Sachbearbeiter*in Veranstaltungsmanagement und Veranstaltungslogistik (m/w/d)
Die Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf sucht für das Dezernat Gebäudemanagement – Abteilung Infrastrukturelles Gebäudemanagement – zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n
Sachbearbeiter*in Veranstaltungsmanagement und Veranstaltungslogistik (m/w/d)
Aufgabenschwerpunkte
Veranstaltungsmanagement
- Bearbeitung und Koordination von Veranstaltungsanfragen für Räume, Flächen und Außenbereiche der HHU einschließlich Abstimmung mit Veranstaltenden, internen Stellen und externen Dienstleistern
- Mitwirkung bei der Anwendung der Veranstaltungsrichtlinie der HHU sowie Dokumentation und Nachbereitung der Veranstaltungen
Veranstaltungslogistik und Betreuung
- Planung, Organisation und Durchführung logistischer Leistungen rund um Veranstaltungen einschließlich Bereitstellung, Rücknahme und Kontrolle von Mobiliar, Veranstaltungsinventar und Material
- Betreuung von Veranstaltungen vor Ort als Ansprechperson sowie Veranlassung erforderlicher Maßnahmen bei Störungen oder sicherheitsrelevanten Auffälligkeiten in Abstimmung mit den zuständigen Stellen
- Erfassung abrechnungsrelevanter Leistungen sowie Mitwirkung bei der Rechnungsbearbeitung
Orientierung und Beschilderung
- Pflege und Aktualisierung der Orientierungsbeschilderung innerhalb und außerhalb der Gebäude einschließlich Abstimmung von Änderungsbedarfen
- Organisation und Koordination von Beschilderungsmaßnahmen einschließlich Beauftragung ausführender Firmen sowie Mitwirkung bei der Angebots- und Rechnungsbearbeitung
Ihr Profil
- abgeschlossene Berufsausbildung in einem verwaltungsnahen, kaufmännischen, technischen, handwerklichen oder facility-managementbezogenen Beruf, z. B. im Bereich Verwaltung, Büromanagement, Veranstaltungsmanagement, Facility Management oder Handwerk
- praktische Erfahrung in der Veranstaltungsorganisation, Veranstaltungslogistik, Veranstaltungsbetreuung, im Facility Management, Gebäudebetrieb, Campusmanagement, in der Dienstleisterkoordination oder in vergleichbaren Tätigkeiten
- Grundkenntnisse bzw. Bereitschaft zur Einarbeitung in einschlägige interne und gesetzliche Regelwerke, insbesondere Veranstaltungsrichtlinie, Hausordnung, Brandschutzordnung, Arbeitsschutz, Unfallverhütungsvorschriften, BetrSichV, ArbStättV, BauO NRW und SBauVO NRW
- sicherer Umgang mit Microsoft Office sowie Bereitschaft zur Einarbeitung in digitale Fachverfahren, insbesondere Raumbuchungssoftware und HHU-CAFM-System
- Organisationsgeschick, Verantwortungsbewusstsein, Kommunikationsfähigkeit sowie ein serviceorientiertes und verbindliches Auftreten
- Fahrerlaubnis der Klasse B
Unser Angebot
- eine unbefristete Einstellung in Vollzeit mit derzeit 39,83 Wochenstunden an der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf als Tarifbeschäftigte*r in Entgeltgruppe 6 TV-L, weitere Informationen zur Vergütung finden Sie u. a. unter: www.finanzverwaltung.nrw.de/de/bezuegetabellen-fuer-tarifbeschaeftigte
- Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie, z. B. durch Ferienfreizeitangebote für Kinder
- eine abwechslungsreiche Tätigkeit im universitären Umfeld, interessante Aufgaben an der Schnittstelle von Veranstaltungsmanagement, Gebäudebetrieb, Logistik, Sicherheit und Orientierung
- Standortsicherheit - Ihr Arbeitsplatz ist der Campus der HHU
- alle Vorteile der Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes
- attraktive Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- eine gründliche Einarbeitung
Über uns
Das Dezernat Gebäudemanagement ist verantwortlich für die Bereitstellung, Bewirtschaftung und Weiterentwicklung der baulichen und betrieblichen Infrastruktur der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf. Die Abteilung Infrastrukturelles Gebäudemanagement gewährleistet den Betrieb in den öffentlichen Bereichen der Universität und koordiniert zentrale infrastrukturelle Dienstleistungen auf dem Campus. Das Sachgebiet Veranstaltungs- und Reinigungsmanagement, Orientierung ist unter anderem zuständig für die Koordination und Betreuung von Veranstaltungen, die Organisation veranstaltungsbezogener Logistikleistungen sowie die Pflege und Weiterentwicklung der Orientierungsbeschilderung innerhalb und außerhalb der Gebäude.
Die Heinrich-Heine-Universität vertritt das Prinzip „Exzellenz durch Vielfalt“. Sie hat die „Charta der Vielfalt“ unterzeichnet und erfolgreich am Audit „Vielfalt gestalten“ des Stifterverbandes teilgenommen. Sie ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert und hat sich zum Ziel gesetzt, die Vielfalt unter ihren Mitarbeiter*innen zu fördern.Bewerbungen von Menschen aller Geschlechter sind ausdrücklich erwünscht. Bewerbungen von Frauen werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bevorzugt berücksichtigt. Die Bewerbung schwerbehinderter und ihnen gleichgestellter behinderter Menschen ist ebenso erwünscht. Zur Berücksichtigung einer Schwerbehinderung oder Gleichstellung weisen Sie diese bitte durch geeignete Unterlagen nach.