Mitarbeiter/in in der Büro- und Projektsachbearbeitung (w/m/d)
Wir suchen für die Dienstleistungseinheit Projektträger Karlsruhe (PTKA), ab sofort, befristet auf 3 Jahre, eine/n
Mitarbeiter/in in der Büro- und Projektsachbearbeitung (w/m/d)
Sie unterstützen die Abteilungsleitung in der Projektträgerschaft "Zukunft der Wertschöpfung" an zentralen Stellen des Verwaltungsverfahrens. Insbesondere gehören die folgenden unterstützenden Aufgaben zu Ihrem Tätigkeitsspektrum:
- Erstberatung von Interessenten und Antragstellern über Förderprogramme
- Administration des Eingangs von Skizzen und Neuanträgen
- Finale Gegenkontrolle der sachlichen Richtigkeit der Entwürfe
- Erfassen von Auflagen oder Sperren im Projektinformationssystem des Bundes "profi" und Archivierung des Zuwendungsbescheids
- Qualitäts- und Schlusskontrolle der zur Versendung bereiten Bescheide; ggf. Einleitung von Korrekturmaßnahmen
- Überwachung des Berichts- und Nachweiseingangs
- Durchführung verschiedener Aufgaben des Office Managements, wie z.B. Bearbeitung des Postein- und -ausgangs und Telefonberatung
- Erste Anlaufstelle für Besucher, Beschaffungswesen, Abwesenheiten etc.
- Mitwirkung bei Aufgaben im Rahmen der nach ISO 9001 zertifizierten Kernprozesse der Projektförderungen des PTKA
Sie verfügen über
- eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung in der öffentlichen Förderung und dem damit verbundenen Verwaltungswesen.
- Wir erwarten von Ihnen ein hohes Prozess- und Dienstleistungsverständnis sowie eine eigenständige Arbeitsweise.
- Sie bringen vertiefte Kenntnisse im Umgang mit Formatvorlagen und Dokumentstrukturen in Office-Anwendungen, insbesondere für die Erstellung und Anpassung von Dokumentvorlagen, mit.
- Sie haben Erfahrungen im Projektmanagement und zeichnen sich durch eine freundliches, integres sowie loyales Verhalten aus.
- Sie verfügen über sehr gute Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
Werden auch Sie
Teil bei der einzigen deutschen Exzellenzuniversität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervorragenden Arbeitsbedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer zielgerichteten Einarbeitung sowie breitgefächerten Weiterqualifizierungsangeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit, Homeoffice). Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat.
Bei entsprechender Eignung werden schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.
Bewerben Sie sich bitte online bis zum 10.05.2026 unter Angabe der Ausschreibungs-Nr. 147/2026 bei Herrn Dolzinski, Karlsruher Institut für Technologie, Personalservice, Hermann-von-Helmholtz-Platz 1, 76344 Eggenstein-Leopoldshafen. Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Herrn Jörg Barrakling, Telefon +49 721 608-25278, E-Mail: joerg.barrakling@kit.edu
Arbeiten beim Projektträger Karlsruhe – Werden Sie #innovationhero @PTKA.
Weitere Informationen finden Sie im Internet: www.kit.edu.
KIT - Die Universität in der Helmholtz-Gemeinschaft.