Sachbearbeitung (m/w/d) der Geschäftsstelle der Interdisciplinary Graduate and Research Academy Düsseldorf (iGRAD)
Die Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf sucht für das iGRAD-Office der Mathematisch-Naturwissenschaftlichen Fakultät zum nächstmöglichen Zeipunkt eine
Sachbearbeitung (m/w/d) der Geschäftsstelle der Interdisciplinary Graduate and Research Academy Düsseldorf (iGRAD)
Aufgabenschwerpunkte
- erste Ansprechperson für die Mitglieder und Mitgliedsprogramme der iGRAD
- eigenständige Sekretariatsführung des iGRAD-Office
- Unterstützung des iGRAD-Teams und der Geschäftsführung im laufenden Tagesgeschäft
- Beschaffungs- und Inventarangelegenheiten
- Verwaltung der Mittel und Konten inkl. haushalterischer Abwicklung und Überwachung der Budgets und der ein- und ausgehenden Zahlungsverkehre
- Mitgliederbetreuung und -verwaltung inkl. Beratung zu Mitgliedschaft, Veranstaltungs- und Beratungsangeboten der iGRAD
- Fortbildungs-, Veranstaltungs- und Teilnehmendenmanagement inkl. Raumorganisation; Durchführung von Evaluationen; Koordination der Hilfskräfte; Erstellung und Prüfung von Teilnahmebestätigungen sowie der Doctorate Transcripts für iGRAD-Absolvent*innen
- IT-bezogene Tätigkeiten inkl. Gestaltung und Pflege der iGRAD-Webseiten, von iGRAD-Infomaterialien, ggf. auch Betreuung von iGRAD Social-Media-Kanälen
- Mitarbeit in Projekten der iGRAD
Ihr Profil
Sie verfügen über:
- eine abgeschlossene kaufmännische, büroorganisationsbezogene oder verwaltungsspezifische Berufsausbildung und/oder ein abgeschlossenes akkreditiertes Hochschulstudium (Abschluss: Bachelor). Idealerweise haben Sie eine mehrjährige Berufserfahrung im kaufmännischen oder büroorganisationsbezogenen Bereich
- gründliche und umfassende Kenntnisse der Sekretariatsführung, der Büroorganisation und bürowirtschaftlicher Abläufe. Hierfür dienliche Organisationsmittel und -methoden wenden Sie sicher an
- eine sehr gute situationsgerechte und zielgruppenorientierte Kommunikationsfähigkeit mit einem guten und nachvollziehbaren sprachlichen Ausdruck in Wort und Schrift - sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache
- gute Kenntnisse der gängigen Office-Anwendungen (z.B. Word, Excel, Adobe Acrobat, PowerPoint) und Onlinetools. Diese befähigen Sie dazu, auch komplexere Kalkulationstabellen, PDF-Formulare oder Onlineterminfindungen zu erstellen. Zudem sind Sie sicher im Umgang mit E-Mail- und Terminplanungsprogrammen, sowie mit onlinegestützter Informationsrecherche und -aufbereitung
- die Befähigung zur Nutzung onlinebasierter Verwaltungssysteme, insbesondere zur Personen- und Mittelverwaltung. Ihre kaufmännisch-wirtschaftlichen, sowie buchhalterischen Fachkenntnisse befähigen Sie zur Verwaltung, Abwicklung und Überwachung von Budgets sowie ein- und ausgehender Zahlungsverkehre inkl. Rechnungsstellung
- Sie sind ein Organisationstalent, verfügen über ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Sorgfalt, Engagement, Selbstständigkeit und vorausschauender Handlungsweise. Sie schätzen Teamarbeit und können gelegentlich Veranstaltungen auch außerhalb der Kernarbeitszeit betreuen.
- ein freundliches Wesen, sicheres Auftreten und gute Umgangsformen - idealerweise auch im interkulturellen Kontext - runden Ihr Profil ab
Von Vorteil sind zudem:
- Erfahrungen mit der Erstellung und Pflege von Webseiten mittels Content Management Systemen (z.B. TYPO-3)
- grundlegende Kenntnisse der Installation von Software und Apps auf PCs und in der Einrichtung von Computer(arbeitsplätze)n
- Kenntnisse zum und Erfahrungen mit dem Einsatz von KI im Officebereich, z.B. für Routinekorrespondenz bzw. -aufgaben
Unser Angebot
- eine unbefristete Einstellung als Tarifbeschäftite*r
- spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten und Projekte
- ein berufliches Umfeld welches Sie durch Ihr persönliches Engagement mitgestalten können
- eine wertschätzende und kollegiale Arbeitsatmosphäre in einem engagierten Team
- zukunfts- und standortsicherer Arbeitsplatz
- attraktive und vielfältige Fort- und Weiterbildungsangebote
- modernes, digital gestütztes Arbeitsumfeld
- Unterstützung der Vereinbarkeit von Beruf und Familie.
Über uns
Die iGRAD – Interdisciplinary Graduate and Research Academy Düsseldorf – ist eine Einrichtung der Mathematisch-Naturwissenschaftlichen Fakultät der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf. Sie koordiniert die strukturierten Qualifizierungsangebote für die Promovierenden der Fakultät und bietet zentrale Dienstleistungen rund um die Qualifizierung von Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern in frühen Karrierestadien an. Die Fort- und Weiterbildungsprogramme der iGRAD, sowie ihre Informations-, Beratungs- und Serviceangebote, richten sich an Promovierende, Postdocs, betreuende Professorinnen und Professoren sowie an die angegliederten Promotionsprogramme und Forschungsverbünde. Als Teil der Heine Research Academies (HeRA) agiert die iGRAD in weitreichender Vernetzung mit zahlreichen Einrichtungen und Abteilungen der HHU, aber auch mit Einrichtungen anderer Universitäten und Forschungseinrichtungen sowohl auf nationaler als auch internationaler Ebene: www.igrad.hhu.de www.hera.hhu.de
Die Heinrich-Heine-Universität vertritt das Prinzip „Exzellenz durch Vielfalt“. Sie hat die „Charta der Vielfalt“ unterzeichnet und erfolgreich am Audit „Vielfalt gestalten“ des Stifterverbandes teilgenommen. Sie ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert und hat sich zum Ziel gesetzt, die Vielfalt unter ihren Mitarbeiter*innen zu fördern.Bewerbungen von Menschen aller Geschlechter sind ausdrücklich erwünscht. Bewerbungen von Frauen werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bevorzugt berücksichtigt. Die Bewerbung schwerbehinderter und ihnen gleichgestellter behinderter Menschen ist ebenso erwünscht. Zur Berücksichtigung einer Schwerbehinderung oder Gleichstellung weisen Sie diese bitte durch geeignete Unterlagen nach.