennahme von Telefonaten und Erteilung von Auskünften
• Ablageführung und Archivierung des Schriftgutes nach Aktenplan
• eigenverantwortliche Büromaterialbewirtschaftung
• Inventarisierung
• Abwicklung von Reisekostenabrechnungen und Abrechnungen zu Aus- und Fortbildungen sowie Führung entsprechender Übersichten

Ausschussbetreuung

• Organisation und Überwachung des Geschäftsablaufes des Jugendhilfeausschusses, des Ausschusses für Soziales, Familie, Gesundheit und Senioren sowie der Unterausschüsse Jugendhilfeplanung und Finanzen
• Erstellung einer Tagesordnung nach Absprache
• Einladung der Ausschussmitglieder
• Protokollierung der jeweiligen Sitzung

Ihr Profil:

Welche Mindestqualifikationen werden von Ihnen erwartet:

• abgeschlossene Berufsausbildung zum/zur Kaufmann/-frau für Büromanagement, Bürokaufmann/-frau, Fachangestellten für Bürokommunikation oder Kaufmann/-frau für Bürokommunikation oder
• abgeschlossene Berufsausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten, abgeschlossener Angestelltenlehrgang I oder Befähigung für den mittleren allgemeinen Verwaltungsdienst

Die Anforderungsvoraussetzungen müssen spätestens mit Ablauf der Bewerbungsfrist vorliegen.

Darüber hinaus wünschen wir uns von Ihnen:

• termingerechtes Arbeiten, auch unter Zeitdruck
• sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucks- und Kommunikationsfähigkeit, gute

Umgangsformen, Einfühlungsvermögen

• ausgeprägtes Serviceverständnis im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern/-innen
• absolute Loyalität und Verschwiegenheit
• sicherer Umgang in den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Kenntnisse zum Bundesreisekostenrecht

Unser Angebot:

• einen familienfreundlichen und sicheren Arbeitsplatz
• abwechslungsreiche und vielseitige Aufgaben
• jährliche Sonderzahlung
• Inhouse-Schulungen
• flexible Arbeitszeitgestaltung
• betriebliches Gesundheitsmanagement

Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Bewerbungsschreiben, tabellarischer Lebenslauf, Kopien von beruflichen Abschlusszeugnissen, Referenzen, Beurteilungen, Zeugnisse) unter Angabe der Kennziffer EA 43/2026 bis spätestens 11.05.2026 ausschließlich elektronisch, bevorzugt über unser Onlinebewerberportal unter www.stadt-brandenburg.de/bewerbungsformular, ein. Alternativ ist eine Bewerbung per E-Mail an personalverwaltung@stadt-brandenburg.de möglich. Bewerbungen in Papierform oder per Fax können nicht berücksichtigt werden.

Ausländische Bewerber (außer Staatsangehörige eines Mitgliedstaats der EU oder EFTA) fügen den Bewerbungsunterlagen zusätzlich bitte eine Kopie des Reisepasses, des aktuellen Aufenthaltstitels und der gültigen Arbeitserlaubnis oder eine Kopie des Visums zur Arbeitsplatzsuche hinzu. 

Gemäß Artikel 13 der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) wird auf die allgemeine Information zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Stadt Brandenburg an der Havel gemäß Artikel 12 bis 22 und 34 DSGVO sowie auf die ergänzende Information zur Verarbeitungstätigkeit von personenbezogenen Bewerber- und Beschäftigtendaten, welche unter www.stadt-brandenburg.de/karriere/datenschutz abrufbar sind, verwiesen.  

Bewerber, die ihre Unterlagen per o. g. E-Mail bei der Stadtverwaltung einreichen möchten, werden gebeten, die auf der o.g. Internetseite verfügbare Einwilligungserklärung der Bewerbung beizufügen.

Anerkannte Schwerbehinderte oder diesen gleichgestellten behinderten Menschen werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Bitte weisen Sie auf eine Schwerbehinderung ggfs. bereits in Ihrer Bewerbung hin.

Rückfragen im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung werden unter der Rufnummer 03381/581109 beantwortet.

Vorsorglich wird darauf hingewiesen, dass im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren anfallende Kosten (z.B. Reisekosten, Kosten für Nachweise) nicht erstattet werden.

Nähere Informationen zur Stadt Brandenburg an der Havel können der Internetseite www.stadt-brandenburg.de entnommen werden.