Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement / Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)
Wir sind eine junge, innovative Universität mitten in der Metropole Ruhr. Ausgezeichnet in Forschung und Lehre denken wir in Möglichkeiten statt in Grenzen und entwickeln Ideen mit Zukunft. Wir leben Vielfalt, fördern Potenziale und engagieren uns für Bildungsgerechtigkeit, die diesen Namen verdient.
Das Institut für Ostasienwissenschaften (IN-EAST) an der Universität Duisburg-Essen (UDE) am Campus Duisburg, sucht in der Geschäftsstelle eine*n
Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement / Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)
(Entgeltgruppe 9a TV-L, 50 %)
(brutto 23066,37 € - 29410,47 €)
Das IN-EAST ist eine Zentrale Wissenschaftliche Einrichtung der Universität Duisburg-Essen, die die ostasienbezogene Forschung und Lehre bündelt und weiterentwickelt. Im Vordergrund stehen aktuelle Entwicklungen in China, Korea und Japan aus wirtschafts- und sozialwissenschaftlicher Perspektive, die auf umfassender regionalspezifischer Expertise gründen. Neben kooperativen, interdisziplinären Forschungsprojekten organisiert das IN-EAST ostasienwissenschaftliche Bachelor- und Masterstudiengänge. Es bietet ein attraktives, international ausgerichtetes Lehr- und Forschungsumfeld mit zahlreichen internationalen Kooperationen.
Ihre Aufgaben
- Sie unterstützen die Geschäftsführung in allen Belangen von Administration, Forschung, Lehre, Kommunikation, Budgetplanung und Prozessoptimierung
- Sie tragen zur strategischen und inhaltlichen Weiterentwicklung des IN-EAST als Zentrale Wissenschaftlichen Einrichtungen an der UDE bei
- Sie verantworten die Mittelbewirtschaftung und das Finanzcontrolling unter Berücksichtigung der unterschiedlichen Verwaltungs- und Finanzstrukturen der am IN-EAST beteiligten Einrichtungen und Fakultäten
- Sie bearbeiten Beschaffungs- und Rechnungsprozesse unter Nutzung bestehender SAP- und Vergabestrukturen
- Sie sind sich an der Planung, Organisation und Durchführung von Workshops, Konferenzen und weiteren Veranstaltungen beteiligt
- Sie unterstützen die Öffentlichkeitsarbeit des Instituts, insbesondere bei der Gestaltung und Optimierung von Informationsangeboten, einschließlich sozialer Medien
- Sie koordinieren und unterstützen die WissenschaftlerInnen des IN-EAST bei Forschungsprojekten und der Planung und Betreuung der Forschungsinfrastruktur
Ihr Profil
- Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/-frau für Bürokommunikation, als Verwaltungsfachangestellte/r oder eine vergleichbare Qualifikation (z.B. einen Bachelorabschluss).
- Sie bringen Kenntnisse im Haushalts- und Finanzwesen mit, idealerweise im Hochschulkontext, und verfügen möglichst über Erfahrungen in der Mittelbewirtschaftung, Finanzbuchhaltung oder Rechnungsbearbeitung
- Sie sind sicher im Umgang mit MS-Office-Anwendungen und haben idealerweise Erfahrungen mit SAP-ERP oder vergleichbaren Finanzmanagementsystemen
- Idealerweise haben Sie bereits Erfahrungen in der Hochschulverwaltung gesammelt
- Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, Kenntnisse einer ostasiatischen Sprache sind von Vorteil
- Sie zeichnen sich durch eine strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise sowie durch ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten aus
- Auch bei hohem Arbeitsaufkommen in einem dynamischen Umfeld arbeiten Sie zuverlässig, flexibel und behalten den Überblick
- Sie können sowohl eigenständig als auch im Team arbeiten
- Sie verfügen über interkulturelle Kompetenz und interessieren sich für Ostasien sowie Sozial- und Wirtschaftswissenschaften
Sie erwartet
- ein sicheres und unbefristetes Arbeitsverhältnis in einem abwechslungsreichen, vielseitigen Aufgabengebiet und ein lebendiger Arbeitsbereich
- eine interessante, verantwortungsvolle Tätigkeit mit großem Gestaltungspotenzial, bei der Sie Kontakte mit nahezu allen Bereichen der UDE als auch in die Universitätsallianz Ruhr haben
- ein Arbeitsumfeld mit einem respektvollen, wertschätzenden Miteinander
- gleitende Arbeitszeit und die Möglichkeit von Homeoffice
- Familienfreundlichkeit durch Betreuungsangebote für Ihre Kinder
- Beratung bei familiären Pflegeaufgaben
- ein breit aufgestelltes Fort- und Weiterbildungsangebot, individuelle Einarbeitung
- eine sehr gute öPNV-Anbindung und kostenfreie Parkplätze
- attraktive Sport- und Gesundheitsangebote (Hochschulsport)
Besetzungszeitpunkt zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Vertragsdauer unbefristet
Arbeitszeit 50 Prozent einer Vollzeitstelle
Bewerbungsfrist 25.09.2026
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns über Ihre Online-Bewerbung, siehe untenstehenden Link, mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Anlagen) unter Angabe der Kennziffer 417-26.
Weitere Informationen zur Stelle erhalten Sie bei Herrn Dr. Nicolas Schillinger (Telefon 0203 379 4116, E-Mail: nicolas.schillinger@uni-due.de) und zum Bewerbungsverfahren im Personalsachgebiet bei Frau Lessia Lindemann (Telefon 0201 183 2496, E-Mail: lessia.lindemann@uni-due.de).
Informationen über das IN-EAST und die ausschreibende Stelle finden Sie unter:
https://www.uni-due.de/in-east/
Die Universität Duisburg- Essen verfolgt das Ziel, die Vielfalt ihrer Mitglieder zu fördern
(s. https://www.uni-due.de/diversity).
Frauen werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.
Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter und ihnen gleichgestellter Menschen i. S. des § 2 Abs. 3 SGB IX sind erwünscht.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
