Projektadministrator:in (w/m/d)

Darmstadt   /   50%   /    Befristet (4 Jahre)   /   Entgeltgruppe 09A TV TU Darmstadt   /   zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Projektadministrator:in (w/m/d)

Über die TU Darmstadt

Die TU Darmstadt steht für exzellente und relevante Wissenschaft. Die tiefgreifenden globalen Veränderungsprozesse – von Energiewende bis zu Künstlicher Intelligenz – gestalten wir durch herausragende Erkenntnisse und zukunftsweisende Studienangebote entscheidend mit. Unsere Spitzenforschung bündeln wir in drei Feldern: Energy and Environment, Information and Intelligence, Matter and Materials. Als eine in der Metropolregion Frankfurt-Rhein-Main verankerte und sehr stark international geprägte Universität sehen wir uns den europäischen Werten und der europäischen Integration verpflichtet.

Über unseren Bereich

An unserem Fachgebiet Mechanik funktionaler Materialien widmen wir uns der Beschreibung und Optimierung der Mikrostruktur sowie der damit verbundenen mechanischen und funktionalen Eigenschaften funktionaler und energierelevanter Materialien mittels multiphysikalischer Modelle und numerischer Simulationen. Die Materialeigenschaften hängen maßgeblich von der Mikrostruktur der Materialien sowie deren Entwicklung unter multiphysikalischen Einwirkungen ab. Zur Unterstützung der Forschungsgruppe FOR5966 suchen wir eine:n Projektadministrator:in.

Ihre Aufgaben

Die:Der Stelleninhaber:in übernimmt eigenständig koordinierende, organisatorische und verwaltungsbezogene Aufgaben zur Unterstützung der Forschungsgruppe FOR5966. Ziel der Tätigkeit ist die strukturierte Abwicklung komplexer Drittmittel-, Organisations- und Kommunikationsprozesse im Projektverbund. Zu den Aufgaben gehören:

Drittmittelverwaltung, Finanzplanung und Mittelbewirtschaftung 

• Finanzplanung, Mittelüberwachung und -verteilung für das Koordinationsprojekt der DFG-Forschungsgruppe FOR5966 unter Berücksichtigung der Vorgaben des Drittmittelgebers (DFG) sowie der internen Richtlinien der TU Darmstadt
• Erstellung und Pflege projektbezogener Mittelübersichten, interner Finanzdokumentationen und Nachweise
• Unterstützung bei der administrativen Abwicklung der Drittmittel (ohne wissenschaftliche Bewertung) in Abstimmung mit der Drittmittelverwaltung, dem Fachbereich, Dezernaten sowie externen Stellen.
• Organisation projektbezogener Beschaffungen, Dienstreisen und Abrechnungsprozesse
• Administrative Unterstützung bei der Umsetzung projektübergreifender Maßnahmen zur Förderung wissenschaftlicher Karrieren sowie zur Stärkung von Diversität und Geschlechtergerechtigkeit

Personalangelegenheiten im Projektkontext 

• Administrative Bearbeitung von Personalangelegenheiten im Rahmen des Koordinationsprojekts (z.B. Vorbereitung von Einstellungsunterlagen und Vertragsänderungen)
• Koordination administrativer Abläufe im Zusammenhang mit projektbezogenen Beschäftigungsverhältnissen
• Schnittstellenfunktion zwischen Projektleitung, Personalverwaltung und beteiligten Einrichtungen

Terminplanung und Koordination der projektweiten Zusammenarbeit 

• Eigenverantwortliche Terminplanung, Organisation und Nachbereitung von Projekttreffen, Workshops und internen Abstimmungen
• Koordination der Verwaltungs- und Organisationszusammenarbeit zwischen der Projektleitung, den Teilprojekten sowie nationalen und internationalen Projektpartner:innen
• Organisation und Unterstützung des projektweiten Informations- und Datenaustauschs in administrativen Belangen; Erstellung von Protokolle, Übersichten und Arbeitsdokumentationen
• Zweisprachige (Deutsch/Englisch) Kommunikation mit Projektpartner:innen zu organisatorischen und administrativen Fragestellungen

