Assistenz (m/w/d) für das Vorzimmer der Amtsleiterin unseres Haupt- und Personalamtes
Die Große Kreisstadt Ehingen (Donau) mit rund 28.000 Einwohnern verbindet Tradition und Moderne. Als dynamischer Wirtschaftsstandort und attraktiver Wohnort bietet sie starke Unternehmen, moderne Schulen, vielfältige Kultur- und Freizeitmöglichkeiten sowie eine intakte Umwelt mit hohem Wohlfühlfaktor.
Wir suchen für das Vorzimmer der Amtsleiterin unseres Haupt- und Personalamtes eine
Assistenz (m/w/d)
unbefristet in Vollzeit.
Sie wünschen sich:
- eine vielseitige und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem engagierten, aufgeschlossenen und leistungsstarken Team,
- einen krisensicheren Arbeitsplatz,
- eine Anstellung in einem Beschäftigungsverhältnis nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) bis Entgeltgruppe 7 TVöD,
- eine betriebliche Altersvorsorge,
- eine gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf, u.a. durch sehr flexible Arbeitszeiten,
- eine Jahressonderzahlung und eine Leistungsprämie,
- qualifizierte Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten,
- einen Zuschuss zum ÖPNV (Jobticket) und Fahrradleasing sowie
- vielfältige Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements.
Das Aufgabengebiet umfasst schwerpunktmäßig:
- allgemeine Sekretariats- und Assistenzaufgaben, insbesondere die Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, E-Mail-Korrespondenz, die Kalenderpflege sowie die Organisation und Koordination von Terminen,
- die Betreuung und Pflege des elektronischen Zeiterfassungssystems ZeusX, insbesondere die Verwaltung von Arbeitszeit-, Urlaubs- und Fehlzeitkonten innerhalb der Stadtverwaltung,
- die Erstellung, Bearbeitung und Ablage von Dokumenten sowie die Pflege des Dokumentenmanagementsystems,
- die Unterstützung und eigenständige Mitarbeit bei Projekten in Zusammenarbeit mit der Amtsleitung,
- zentrale Anlaufstelle für interne und externe Anfragen mit entsprechender Koordination und Weiterleitung sowie
- die Mitwirkung beim Onboarding-Prozess neuer Mitarbeitender.
Eine Änderung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten.
Wir wünschen uns:
- eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d) / Bürokaufmann (m/w/d) / Kaufmann für Bürokommunikation (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation,
- einschlägige Berufserfahrung im Verwaltungsbereich, idealerweise in einer vergleichbaren Tätigkeit als Assistenz oder im Sekretariatsbereich,
- sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen sowie fundierte Rechtschreibkenntnisse,
- gute Kenntnisse in den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen (insbesondere Word, Outlook, Excel und PowerPoint) sowie idealerweise Erfahrung mit digitalen Dokumentenmanagementsystemen,
- ein hohes Maß an Leistungsbereitschaft, Eigeninitiative und Zuverlässigkeit,
- eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, sehr gutes Zeit- und Organisationsmanagement,
- Team- und Kommunikationsfähigkeit sowie ein sicheres, freundliches und serviceorientiertes Auftreten sowie
- hohe Flexibilität und Belastbarkeit.
Wir hoffen Ihre Aufmerksamkeit geweckt zu haben und freuen uns auf Ihre Bewerbung online über unser Karriereportal www.ehingen.de/karriere bis spätestens 26.04.2026.
Weitere Auskünfte erteilen Ihnen gerne Frau Gihr-Kneißle (Leiterin des Haupt- und Personalamts, Tel.: 07391/503-110) oder Frau Fischer (Leiterin des Sachgebiets Personal, Tel.: 07391/503-111).