Teamassistenz (w/m/d)

Mit Spitzenforschung in den Bereichen ENERGIE, GESUNDHEIT und MATERIE lösen wir am Helmholtz-Zentrum Dresden-Rossendorf (HZDR) einige der drängenden gesellschaftlichen Herausforderungen unserer Zeit. Werden Sie Teil des HZDR-Teams und schließen Sie sich 1.500 Mitarbeitenden aus mehr als 70 Nationen an!

Die High Energy Density Initiative (HEDI) ist ein gemeinsames Projekt des Helmholtz-Zentrums Dresden-Rossendorf und der Universität Rostock zur Untersuchung von Materie bei extrem hohen Temperaturen und Drücken mit absehbaren Anwendungen in den Bereichen Astrophysik, Materialwissenschaften und Fusionsforschung. Im Rahmen von HEDI soll ein neues Forschungsgebäude auf dem Campus der Universität Rostock errichtet und betrieben werden. Für Aufbau und Betrieb von HEDI suchen wir zum frühestmöglichen Zeitpunkt eine

Teamassistenz (w/m/d)

zur Verstärkung des Teams. Die Stelle ist zunächst befristet auf 2 Jahre mit Aussicht auf Verstetigung. Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden. Die Vergütung erfolgt nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst des Bundes (TVöD-Bund). Der Arbeitsort ist Rostock.

Das sind Ihre Aufgaben:

• Planung, Koordination und Verwaltung der Haushalts- und Drittmittel des Instituts mittels SAP (Budgetbeantragung und -zuteilung, Überwachung von Mitteleingang und -verausgabung, Abrechnung)
• Bearbeitung von Bestellungen mit SAP (Einholen von Angeboten, Erstellung von Bedarfsanforderungen, Überwachung Bestellverlauf, Wareneingang und Reklamationsbearbeitung)
• Bearbeiten von Eingangsrechnungen
• Planung von nationalen und internationalen Dienstreisen der Institutsleitung und der Mitarbeitenden des Instituts incl. Anlegen und Abrechnung der Dienstreisen im Rahmen des Reisekostenrechts des Bundes
• Veranstaltungsmanagement
• Organisation des laufenden Geschäftsverkehrs in der Institutsverwaltung (Posteingang und –ausgang, Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten, Führen der Ablage, Büromaterialverwaltung, Raummanagement)

Das zeichnet Sie aus:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, bspw. als Wirtschaftskauffrau/-mann, Bürokauffrau/-mann, Kauffrau/-mann für Bürokommunikation oder Büromanagement, Kaufmännische Assistenz oder vergleichbare (w/m/d)
• Einschlägige Berufserfahrung in dem genannten Aufgabengebiet
• Sicherer Umgang mit Onlineinhalten, Onlineangeboten und Kommunikationsmitteln (wie z. B. gängige Videokonferenzsysteme, Messenger Dienste und Onlinedatenverarbeitung und -verwaltung)
• Kenntnisse im Reisemanagement gemäß Bundesreisekostengesetz von Vorteil
• Wünschenswert sind Erfahrungen im Öffentlichen Dienst (z. B. zu besonderen Anforderungen an Beschaffung, Dokumentation und Personalwesen), insbesondere im wissenschaftlichen Bereich
• Eigenverantwortliches Arbeiten, schnelle Auffassungsgabe, Engagement
• Hohe Kommunikationskompetenz und Teamfähigkeit
• Betriebswirtschaftliches und analytisches Denken und Dienstleistungsorientierung
• Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS Office und SAP erforderlich
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Das bieten wir Ihnen:

• Ein spannendes Arbeitsumfeld auf einem attraktiven Forschungscampus 
• Den Raum für Eigenverantwortung, Gestaltung und eigene Ideen
• Die Vergütung und Sozialleistungen nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD-Bund) - u. a. 30 Urlaubstage pro Jahr, Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• Die Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf unterstützen wir mit der Möglichkeit zur Teilzeitbeschäftigung und zum mobilen Arbeiten sowie flexiblen Arbeitszeiten
• Eine Vielzahl von Angeboten des betrieblichen Gesundheitsmanagements
• Mitarbeiterrabatte bei namhaften Anbietern über die Plattform Corporate Benefits
• Einen Arbeitgeberzuschuss zum Deutschland-Ticket Jobticket 

Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, usw.) reichen Sie bitte ausschließlich über unser Online-Bewerbungsportal ein: https://www.hzdr.de/db/Cms?pNid=490&pLang=de&pOid=77516