Dekanatsassistenz (w/m/d) für den Fachbereich Maschinenbau und Verfahrenstechnik
Arbeiten an der HSD – Gemeinsam nachhaltig wirken
An der Hochschule Düsseldorf arbeiten wir auf einem modernen und gut erreichbaren Campus im Herzen Düsseldorfs. Wir leisten alle gemeinsam einen sinnstiftenden Beitrag für Bildung, Gesellschaft und die Gestaltung einer lebenswerten Zukunft.
Ob in Lehre, Forschung, Technik, Verwaltung, IT oder Bibliothek: Bei uns gestalten Sie aktiv mit, was junge Menschen von morgen bewegt. In einem kollegialen Umfeld, das durch die Unterstützung und individuelle Förderung unserer Führungskräfte geprägt ist, können Sie sich einbringen und mitgestalten.
Am Fachbereich Maschinenbau und Verfahrenstechnik bilden wir mehr als 1.600 Studierende in verschiedenen Ingenieurstudiengängen aus. In unseren modernen Laboren und Werkstätten vermitteln wir den Studierenden sehr praxisnahe Kompetenzen. Durch unsere umfangreichen Forschungsaktivitäten stellen wir sicher, dass die Studierenden nach Ihrem Abschluss für die aktuellen Herausforderungen in den Unternehmen gut gerüstet sind.
Die Stelle ist befristet bis zum 30.04.2027 (§ 14 Abs. 1 Nr. 3 Teilzeit und Befristungsgesetz (TzBfG) i. V. m. § 21 Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG) ) und in Vollzeit zu besetzen.
Ihre Aufgaben
- Als erste Anlaufstelle stehen Sie Studierenden, Mitarbeitenden, Lehrenden und externen Ansprechpersonen freundlich und kompetent zur Verfügung.
- Sie unterstützen das Dekanat mit Assistenztätigkeiten z. B. bei Terminkoordination, Schriftverkehr und Postbearbeitung.
- Sie organisieren Sitzungen und Veranstaltungen, bereiten diese vor und nach, inkl. Protokollführung.
- Den Fachbereich unterstützen Sie in Finanz- und Personalangelegenheiten, z. B. bei Berufungsverfahren, der Mittelbewirtschaftung und (Re-)Akkreditierungen.
- Die Planung und Verwaltung der Räume übernehmen Sie ebenso wie die Schlüsselverwaltung.
- Sie planen, organisieren und begleiten Veranstaltungen wie Vorträge, Zeugnisübergabefeiern und Tage der offenen Tür.
- Bei Finanzvorgängen wie Beschaffungen, Honorarabrechnungen sowie der Organisation von Vorträgen, Exkursionen und Dienstreisen bringen Sie sich unterstützend ein (teilweise in d.3one).
Ihre Kompetenzen
- Eine abgeschlossene Ausbildung zum Kaufmann/zur Kauffrau (m/w/d) für Büromanagement oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation; alternativ ein abgeschlossenes Hochschulstudium mit einschlägiger Berufserfahrung im Assistenzbereich.
- Idealerweise bringen Sie bereits Erfahrung als Assistenz mit – gern im Hochschulumfeld oder in der öffentlichen Verwaltung.
- Kenntnisse der Strukturen und Abläufe einer Hochschule sind von Vorteil, aber kein Muss
- Sie verfügen über ein gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen sowie über grundlegende Englischkenntnisse (B2 Niveau).
- Sehr gute Deutschkenntnisse (C2 Niveau) in Wort und Schrift ermöglichen Ihnen eine sichere und professionelle Kommunikation.
- Kommunikationsstärke, Organisationsgeschickt und eine ausgeprägte Serviceorientierung zeichnen Sie aus.
Ihre nachhaltigen Vorteile bei uns
Transparente Vergütung: Wir garantieren ein sicheres regelmäßiges Gehalt nach EG 9a TV-L
(Stufe 1-6 je nach Berufserfahrung).
Homeoffice: Bei uns sind 60% mobiles ortsungebundenes Arbeiten (3 Tage pro Woche) je nach Aufgaben und Arbeitsplatz möglich.
Jobsicherheit: Profitieren Sie von einem krisensicheren Job im öffentlichen Dienst.
30+3 Urlaubstage: Weihnachten, Silvester und Rosenmontag sind bei uns zusätzlich arbeitsfrei.
Moderne Arbeitsmittel: Digitale Arbeitsmittel, ein moderner Campus dienen als Erfolgsgrundlage.
Familienorientierung: Eine gesunde Work-Life-Balance dank flexibler Arbeitszeitmodelle und einem starken Bewusstsein für die Vereinbarkeit von Beruf und Familie.
Gesundheitsmanagement: Wir kümmern uns um Ihre Gesundheit mit einer breiten Auswahl an (Vorsorge-) Untersuchungen, Sportveranstaltungen und Gesundheitstipps.