Assistenz (m/w/d) im Detmolder Jungstudierenden-Institut

Als moderne und professionelle Verwaltung schaffen wir eine optimale Lernsituation für unsere Studierenden sowie beste Bedingungen für unsere Lehrenden. Wir Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schreiben den SERVICEgedanken besonders groß. Wir verstehen uns als Team, das den attraktiven Hochschulstandort Detmold lebt. Wir suchen eine

Assistenz (w/m/d)

im Detmolder Jungstudierenden-Institut

Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Teilzeit mit einem Beschäftigungsumfang von bis zu 50 % unbefristet zu besetzen. Die Vergütung erfolgt je nach Vorliegen der persönlichen und tariflichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 8 TV-L.

Das Detmolder Jungstudierenden-Institut (DJI) der HfM Detmold fördert hochbegabte junge Musikerinnen und Musiker im Alter von 12 bis 19 Jahren auf ihrem Weg zu einem Musikstudium. Im Mittelpunkt stehen die individuelle Förderung, die Entwicklung der künstlerischen Persönlichkeit sowie ein inspirierendes und wertschätzendes Lernumfeld. Das DJI leistet damit einen wichtigen Beitrag zur Nachwuchsförderung im Bereich der musikalischen Spitzenförderung.

Ihre Aufgaben:

• Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in des Detmolder Jungstudierenden Institutes (DJI) für Jungstudierende und deren Eltern, Lehrende sowie externe Partner*innen und übernehmen die allgemeinen Verwaltungstätigkeiten.
• Sie unterstützen die Institutsleitung bei der Organisation von Veranstaltungen und Sitzungen inkl. Termin- und Raumplanung, Fertigung von Einladungen, Bewirtung, Protokollerstellung und begleiten die Kompaktwochenenden.
• Sie sind zuständig für die Antragstellung und Verlängerung von Lehraufträgen, Honorar- und Werkverträgen für Dozent*innen, Kursen, Seminaren sowie Hilfskraftverträgen.
• Sie koordinieren das Institutsbudget, inkl. der Ausgaben- und Einnahmenkontrolle, rechnen Studienreisen ab, bereiten Beschaffungen vor und führen diese teilweise aus.
• Sie helfen mit bei den Prüfungen im DJI, erstellen Leistungsnachweise oder Schulentschuldigungen und unterstützen Lehrende bei der Kursplanung.
• Sie assistieren bei der Entwicklung von zielgruppenspezifischen Kommunikationskonzepten und unterstützen die Institutsleitung bei der Darstellung des Instituts in Medien und sozialen Netzwerken. 
• Sie unterstützen darüber hinaus im Fachbereichsmanagement bei der Führung der Lehr- und Veranstaltungs- und Klassenlisten mit Vermerken zu Urlaubssemestern, Lehrerwechseln, Zusatzsemestern und Unterrichtspausen sowie bei der Organisation der Reisebeihilfen im Rahmen des Studiums.

Deshalb passen Sie zu uns:

• Sie verfügen über eine abgeschlossene Verwaltungsausbildung (z.B. Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau/-mann für Büromanagement) oder gleichwertige Kenntnisse in einem anderweitigen Verwaltungsberuf.
• Bei abwechslungsreichen Aufgaben sind Ihr ausgeprägtes Organisationsgeschick, Ihre strukturierte und verlässliche Arbeitsweise sowie Ihre ausgeprägte Service- und Kundenorientierung gefragt.
• Sie haben Interesse am Arbeitsumfeld „Musikhochschule“, weisen wünschenswerterweise berufliche Erfahrung in der Hochschulverwaltung/-organisation oder in kulturellen Organisationen vor und können serviceorientierte Lösungsstrategien entwickeln.
• Nicht zuletzt zeichnen Sie sich durch sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift aus.

Was erwartet Sie?

• Freuen Sie sich auf eine anspruchsvolle und verantwortungsvolle Tätigkeit mit vielfältigen Gestaltungsmöglichkeiten in einem engagierten und kollegialen Arbeitsumfeld.
• Bestens ausgestattete Arbeitsplätze gehören ebenso zu unserem Angebot wie ein Bewusstsein für familienfreundliche Arbeitsbedingungen mit flexiblen Arbeitszeiten, mobiler Arbeit und auch individuellen Lösungen zur besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf.
• Sie erhalten bis zu 30 Tage Erholungsurlaub pro Jahr, die Zahlung von vermögenswirksamen Leistungen und  zusätzlich eine Jahressonderzahlung sowie eine Zusatzversorgung im öffentlichen Dienst (VBL).
• Nutzen Sie unser attraktives Fortbildungsportfolio – so können Sie sich laufend weiterqualifizieren.
• Halten Sie sich fit – mit unseren vielfältigen Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten.
• Sie arbeiten auf einem modernen Campus mit hervorragender IT-Infrastruktur, kurzen Entscheidungswegen und kostenlosen Parkplätzen.
• Freuen Sie sich auf vielseitige Konzerte in unserer Hochschule.
• Das kollegiale und gemeinschaftliche Miteinander stärken wir durch gemeinsame Veranstaltungen und Aktionen.

Wir freuen uns auf eine aussagekräftige Bewerbung, die Sie bitte bis zum 27.09.2026 über unser Online-Bewerbungsformular auf hfm-detmold.de/freie-stellen einreichen.

Die Hochschule für Musik setzt sich für ein chancengerechtes und diskriminierungsfreies Lern-, Lehr- und Arbeitsumfeld ein und wirkt auf den Abbau struktureller Barrieren hin. Sie beabsichtigt, den Anteil von Frauen in allen Bereichen, in denen diese unterrepräsentiert sind, zu erhöhen. Frauen werden daher nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes NRW bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen. Bewerbungen Schwerbehinderter und Gleichgestellter sind ausdrücklich erwünscht.

Für Rückfragen zum Verfahren steht Ihnen Herr Isaak, Tel.-Nr.: 05231 975-713, für inhaltliche Rückfragen zur Stelle Herr Prof. Piotr Oczkowski, Tel.-Nr.: 05231 975-612 zur Verfügung.

Reise-, Übernachtungs- und sonstige Kosten, die im Auswahlverfahren entstehen, können leider nicht übernommen werden.