Sachbearbeitung (m/w/d) Einkauf

Zum Aufbau unseres Teams in der Abteilung Z1 – Innere Organisation, Sachgebiet Vergaberecht und Beschaffung, besetzen wir eine Stelle als

Sachbearbeitung (m/w/d)
Einkauf
 

Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet mit grundsätzlich 50 % (19,915 Stunden) zu besetzen. Die Vergütung erfolgt je nach Vorliegen der persönlichen und tariflichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 9a TV‑L.

Das Sachgebiet Vergaberecht und Beschaffung ist vorwiegend als interner Servicedienstleister für alle Abteilungen und Fachbereiche der Hochschule tätig. Es bündelt u.a. die gesamten Einkaufstätigkeiten, angefangen von kleineren Beschaffungen bis hin zur Durchführung von internationalen Ausschreibungsverfahren. Es gewährleistet, dass das Vergaberecht eingehalten wird. In den kommenden Jahren stehen die Digitalisierung der hochschulinternen Beschaffungsprozesse sowie die Entwicklung und Etablierung eines elektronischen Dokumenten- und Vertragsmanagements im Vordergrund.

Ihre Aufgaben:

• Der Schwerpunkt der Stelle liegt in der praktischen Umsetzung von Beschaffungsvorgängen und der Vorbereitung der Auftragserteilung; eine vertiefte vergaberechtliche Prüfung erfolgt durch die Beschaffungsstelle
• Eigenständige operative Abwicklung von Beschaffungsvorgängen auf Grundlage genehmigter Beschaffungsanträge
• Prüfung formaler Voraussetzungen (Budget, Zuständigkeit, Verfahrensart, Mitzeichnungen)
• Erstellung und Auslösung von Bestellungen sowie Vorbereitung der Auftragserteilung
• Einholung und formale Auswertung von Angeboten im Rahmen bei kleineren und standardisierten Beschaffungen
• Abstimmung mit Fachbereichen zur Konkretisierung von Leistungsbeschreibungen, Lieferbedingungen und Budget
• Kommunikation und Korrespondenz mit Lieferanten und Dienstleistern
• Prüfung von Auftragsbestätigungen auf Übereinstimmung mit Bestellung
• Terminüberwachung sowie Nachhalten von Liefer- und Leistungsfristen
• Unterstützung bei der Dokumentation der Vergabe- und Beschaffungsvorgänge entsprechend haushalts- und vergaberechtlicher Vorgaben (z.B. UVgO; VgV, LHO NRW)
• Mitwirkung bei der Weiterentwicklung serviceorientierter Beschaffungsprozesse

Ihr Profil:

• abgeschlossene Ausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Bereich (z. B. Verwaltungsfachangestellte*r, Verwaltungswirt*in, Kauffrau*mann für Büromanagement, Industriekauffrau*mann)
• mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Einkauf oder in der öffentlichen Verwaltung wünschenswert
• Gute Kenntnisse im öffentlichen Haushaltsrecht und Grundkenntnisse im Vergaberecht
• Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Organisationsstärke und Verantwortungsbewusstsein
• Kommunikationsfähigkeit und serviceorientiertes Auftreten
• Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Fachbereichen
• Sicherer Umgang mit MS-Office

Wir bieten Ihnen:

• Freuen Sie sich auf abwechslungsreiche, verantwortungsvolle Aufgaben – gestalten Sie den Aufbau des Teams und des Sachgebietes aktiv mit.
• Bestens ausgestattete Arbeitsplätze gehören ebenso zu unserem Angebot wie ein Bewusstsein für familienfreundliche Arbeitsbedingungen mit flexiblen Arbeitszeiten, mobiler Arbeit und auch individuelle Lösungen sind Möglichkeiten zur besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf.
• Sie erhalten bis zu 30 Tage Erholungsurlaub pro Jahr, die Zahlung von vermögenswirksamen Leistungen und als Tarifbeschäftigte*r zusätzlich eine Jahressonderzahlung sowie eine Zusatzversorgung im öffentlichen Dienst (VBL).
• Nutzen Sie unser attraktives Fortbildungsportfolio – so können Sie sich laufend weiterqualifizieren.
• Halten Sie sich fit – mit unseren vielfältigen Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten.
• Sie arbeiten auf einem modernen Campus – hervorragende IT-Infrastruktur, kurze Wege, kostenlose Parkplätze.
• Freuen Sie sich auf klangvolle Konzerte in unserer Hochschule.
• Das kollegiale und gemeinschaftliche Miteinander stärken wir durch gemeinsame Veranstaltungen und Aktionen.

Wir freuen uns auf eine aussagekräftige Bewerbung, die Sie bitte bis zum 14.04.2026 über unser Online-Bewerbungsformular auf hfm-detmold.de/freie-stellen einreichen.

Die Hochschule für Musik setzt sich für ein chancengerechtes und diskriminierungsfreies Lern-, Lehr- und Arbeitsumfeld ein und wirkt auf den Abbau struktureller Barrieren hin. Sie beabsichtigt, den Anteil von Frauen in allen Bereichen, in denen diese unterrepräsentiert sind, zu erhöhen. Frauen werden daher nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes NRW bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen. Bewerbungen Schwerbehinderter und Gleichgestellter sind ausdrücklich erwünscht.

Für inhaltliche Fragen zur Stelle steht Ihnen Frau Scheller, Tel.-Nr.: 05231 975-702, für Fragen zum Verfahren Frau Schröder, Tel.-Nr.: 05231 975-712, zur Verfügung.

Reise-, Übernachtungs- und sonstige Kosten, die im Auswahlverfahren entstehen, können leider nicht übernommen werden.