Teamkoordination digitale Post- und Scanstelle (w/m/d)

Die Handwerkskammer Düsseldorf vertritt die Interessen ihrer rund 60.000 Mitgliedsbetriebe im Kammerbezirk. Unser Anspruch ist es, sowohl Motor wie fachkundiger Begleiter im technischen, ökonomischen und gesellschaftlichen Wandel zu sein, sei es in der Berufsbildung und Qualifizierung von Handwerkerinnen und Handwerkern, in der Beratung unserer Unternehmerinnen und Unternehmer oder bei der Erbringung von Verwaltungsleistungen. Die Vielseitigkeit der Aufgaben und der persönliche Umgang mit Menschen machen den Reiz unserer Arbeit aus.

Für unsere Abteilung E-Government, Post der Handwerkskammer Düsseldorf suchen wir ab sofort in unbefristeter Anstellung in Vollzeit am Standort Düsseldorf eine

Teamkoordination digitale Post- und Scanstelle (w/m/d)

Spannende Aufgaben

• Sie koordinieren das Team der Post- und Scanstelle fachlich und organisieren gemeinsam mit den Mitarbeitenden den täglichen Personaleinsatz.
• Gemeinsam mit Ihrem Team stellen Sie einen reibungslosen, termingerechten und qualitätsgesicherten digitalen Posteingang sicher.
• Als zentrale Ansprechperson für die Fachbereiche steuern und optimieren Sie die digitale Dokumentenerfassung, Verschlagwortung, elektronische Weiterleitung sowie die revisionssichere Ablage.
• Mit Blick auf eine moderne Verwaltung entwickeln Sie die Scan-, Ablage- und Dokumentenmanagementprozesse in enger Anbindung an die IT-Abteilung kontinuierlich weiter und unterstützen deren Digitalisierung und Automatisierung.
• Dabei verantworten Sie die Qualität der digitalen Dokumentenverarbeitung sowie die Einhaltung gesetzlicher und organisatorischer Vorgaben.
• Darüber hinaus betreuen Sie das elektronische Behördenpostfach und arbeiten eng mit den Fachbereichen an der Weiterentwicklung digitaler Verwaltungsprozesse zusammen.

Wichtig für uns

• Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung, im kaufmännischen, verwaltungsbezogenen oder digitalen Bereich, und ergänzend entweder über eine Zusatzqualifikation im Qualitäts- oder Prozessmanagement oder über langjährige einschlägige Berufserfahrung. Besonders passende Ausbildungshintergründe sind z. B. Verwaltungsfachangestellte/r, Kaufleute für Büromanagement, Kaufleute für Digitalisierungsmanagement oder Fachinformatiker/in für Daten- und Prozessanalyse.
• Sie besitzen fundierte Kenntnisse im Prozessmanagement und haben Erfahrung darin, Prozesse zu optimieren und weiterzuentwickeln. Gleichzeitig kennen Sie die Anforderungen und Abläufe einer modernen Büroorganisation sehr gut.
• Von Vorteil sind eine IT-Affinität und ausgeprägte digitale Kompetenzen, insbesondere im Umgang mit Scan-, Dokumentenmanagement- und digitalen Workflow-Systemen.
• Idealerweise verfügen Sie bereits über Kenntnisse im Umgang mit d.3 import, d.capture batch, d3one oder d.cold von d.velop sowie mit einem elektronischen Behördenpostfach.
• Abschließend kommunizieren Sie klar und serviceorientiert, arbeiten selbstständig und zeigen Leistungsbereitschaft sowie eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität.

Ihre Vergütung richtet sich nach dem Tarifvertrag der Länder, EG 10, einschließlich der Leistungen des öffentlichen Dienstes (z.B. Jahressonderzahlung und Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge). Das monatliche Bruttoeinstiegsgehalt beträgt je nach einschlägiger Berufserfahrung und Stufenzuordnung zwischen 4.038,42€ (Tarifstufe 1) und 4.599,41€ (Tarifstufe 3).

Benefits

• Ein krisensicherer Arbeitsplatz
• Gestaltungsspielraum und eine sorgfältige Einarbeitung
• Angebote zur Gesundheitsförderung
• Unsere hauseigene Kantine und ein kleines Bistro am Standort Düsseldorf
• Kostenlose Parkplätze & eine gute Anbindung an Öffentliche Verkehrsmittel
• Das Vorteilsportal „Corporate Benefits“ mit einer Vielzahl attraktiver Angebote aus allen relevanten Lebensbereichen
• 30 Tage Jahresurlaub (anteilig bei Teilzeitbeschäftigung) zzgl. arbeitsfreie Tage an Heiligabend und Silvester
• Ein moderner Arbeitsplatz und die Möglichkeit auch im Homeoffice zu arbeiten
• Eine steuerliche Ersparnis durch das Angebot des Fahrrad-Leasings über den Anbieter "Job-Rad"
• Höhenverstellbare Schreibtische
• Betriebliche Altersvorsorge

Allgemeine Informationen

Wir verfolgen das Ziel der beruflichen Gleichstellung von Frauen und Männern nach Maßgabe des LGG NRW. Bewerbungen von Frauen sind daher ausdrücklich erwünscht. Bewerbungen von Frauen sind daher ausdrücklich erwünscht. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen nach Maßgabe des LGG NRW bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind ebenfalls erwünscht und werden, entsprechend den Bestimmungen des SGB IX, besonders berücksichtigt.

Die Stellenausschreibung erfolgt sowohl intern als auch extern. Falls die vakante Position intern besetzt werden kann, sehen wir von einer Prüfung externer Bewerbungen ab.

Ansprechpartner/- innen

•Für Fragen zum Aufgabengebiet:
Herrn Dr. Frowein
Abteilung E-Government, Post

Telefon: 0211 8795-258

•Für Fragen zum Auswahlverfahren oder dem Beschäftigungsverhältnis:
Frau Lena Fischer
Abteilung Personal
Telefon: 0211 8795-226

Wir freuen uns auf Ihre BEWERBUNG (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) bis zum 05.10.2026 direkt über unser ONLINE BEWERBUNGSPORTAL:
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