Eingangszone Dienstleistungszentrum/Vorzimmerdienst (30 Wochenstunden)

Öffentliche Stellenausschreibung

In der Abteilung 3 Soziales, Jugend und Gesundheit des Saale-Holzland-Kreises ist zum 1. Januar 2027 die Stelle als

Eingangszone Dienstleistungszentrum/Vorzimmerdienst (30 Wochenstunden)

unbefristet zu besetzen. Die Ausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.

Das Aufgabengebiet umfasst:

• Betreuung der Eingangszone des Dienstleistungszentrums, insbesondere
  • persönlicher Ansprechpartner für die Bürgerinnen und Bürger
  • Planung und Überwachung von Terminen
  • Entgegennahme von telefonischen und schriftlichen Anfragen und Weitergabe an die entsprechenden Sachbearbeiter
  • Terminvereinbarungen sowie Hilfestellung bei Online-Terminvereinbarung/Antragstellung
  • Lotsenfunktion für die Ämter
  • Bearbeitung und Digitaliesierung des Posteingangs
  • Ausgabe von Unterlagen (z. B. Führerscheine, Schwerbehindertenausweise)
• Wahrnehmung des Vorzimmerdienstes der Abteilung 3, insbesondere
  • Sortieren und Stempeln des internen und externen Posteingangs
  • Verteilung der Posteingänge, einschließlich E-Mail und Fax, an die entsprechenden Organisationseinheiten
  • Vergabe von Aktenzeichen bei Eingang von Schriftstücken
  • Planung und Überwachung von Terminen bzw. Terminvorgaben, z. B. für Rücksprachen,Abgabe von Unterlagen, Wiedervorlagen, Dienstreisen, Urlaubslisten
  • Empfang und Betreuung von Gästen
  • Vorbereitung von Besprechungen, Sitzungen und Konferenzen
  • Protokollierung von Besprechungen, Sitzungen und Konferenzen
  • organisatorische Nachbereitung von Besprechungsterminen
  • Erstellen von Texten, Grafiken, Statistiken und Tabellen nach Vorgabe des Amtsleiters
  • Entgegennahme von telefonischen bzw. schriftlichen Anfragen auf Auskunft sowie Weiterleitung an die entsprechende Stelle
  • Erteilung von Auskünften nach Entgegennahme von telefonischen und schriftlichen Anfragen
  • Verwaltung des Schriftgutes in der Gruppenablage
  • selbstständige Erledigung einfacher Korrespondenz
  • Unterstützung der Leitung durch Zuarbeiten aus dem allgemeinen Dienstablauf, z. B. Anwesenheitsliste, Dienstreiseaufträge
  • Unterstützung der Mitarbeiter bei der Aufbereitung von Unterlagen zur Sachbearbeitung, z. B. Kopien anfertigen, Akten anlegen
  • Führen des Verbandbuches der Organisationseinheit
  • Schriftführung bei Ausschüsse des Kreistages des Saale-Holzland-Kreises
• Verwaltung Büromaterial

Zu Ihrem Profil gehören:

• abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r bzw. abgeschlossener Fortbildungslehrgang I (FL I) oder als Rechtsanwaltsfachangestellte/-r oder als Kauffrau/-mann für Büromanagement oder als Notarfachangstellte/-r oder als Steuerfachangestellte/-r oder als Sozialversicherungsfachangestellte/-r oder als Industriekauffrau/-mann
• Mobilität (Führerschein Klasse B)

Des Weiteren werden erwartet:

• Sozialkompetenz, insbesondere eigenverantwortliches, selbstständiges und engagiertes Arbeiten sowie Teamfähigkeit und Zuverlässigkeit
• gute Umgangsformen sowie höfliches und korrektes Auftreten

Unser Angebot an Sie:

• ­einen sicheren Arbeitsplatz im unbefristeten Arbeitsverhältnis
• eine Vergütung nach Entgeltgruppe E 5 (Gehaltsspanne: 2.124,08 € - 2.653,11 €) gemäß § 12 i. V. m. Anlage 1 - Entgeltordnung VKA des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst mit dynamischer Gehaltsentwicklung sowie einer tariflichen Jahressonderzahlung
• Wahloption eines Sachbezugs in Form der City-Card
• betriebliche Altersvorsorge sowie vermögenswirksame Leistungen
• flexible Arbeitszeitgestaltung sowie individuelle Teilzeitmodelle zur Vereinbarung von Familie und Beruf
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr sowie die Möglichkeit zur Nutzung von fünf Tagen Bildungsurlaub im Kalenderjahr nach dem ThürBfG
• Aus- und Weiterbildungsangebote mit qualifizierten Aufstiegsmöglichkeiten
• betriebliches Gesundheitsmanagement
• betriebliches Eingliederungsmanagement
• das Angebot arbeitsmedizinischer Vorsorgemaßnahmen

Schwerbehinderte Bewerber/-innen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt. Der Saale-Holzland-Kreis gewährleistet die berufliche Gleichstellung der Geschlechter nach dem Thüringer Gleichstellungsgesetz. Daher werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bei Vorliegen einer Unterrepräsentanz Bewerber des entsprechenden Geschlechts bevorzugt.

Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, bewerben Sie sich bis zum 6. November 2026 unter Einreichung Ihrer vollständigen Bewerbungsunterlagen. Drücken Sie dazu den Button "Online-Bewerbung" oder senden Sie Ihre Bewerbung schriftlich an

Saale-Holzland-Kreis
Landratsamt
Personal und Organisation
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07602 Eisenberg

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