Sachbearbeitung für Mittelbewirtschaftung, Controlling und Projektmanagement (w/m/d)
Wir sind eine junge, innovative Universität mitten in der Metropole Ruhr. Ausgezeichnet in Forschung und Lehre denken wir in Möglichkeiten statt in Grenzen und entwickeln Ideen mit Zukunft. Wir leben Vielfalt, fördern Potenziale und engagieren uns für Bildungsgerechtigkeit, die diesen Namen verdient.
Die Universität Duisburg-Essen (UDE) sucht am Campus Duisburg, in der Fakultät für Gesellschaftswissenschaften, Institut Arbeit und Qualifikation (IAQ) eine
Sachbearbeitung für Mittelbewirtschaftung, Controlling und Projektmanagement (w/m/d)
(TV-L 9b, 100 %, brutto 43.441 € - 60.178 €)
Das IAQ führt interdisziplinäre und international vergleichende sozialwissenschaftliche Forschung auf den Gebieten Arbeit und Beschäftigung, Soziale Sicherung sowie Bildung durch. Kennzeichnend für das Forschungsprofil ist die Kombination von grundlagen- und anwendungsorientierter Forschung.
Ihre Aufgaben
Aufgaben in der Mittelbewirtschaftung und im Finanzcontrolling
- Sie verwalten und bewirtschaften Haushalts- und Drittmittel.
- Sie koordinieren die Finanzprozesse und die Budgetplanung für Personal- und Sachmittel.
- Sie bearbeiten Beschaffungs- und Rechnungsprozesse unter Nutzung der SAP- und Vergabestrukturen.
- Sie erstellen Finanzpläne und Übersichten, unter anderem im Rahmen der Inventarisierung, sowohl projektbezogen als auch mit Blick auf den IAQ-Haushalt.
- Sie führen das Finanzcontrolling der Haushaltsmittel des IAQ durch.
Aufgaben in der Projektadministration
- Sie kalkulieren Personal- und Sachmittel zur Vorbereitung von Projektanträgen.
- Sie bearbeiten Drittmittelvorgänge bei bewilligten Projekten, einschließlich der Eingabe in projektspezifische Datenbanken und der Durchführung von Mittelabrufen.
- Sie setzen Personalmaßnahmen innerhalb von Projekten um und führen die buchungstechnische Kontrolle durch.
- Sie erstellen Finanzberichte, Verwendungsnachweise und Projektabrechnungen für Drittmittelgeber und führen Mittelabrufe durch.
- Sie stimmen sich mit dem Finanz- und Drittmittelmanagement der Universität Duisburg-Essen ab.
Aufgaben im Servicebereich der Institutsleitung
- Sie erstellen Finanzübersichten und Kalkulationen als Entscheidungsgrundlage für die Geschäftsführung und die Gremien des IAQ.
- Sie arbeiten eng mit den wissenschaftlichen Projektleitungen des IAQ sowie mit den zuständigen Verwaltungskräften der Fakultät für Gesellschaftswissenschaften und der UDE zusammen.
- Sie entwickeln die administrativen Prozesse im IAQ aktiv weiter und treiben deren Digitalisierung voran.
- Sie halten dezentral die Umsetzung von Gefährdungsbeurteilungen sowie von Brandschutz- und Sicherheitsvorschriften terminlich nach und nehmen Kontakt zur Arbeitssicherheit der UDE auf.
- Sie sind bereit im Rahmen der kollegialen Vertretung weitere Aufgaben im Servicebereich des IAQ zu übernehmen.
Ihr Profil
- mindestens mit der Note „befriedigend“ abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement (w/m/d) oder Verwaltungsfachangestellte:r (w/m/d) bzw. vergleichbare Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich
- mehrjährige Berufserfahrung im Bereich der öffentlichen Verwaltung oder anderen Einrichtungen mit Forschungsaufgaben oder in der Sachbearbeitung mit einem hohen Anteil an budgetrelevanten Aufgaben
- Kenntnisse im Haushaltsrecht sowie in einem integrierten Finanz- und Buchungssystem (SAP)
- Erfahrungen im Umgang mit Standardsoftware (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, E-Mail, Internet)
- kooperative und serviceorientierte Arbeitsweise
- lösungsorientierter Arbeitsstil bei kooperativer Zusammenarbeit im Team
- Engagement und hohe Kommunikationsfähigkeit
- gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Unser Angebot
- einen sicheren Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst mit verlässlichen Rahmenbedingungen in einem abwechslungsreichen, vielseitigen Aufgabengebiet
- eine interessante Tätigkeit bei der Sie Kontakte mit nahezu allen Bereichen der UDE haben
- ein ansprechendes Arbeitsumfeld mit einem respektvollen, wertschätzenden Miteinander
- eine bevorzugte geographische Lage und Infrastruktur mit sehr guter ÖPNV-Anbindung und kostenfreien Parkplätzen
- ein vielseitiges Mensa- und Cafeteria-Angebot des Studierendenwerks an unseren Campusstandorten
- attraktive Rabatte über Corporate Benefits
- eine familienfreundliche Unternehmenskultur (z. B. Betreuungsangebote für Ihre Kinder, Beratung bei familiären Pflegeaufgaben, etc.)
- ein vielfältiges Fort- und Weiterbildungsangebot
- flexible/gleitende Arbeitszeit und die Möglichkeit von Homeoffice
- 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche sowie zusätzliche freie Tage an Heiligabend und Silvester
- faire Bezahlung nach Tarif (TV-L), inkl. Jahressonderzahlung und betrieblicher Zusatzversorgung
- umfangreiche Sport- und Gesundheitsangebote (u. a. Hochschulsport)
Besetzungszeitpunkt: nächstmöglich
Vertragsdauer: unbefristet
Arbeitszeit: 39 Stunden 50 Minuten (100 %)
Bewerbungsfrist: 2026-09-13
Kennziffer: 404-26
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf und Anlagen) unter: https://udue.de/40426
Bitte reichen Sie Ihre Bewerbung ausschließlich über unser Online-Bewerbungsformular ein. Nur so können wir eine zuverlässige und zügige Bearbeitung Ihrer Bewerbung sicherstellen. Bewerbungen per E-Mail können leider nicht berücksichtigt werden.
Weitere Informationen zur Stelle erhalten Sie bei Univ.-Prof. Dr. Ute Klammer (Telefon 0203 379 1827,
E-Mail: ute.klammer@uni-due.de) und zum Bewerbungsverfahren in der Personalbetreuung bei Sandra Plümacher (Telefon 0203 379 1362, E-Mail: sandra.pluemacher@uni-due.de).
Informationen über die Fakultät und die ausschreibende Stelle finden Sie unter:
Die Universität Duisburg-Essen verfolgt das Ziel, die Vielfalt ihrer Mitglieder zu fördern
(siehe www.uni-due.de/diversity).
Frauen werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.
Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter und ihnen gleichgestellter Menschen i. S. des § 2 Abs. 3 SGB IX sind ausdrücklich erwünscht.