Planung, Organisation und Abrechnung von Veranstaltungen 

• Planung, Organisation, Durchführung und administrative Abrechnung von projektbezogenen Veranstaltungen, Workshops und Vernetzungsformaten
• Unterstützung bei der logistischen Vorbereitung von Veranstaltungen (Einladungen, Teilnehmenden-Koordination, Unterlagen, Abrechnung)
• Administrative Nachbereitung und Dokumentation der Veranstaltungen
• Unterstützung des Berichtswesens durch Zuarbeit zu formalen Projektberichten und Statusübersichten

Ihr Profil

Sie verfügen über:     

• Abgeschlossene kaufmännische, verwaltungsbezogene oder vergleichbare Ausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung in Verwaltung, Projektkoordination oder im Umfeld drittmittelfinanzierter Projekte
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Fähigkeit zur sicheren zweisprachigen Kommunikation (Deutsch/Englisch) in allen administrativen und organisatorischen Projektbelangen
• Selbstständige, strukturierte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie ausgeprägte Kommunikationskompetenz

Wir bieten

Die Technische Universität Darmstadt bietet vielfältige und herausfordernde Aufgaben, eigenverantwortliches Arbeiten, aktuelle Technologien, gute kollegiale und partnerschaftliche Zusammenarbeit, bedarfsorientierte Fortbildungsmöglichkeiten und eine individuelle Personalentwicklung.

• Entfaltung und Gestaltung – ein umfassendes internes Weiterbildungsangebot sowie Möglichkeiten der Weiterqualifizierung und Entwicklung
• Urlaub/Bildungsurlaub – 30 Tage Urlaub pro Jahr (bei Vollzeit) und 5 Tage Bildungsurlaub
• Nachhaltig und Mobil – Freifahrtberechtigung im gesamten Regionalverkehr in Hessen durch das LandesTicket Hessen nach den jeweils geltenden tariflichen Bestimmungen sowie mobiles Arbeiten
• Fit und Gesund – kostenlose medizinische Vorsorgeuntersuchungen und umfangreiches vergünstigtes Sportangebot
• Work-Life-Balance – flexible Arbeitszeitmodelle; Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Altersvorsorge – Zusatzversorgung des öffentlichen Dienstes (VBL) nach den jeweils geltenden Bestimmungen
• Dienstrad/Fahrradleasing
• Familienfreundlichkeit/Vereinbarkeit Familie/Pflege/Beruf – Kinderbetreuungsangebote sowie Zahlung einer Kinderzulage (gemäß tariflichen Bestimmungen), Ferienangebote

Allgemeine Hinweise / Datenschutz

Die Technische Universität Darmstadt strebt eine Erhöhung des Anteils der Frauen am Personal an und fordert deshalb besonders Frauen auf, sich zu bewerben. Bewerber:innen mit einem Grad der Behinderung von mindestens 50 oder diesen Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt. Die Vergütung erfolgt nach dem Tarifvertrag für die Technische Universität Darmstadt (TV - TU Darmstadt). Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich.

Mit dem Absenden Ihrer Bewerbung willigen Sie ein, dass Ihre Daten zum Zwecke des Stellenbesetzungsverfahrens gespeichert und verarbeitet werden. Sie finden unsere Datenschutzerklärung auf unserer Webseite.

Weitere Informationen

Für Rückfragen zu dieser Position steht Ihnen Maren Arnold unter +49 6151 16 21905 gerne zur Verfügung.

Den Link zur Bewerbung für dieses Stellenangebot finden Sie hier: https://www.career.tu-darmstadt.de/tu-darmstadt/apply/52600

Kenn-Nr.: T22-2026

Bewewrbungsfrist: 07.05.2026