Teamassistenz (w/m/d) - Sekretariat

Darmstadt   /   100%   /    Unbefristet   /   Entgeltgruppe 09A TV TU Darmstadt   /   zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Teamassistenz (w/m/d) - Sekretariat

Über die TU Darmstadt

Die TU Darmstadt steht für exzellente und relevante Wissenschaft. Die tiefgreifenden globalen Veränderungsprozesse – von Energiewende bis zu Künstlicher Intelligenz – gestalten wir durch herausragende Erkenntnisse und zukunftsweisende Studienangebote entscheidend mit. Unsere Spitzenforschung bündeln wir in drei Feldern: Energy and Environment, Information and Intelligence, Matter and Materials. Als eine in der Metropolregion Frankfurt-Rhein-Main verankerte und sehr stark international geprägte Universität sehen wir uns den europäischen Werten und der europäischen Integration verpflichtet.

Über unseren Bereich

Das Institut für Fluidsystemtechnik ist eine zukunftsweisende Forschungseinrichtung mit aktuell insgesamt 25 Mitarbeitenden auf dem Gebiet der Fluidenergiemaschinen und Fluidsysteme. Wir verstehen uns als Vordenkende sowohl für das System, als auch für dessen Komponenten und spannen dafür den Bogen von den Grundlagen bis hin zu den Anwendungen. In diesem Sinne pflegen wir intensive Kontakte zu vielfältigen nationalen wie auch internationalen Forschungspartner:innen aus Wissenschaft, Industrie und Verbänden.

Ihre Aufgaben

• Professionelle Kommunikation und Koordination von Terminen innerhalb der TU Darmstadt (Fachgebiet, Fachbereich, Verwaltung, Studierende) sowie mit externen Partner:innen (Industrie, Verbände, Universitäten)
• Koordination von Prüfungsterminen sowie Meldung der Prüfungsergebnisse an den Fachbereich Maschinenbau (MechCenter)
• Mitwirkung bei der administrativen Vorbereitung und Abwicklung von Forschungsvorhaben und -kooperationen
• Unterstützung beim Finanzcontrolling von Landes- und Drittmittelprojekten, Bearbeitung allgemeiner Buchhaltungsvorgänge sowie Pflege digitaler und analoger Ablagesysteme
• Personalverwaltung - Erstellen von Bescheinigungen, Führen der Urlaubsdatei, Durchführen von Krank- und Gesundmeldung sowie sonstiger personalbezogener Verwaltungsvorgänge
• Personalakquise – Unterstützung bei der Bearbeitung von Stellenausschreibungen sowie der administrativen Umsetzung von Einstellungsvorgängen bei wissenschaftlichem Personal und studentischen Hilfskräften
• Verwaltung des fachgebietseigenen wissenschaftlichen Handapparates
• Organisatorische Mitwirkung bei der Durchführung von Tagungen, Sitzungen, Seminaren und Dienstreisen

Ihr Profil

Sie verfügen über:

• Eine fundierte Ausbildung in der Verwaltung, eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Einschlägige, zur ausgeschriebenen Stelle passende Berufserfahrung in einem Sekretariat mit moderner Büroorganisation und -kommunikation (speziell: Microsoft Office sowie Content-Management-Systemen)
• Bereitschaft zu eigenverantwortlichem Arbeiten sowie zur stetigen Weiterbildung
• Souveränität im Umgang mit der deutschen Sprache, gute englische Sprachkenntnisse
• Freundliches Auftreten, Organisationstalent und Teamgeist sowie hohe Leistungsbereitschaft

Wir bieten

Die Technische Universität Darmstadt bietet vielfältige und herausfordernde Aufgaben, eigenverantwortliches Arbeiten, aktuelle Technologien, gute kollegiale und partnerschaftliche Zusammenarbeit, bedarfsorientierte Fortbildungsmöglichkeiten und eine individuelle Personalentwicklung.

• Entfaltung und Gestaltung – ein umfassendes internes Weiterbildungsangebot sowie Möglichkeiten der Weiterqualifizierung und Entwicklung
• Urlaub/Bildungsurlaub – 30 Tage Urlaub pro Jahr (bei Vollzeit) und 5 Tage Bildungsurlaub
• Nachhaltig und Mobil – Freifahrtberechtigung im gesamten Regionalverkehr in Hessen durch das LandesTicket Hessen nach den jeweils geltenden tariflichen Bestimmungen sowie mobiles Arbeiten
• Fit und Gesund – kostenlose medizinische Vorsorgeuntersuchungen und umfangreiches vergünstigtes Sportangebot
• Work-Life-Balance – flexible Arbeitszeitmodelle; Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Altersvorsorge – Zusatzversorgung des öffentlichen Dienstes (VBL) nach den jeweils geltenden Bestimmungen
• Dienstrad/Fahrradleasing
• Familienfreundlichkeit/Vereinbarkeit Familie/Pflege/Beruf – Kinderbetreuungsangebote sowie Zahlung einer Kinderzulage (gemäß tariflichen Bestimmungen), Ferienangebote

Allgemeine Hinweise / Datenschutz

Die Technische Universität Darmstadt strebt eine Erhöhung des Anteils der Frauen am Personal an und fordert deshalb besonders Frauen auf, sich zu bewerben. Bewerber:innen mit einem Grad der Behinderung von mindestens 50 oder diesen Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt. Die Vergütung erfolgt nach dem Tarifvertrag für die Technische Universität Darmstadt (TV - TU Darmstadt). Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich.

Mit dem Absenden Ihrer Bewerbung willigen Sie ein, dass Ihre Daten zum Zwecke des Stellenbesetzungsverfahrens gespeichert und verarbeitet werden. Sie finden unsere Datenschutzerklärung auf unserer Webseite.

Weitere Informationen

Für Rückfragen zu dieser Position stehen Ihnen Herr Dr.-Ing. Gerhard Ludwig und Herr Dr.-Ing. Maximilian Kuhr unter +49 (0) 6151 16 27106 gerne zur Verfügung.

Den Link zur Bewerbung für dieses Stellenangebot finden Sie hier: https://www.career.tu-darmstadt.de/tu-darmstadt/apply/52978

Kenn-Nr.: T10-2026

Bewerbungsfrist: 30.04.2026